25.Защита информации в ms Excel.

Excel предоставляет пользователю несколько "уровней" защиты - от простой защиты отдельных ячеек до шифрования всего файла симметричным алгоритмом семейства RC4. Разберем их последовательно...

Уровень 0. Защита от ввода некорректных данных в ячейку

Самый простой способ. Позволяет проверять что именно пользователь вводит в определенные ячейки и не разрешает вводить недопустимые данные (например, отрицательную цену или дробное количество или дату октябрьской революции вместо даты заключения договора и т.п.) Чтобы задать такую проверку ввода, необходимо выделить ячейки и выбрать в меню Данные - Проверка (Data - Validation). На вкладке Параметры из выпадающего списка можно выбрать тип разрешенных к вводу данных.

Уровень 1. Защита ячеек листа от изменений

Мы можем полностью или выборочно запретить пользователю менять содержимое ячеек любого заданного листа. Для установки подобной защиты следуйте простому алгоритму:

Выделите ячейки, которые не надо защищать (если таковые есть) и в меню Формат - Ячейки - вкладка Защита снимите флажок Защищаемая ячейка. Все ячейки, для которых этот флажок останется установленным, будут защищены при включении защиты листа.

Для включения защиты текущего листа выберите в меню Сервис - Защита - Защитить лист. В открывшемся диалоговом окне можно задать пароль (он будет нужен, чтобы кто попало не мог снять защиту) и при помощи списка флажков разрешить исключения:

Т.е., если мы хотим оставить пользователю возможность, например, форматировать защищенные и незащищенные ячейки, необходимо установить первых три флажка. Также можно разрешить пользователям использовать сортировку, автофильтр и другие удобные средства работы с таблицами.

Уровень 2. Выборочная защита диапазонов для разных пользователей

Если предполагается, что с файлом будут работать несколько пользователей, причем каждый из них должен иметь доступ в свою область листа, то можно установить защиту листа с разными паролями на разные диапазоны ячеек.

Чтобы сделать это выберите в меню Сервис - Защита - Разрешить изменение диапазонов .

В появившемся окне необходимо нажать кнопку Создать и ввести имя диапазона, адреса ячеек, входящих в этот диапазон и пароль для доступа к этому диапазону.

Повторите эти действия для каждого из диапазонов разных пользователей, пока все они не окажутся в списке. Теперь можно нажать кнопку Защитить лист (см. предыдущий пункт) и включить защиту всего листа.

Теперь при попытке доступа к любому из защищенных диапазонов из списка, Excel будет требовать пароль именно для этого диапазона, т.е. каждый пользователь будет работать "в своем огороде".

Уровень 3. Защита листов книги

Если необходимо защититься от:

удаления, переименования, перемещения листов в книге

изменения закрепленных областей ("шапки" и т.п.)

нежелательных изменений структуры (сворачивание строк/столбцов при помощи кнопок "плюс/минус")

возможности сворачивать/перемещать/изменять размеры окна книги внутри окна Excel то неободима защита листов книги через меню Сервис - Защита - Защитить книгу .

Уровень 4. Шифрование файла

При необходимости, Excel предоставляет возможность зашифровать весь файл книги, используя богатый набор различных алгоритмов шифрования. Такую защиту можно включить в меню Сервис - Параметры - вкладка Безопасность.

Мы можем ввести два различных пароля - на открытие файла (только чтение) и на изменение. Тип (алгоритм) шифрования выбирается после нажатия на кнопку Дополнительно (Advanced).

Защита данных в ячейках

Для защиты отдельных ячеек надо воспользоваться командой "Сервис"-"Защита"-"Защитить лист". Прежде чем защищать лист, выделите ячейки, которые надо оставить незаблокированными, а затем в меню "Формат" выберите команду "Ячейки". В открывшемся окне диалога "Формат ячеек" на вкладке "Защита" снимите флажок "Защищаемая ячейка".

Скрытие ячеек и листов

Чтобы включить режим скрытия формул, надо:

выделить нужные ячейки;

выбрать "Формат"-"Ячейки" (Ctrl+1);

на вкладке "Защита" установить флажок "Скрыть формулы";

выбрать "Сервис"-"Защита"-"Защитить лист";

в окне диалога "Защитить лист" установить флажок "Содержимого".

После этого при активизации ячеек, содержащих скрытые формулы, эти самые формулы не выводятся в строке формул, хотя результаты вычислений видны.

26. Создание диаграмм в MS Excel.

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных. Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.

Создание диаграммы

Для создания диаграммы, необходимо сначала ввести данные для диаграммы на лист Excel. Выберите данные и затем с помощью мастера диаграмм поэтапный процесс выбора типа диаграммы и различных параметров диаграммы для диаграммы. Чтобы сделать это, выполните следующие действия.

• Запустите Excel и откройте книгу.

• Выделите ячейки, содержащие данные, которые нужно отобразить на диаграмме.

• На Вставка меню, нажмите кнопку Диаграммы для запуска мастера диаграмм.

• В Мастер диаграмм - шаг 1 из 4: тип диаграммы диалоговое окно укажите тип диаграммы, который требуется использовать для диаграммы. Для этого выполните одно из следующих действий.

1. Нажмите кнопку Стандартные типы Вкладка. Чтобы просмотреть образец как будут выглядеть данные при выборе одного из стандартных типах диаграмм, предоставляемых Microsoft Excel, выберите тип диаграммы, выберите подтип диаграммы, который требуется просмотреть и нажмите кнопку Нажмите клавишу и просмотр результата.

Выберите тип диаграммы, выберите тип диаграммы, выберите подтип диаграммы, и нажмите кнопку Далее.

2 Нажмите кнопку Пользовательские типы Вкладка. Выберите встроенный нестандартный тип диаграммы или создать собственный тип диаграммы, нажмите кнопку Определяемые пользователем -или- Встроенные. Выберите тип диаграммы, и нажмите кнопку Далее.

• В Мастер диаграмм - шаг 2 из 4 - источник данных диаграммы диалоговое окно, можно указать диапазон данных и способ отображения рядов на диаграмме.

Если диаграмма отображается должным образом, нажмите кнопку Далее.

Если требуется изменить диапазон данных или рядов диаграммы, выполните одно из следующих действий и нажмите кнопку Далее.

На Диапазон данных Щелкните Диапазон данных поле, а затем выделите ячейки на листе.

Укажите ряд, отображаются в столбцах или строках.

На Серии Вкладка, добавить и удалить ряд или измените диапазоны листа, имена и значения для каждого ряда на диаграмме.

• В Мастер диаграмм - шаг 3 из 4: параметры диаграммы диалоговое окно, можно изменить внешний вид диаграммы больше при выборе параметров диаграммы на шести вкладках. Как изменить эти параметры, просмотрите образец диаграммы убедитесь в том, что диаграмма выглядит должным образом.

После завершения выбора необходимые параметры диаграммы, нажмите кнопку Далее.

• На Заголовки вкладки, можно добавить или изменить названия диаграммы и осей.

• На Оси вкладки, можно задать параметры отображения для основных осей диаграммы.

• На Линии сетки вкладки, можно отобразить или скрыть линии сетки.

• На Условные обозначения вкладки, можно добавить легенду диаграммы.

• На Метки данных вкладки, можно добавить подписи данных к диаграмме.

• На Таблицы данных вкладки, можно отображать или скрывать таблицы данных.

• В Мастер диаграмм - шаг 4 из 4: размещение диаграммы диалоговое окно выберите папку для размещения на диаграмме, выполнив одно из следующих действий:

• Нажмите кнопку На новом листе Чтобы отобразить диаграмму на новом листе.

• Нажмите кнопку Как объект в для отображения на диаграмме как объект в лист.

• Нажмите кнопку Окончание.

Перейти к началу страницы

Изменение внешнего вида диаграммы

После создания диаграммы можно изменить параметры диаграммы таким образом, чтобы он выглядел должным образом. Чтобы сделать это, щелкните правой кнопкой мыши диаграмму и выберите одно из следующих действий:

Тип диаграммы: это, можно изменить тип диаграммы.

Источник данных: это, можно изменить диапазон или диапазоны листа для каждого ряда на диаграмме.

Параметры диаграммы: это, можно задать параметры диаграммы.

Расположение: это, можно изменить расположение, в котором отображается диаграмма.

Кроме того Microsoft Excel предлагает множество параметров форматирования, которые можно использовать для настройки нескольких диаграммы. Можно дважды щелкнуть различных элементов диаграммы для изменения этого конкретного элемента. Затем появится диалоговое окно, можно выбрать параметры, относящиеся к элементу диаграммы для изменения его внешнего вида. Например можно применить цвета, границ и заливки для различных элементов диаграммы, добавлять рисунки для элементов диаграммы, изменить форматирование оси и номер и изменять шрифт, размер и выравнивание текста в диаграмме.

27. . MS PowerPoint. Возможности программы презентации. Основные понятия.

PowerPoint

PowerPoint XP — приложение для подготовки презентаций, слайды которых выносятся на суд общественности в виде распечатанных графических материалов или посредством демонстрации электронного слайд-фильма. Создав или импортировав содержание доклада, вы сможете быстро украсить его рисунками, дополнить диаграммами и анимационными эффектами. Элементы навигации дают возможность генерировать интерактивные презентации, управляемые самим зрителем.

Файлы программы PowerPoint называются презентациями а их элементы – слайдами.

Слайды могут содержать различную информацию.

Чтобы создать новый слайд, нужно выполнить команду Вставка – Создать слайд или щелкнуть по кнопке Создать слайд

Шаблон оформления – это шаблон, формат которого можно использовать для подготовки других презентаций.

Выполнить команду Формат – Разметка слайда.

Справа появятся макеты с различным содержимым.

27. ) Окно приложения MS PowerPoint. Режимы отображения слайдов.

После запуска PowerPoint на экране открывается окно программы. Структура и внешний вид программы в значительной мере определяется пользователем. Во время первого обращения к PowerPoint это окно будет похоже на представленное на рисунке (Рис. 6.4.0.). На рисунке показаны все основные компоненты рабочего окна PowerPoint. Строка заголовка окна PowerPoint

Верхняя строка экрана называется строкой заголовка (Рис. 6.4.1.). В ней стоит имя активного приложения, т.е. Microsoft® PowerPoint и название редактируемого документа. Кроме того, в строке заголовка есть еще четыре кнопки: одна у левого края и три у правого. Строка меню

Под строкой заголовка имеется строка меню (Рис. 6.4.0.). Строка меню содержит названия отдельных меню программы. Она активизируется нажатием клавиши [Alt] или нажатием левой клавиши мыши на необходимом пункте меню. При наведении курсора мыши на пункт меню, он выделяется, становится как бы выпуклым, по отношению к остальным пунктам. В строке меню перечислены группы команд:

“Файл” – Служит для открытия, закрытия, сохранения и других операций с файлами, а также печати, предварительного просмотра и редактирования размеров и параметров страницы.

“Правка” – Предназначено для работы с элементами презентаций и использования основных инструментов PowerPoint.

Вид” – С помощью этого пункта меню можно осуществить установки просмотра документа и управление расположением панелей инструментов в презентации.

“Вставка” – Служит для вставки символов и дополнительных элементов форматирования презентаций.

“Формат” – Служит для форматирования текста и абзацев.

“Сервис” – Предназначено для проверки орфографии, установки переносов.

“Показ слайдов” – Позволяет производить настройку показа и проводить показы слайдов.

“Окно” – Служит для работы с окнами документа и разбиение окна на панели.

“Справка” – Вызов справки по генератору презентаций PowerPoint.

Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.

Строка состояния

Находится у нижней кромки окна PowerPoint 97 и содержит различную информацию о текущем состоянии документа.

Панели инструментов

Под строкой меню располагаются панели инструментов, которые в значительной степени облегчают и ускоряют работу. На панелях инструментов расположены кнопки со значками. Это – кнопки команд, которые можно найти и в меню. Для добавления какой-либо панели инструментов на экран необходимо навести курсор на уже существующую панель инструментов и щелкнуть правой кнопкой мыши. На вашем экране появится меню, в которой необходимо выбрать ту панель инструментов, которую вы хотите добавить или убрать с экрана. Если в вашем окне нет ни одной панели инструментов, то нужно выбрать пункт меню Вид – Панели инструментов – Настройка. На экране появится диалоговое окно “Настройка” (Рис. 6.4.2.) в котором необходимо указать какие панели инструментов вы хотите вывести на экран. Также можно выполнить команду Вид – Панели инструментов, и в раскрывшемся списке выбрать одну из панелей инструментов, которую вы хотите убрать с экрана или вывести на экран.

27. Создание новой презентации в MS PowerPoint (мастер автосодержания, шаблон оформления).

Мастер автосодержания

Мастер автосодержания помогает выбрать один из нескольких шаблонов содержания и способы его оформления. Шаблон представляет собой презентацию с заранее установленными цветами слайда и текстовыми стилями. На каждом шаге мастер автосодержания запрашивает определенную информацию о создаваемой презентации. По завершении работы мастера создается презентация в режиме структуры с титульным слайдом и несколькими слайдами с заголовками, в которые затем можно добавить собственный текст и рисунки.

При выборе переключателя шаблон оформления открывается диалоговое окно Создать презентацию с шаблонами. В диалоговом окне имеются вкладки Презентации и Шаблоны оформления для создания презентаций по шаблонам. Шаблоны, расположенные на вкладке Презентации, охватывают широкий спектр тем и имеют некоторые элементы художественного оформления. Они совпадают с шаблонами, которые использует мастер автосодержания. Шаблоны, расположенные на вкладке Дизайны презентации, позволяют выбрать определенный стиль оформления презентации. После двойного щелчка по шаблону, появляется диалоговое окно, содержащее 24 макета разметки слайдов.

После выбора переключателя пустая презентация также открывается диалоговое окно с 24 макетами разметки слайдов. В новой презентации используются цветовая схема, стиль заголовка и стили текста презентации, принимаемые по умолчанию.

Переключатель открыть презентацию позволяет открыть существующую презентацию PowerPoint.

Примечание 1. Чтобы при запуске PowerPoint диалоговое окно (рисунок 1) не выводилось, нужно выполнить команду Сервис4Параметры, выбрать вкладку Вид, снять флажок диалог при запуске.

Примечание 2. Если PowerPoint уже запущен, то можно создать новую презентацию:

· используя мастер автосодержания командой Файл4Создать, выбрать вкладку Общие, затем Мастер автосодержания;

· по шаблону командой Файл4Создать, выбрать вкладку Презентации или Шаблоны оформления;

· без использования шаблона командой Файл4Создать, выбрать вкладку Общие, затем Новая презентация или использовать кнопку Создать на Стандартной панели инструментов.

Конечно, PowerPoint не знает, что именно вы хотите сказать, но разработчикам программы хорошо известно, каким образом умелые докладчики строят свои презентации. Мастер автосодержания предлагает достаточное количество хорошо отработанных макетов презентаций, среди которых можно найти варианты, раскрывающие следующие темы:

доклады по общим вопросам;

доклады по служебным вопросам;

описания проектов;

отчеты о продажах и маркетинге;

сообщения в стиле Карнеги.

Чтобы создать базовую структуру презентации, выполните следующие шаги.

Выберите команду Файл > Создать (File > New). В области задач приложения в окне Создание презентации щелкните на пункте из мастера автосодержания.

В первом, вступительном окне мастера автосодержания щелкните на кнопке Далее (Next).

В окне Вид презентации (Presentation Type) щелкните на кнопке нужной категории или на кнопке Все (All), чтобы увидеть все предлагаемые шаблоны

Подыщите в списке шаблонов презентацию подходящего типа. Для примера давайте выберем пункт План продаж (Marketing Plan).

Затем щелкните на кнопке Далее.

В следующем окне мастера выберите стиль презентации. Здесь предлагается пять вариантов:

Презентация на экране (On-screen presentation);

Презентация в Интернете (Web-presentation);

Черно-белые прозрачки (Black and white overheads);

Цветные прозрачки (Color overheads);

Слайды 35 мм (35mm slides).

Выберите положение переключателя Презентация на экране и щелкните на кнопке Далее.

В появившемся окне параметров презентации в поле Заголовок презентации (Presentation Title) введите заголовок.

В поле Нижний колонтитул (Footer) введите текст Предложения на следующий год, который будет появляться в нижнем колонтитуле каждого слайда.

Оставьте установленными флажки Дата последнего обновления (Data Last Update) и Номер слайда (Slide Number), которые инициируют добавление даты создания презентации и номера слайда на все слайды последовательности (рис. 13.21).

Щелкните на кнопке Далее.

В последнем окне мастера автосодержания щелкните на кнопке Готово (Finish). В результате появится новая презентация, структура которой показана на рис. 13.22. Обратите внимание, что слайды созданной презентации снабжены не только заголовками, но и предполагаемым текстовым содержанием.

Сохраните полученную презентацию в файле План продаж.ppt. Она пригодится в следующих упражнениях.

На основе базовой структуры, сформированной мастером автосодержания, легко построить свой собственный доклад. Для этого нужно лишь подправить заголовки и наполнить пункты презентации конкретными фактами. При желании можно сменить оформление и добавить необходимые диаграммы и рисунки. Как это делается, вы узнаете из следующих упражнений.

ШАБЛОНЫ ОФОРМЛЕНИЯ

Microsoft PowerPoint дает возможность создавать шаблоны оформления,

которые могут применяться в презентации, чтобы придать ей законченный, профессиональный вид.

Шаблон оформления – это шаблон, формат которого можно использовать для подготовки других презентаций.

27. Настройка анимации в презентациях MS PowerPoint.

Анимации в презентациях нужны для того , чтоб оживить презентацию.

Для этого необходимо ----

• выбрать нужный слайд, и перейдите на вкладку анимация;( здесь находятся все настройки для создания анимации на слайдах)

• далее выберете тот объект на слайде, которому вы хотите применить анимацию , выберете любой из предложенных эффектов анимации, для ТОго чтобы просмотреть эффект нажмите на кнопку просмотр расположенную в левой части ленты ( вам будет продемонстрирован текущий эффект анимации )

• Открыв список ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПАРАМЕТРЫ ( расположенный в правой части группы АНИМАЦИИ) вы сможете просмотреть весь список анимации. В данном списке переходы представлены по типу отображения и значению и разделяются на ВХОД, ВЫДЕЛЕНИЕ , ВЫХОД ( анимация типа: вход ----- предназначена для первых слайдов презентации ( и как будто открывает показ слайдов)

Выделение ----- вы сможете выделить необходимый слайд

Выход------ вы сможете завершить показ слайдов

• Для каждого вида анимации , имеются свои собственные параметры, изменив их вы сможете раскрыв список параметры эффектов и выбрав необходимые настройки ( предложенные варианты позволяют изменять свойство эффекта анимации такие как направление действи