Тема Деловые совещания. План лекций №6 (1 час)

1. Подготовка делового совещания.

2. Виды деловых совещаний.

3. Проведение делового совещания.

4. Контроль исполнения решений совещания

Цель – раскрыть понятие деловые совещания, а именно рассмотреть подготовку делового совещания, изучить виды деловых совещаний. Рассмотреть принципы и правила проведения делового совещания, а также контроль за исполнением решений совещания.

Ключевые слова - регламент, состав участников, организационные мероприятия, регистрация, встреча, пригласительные, продолжительность совещания, протокол, моделирование принятия решений.

1. Подготовка делового совещания

Совещание - это форма организации делового общения группы лю­дей с целью обмена информацией и принятия коллективного управ­ленческого решения.

Это особый раздел речевого (вербального) делового общения лю­дей в коллективе. Как форма управленческой коммуникации оно ис­пользуется для управления персоналом, чтобы изменить их деятель­ность в определенном направлении, с конкретной задачей и заданными результатами.

Социологические опросы предпринимателей и менеджеров, с уче­том уровня управления и масштаба организации, показывают, что в регламентированном (стратегическом) управлении на совещания отво­дится до 20% времени.

При использовании оперативного управления эти затраты возрастают в 2 раза.

Применяющиеся в деловой практике виды совещаний достаточно разнообразны. Среди наиболее распространенных можно выделить такие типовые виды, как инструктивные, оперативные и проблемные совещания (табл. 7.1).

Подготовка программы любого вида совещания диктуется его типом и, соответственно, комплексом вопросом, выносимых на него. Повестка дня - это первый документ, который составляется при подго­товке совещания. Ее разработка ведется исходя из темы и задачи дан­ного совещания. В повестке указывается основной докладчик и содок­ладчики, дата и место заседания. Второй момент - определение соста­ва участников и направление им приглашений в виде телефонограммы, письма, E-mail, факса и др. В подготовительный период разрабатыва­ется регламент совещания, в котором предусматриваются все проце­дурные элементы во временном измерении.

При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить во­просы, в которых заинтересованно большинство приглашенных (ме­неджеров, специалистов, служащих, рабочих). После рассмотрения вопроса приглашенных обычно отпускают, остальные вопросы ранжи­руются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются вопросы, выносимые на совещание, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос.

Пример повестки дня будет приведен ниже.

Состав участников и их формирование

Состав участников совещания или список - это второй документ, ко­торый требуется подготовить. Если это заседание постоянного коллеги­ального органа - совета, правления, дирекции, комиссии, то список по­стоянных участников стабилен и уже имеется, и к нему лишь должны быть добавлены приглашаемые лица на каждый вопрос повестки дня.

Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без ко­го нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касают­ся рассматриваемые вопросы, и ведущие специалисты, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем.

Четкой организации работы способствует составление списка по определенной форме, в которой заранее можно предусмотреть все све­дения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и про ведения совещания. Список участников стратегического или на­учно-технического совещания показан в табл.

Фамилия, имя, отчество, должность	Какую организацию представляет	Дата и способ направления приглашения	Подтверждение получения приглашения принять участия в работе	Предполагает ли выступить )	Нуждается ли в гостинице	Нуждается ли в билетах на обратный путь (самолет, поезд, дата, номер рейса)	Прибыл на совещание. Подтверждение участия
Осина Валентина Павловна -зам. Генерального директора по экономке	000 «Пром- стройкон- струкция»	25.11.05 телефонограмма	28.11.05 факс, приедет 30.11.05	О состоянии финансовой дисциплины в подразде лениях организации	Да, одномест- ный номер в гостинице «Воли",> 30.11.05 - 02.12.05	Поезд N.37 «Москва - н. Новгород» купейный вагон	30.11.05 Выступит с докладом на 10 минут

Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону). Распространенным способом приглашения на совещание являются телефоно­граммы, Е-таil-прuглашенuя. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.

Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре и согласовывается с руководителем. Передав телефонограмму, следует попросить записавшего повторно про читать текст, чтобы убедиться в правильности записи, особенно времени и места про ведения совещания. Фамилии и трудно воспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам. В организации может быть специальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Однако обычно они оформляются на чистом листе бумаги.

Особенностью этого вида документа является указание должностей, инициалов и фамилий сотрудников, передающего и принимающего сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы.

Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо-приглашение. В нем помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: место проживания, необходимость подтверждения участия, полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти.

Мнения специалистов о сроках приглашения участников по такой форме делового общения расходятся, т.к. зависят от расстояния и степени готовности участников. Считается, что приглашать следует, по крайней мере, за неделю до совещания в пределах округа, другие считают возможным ограничиться двумя днями, если участники живут на территории одного региона. Следует внимательно проанализировать остроту и сложность вопросов, выносимых на совещание, и решение по этой организационной стороне принимать в каждом отдельном случае. Для научно-технических конференций пригласительные билеты в Казахстане рассылаются 3 раза: за 6 месяцев, за 3 месяца и за 1 месяц до начала конференции. Это делается для планового приглашения участников, уточнения состава и тезисов докладов, а также подготовки материалов до начала конференции.

Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные средства связи - телефакс или электронная почта. Преимущества рассылки с помощью электронной почты состоят в том что имея текст приглашения и список на рассылку, оператор ПК при его помощи осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждый конкретный адрес обращение к адресату. Подготовительные этапы и исходные документы для проведения делового совещания (конференции, семинара) (схема СРС)