10.9 Операции над таблицами. Фильтрация данных. Установление связей между таблицами. Обеспечение целостности данных

Access позволяет производить редактирование полей и записей таблицы. Переименование, добавление, удаление полей возможны как в режиме Конструктора, так и режиме Таблицы. Ввод данных в таблицу и их редактирование ведется в режиме Таблицы. Существуют три операции с записями: добавление, удаление, изменение.

Данные, хранящиеся в таблицах базы данных, должны иметь простые и доступные средства поиска нужной информации. Для этого Access предлагает такие средства, как сортировка, фильтрация и поиск данных.

Для сортировки и фильтрации записей в таблице предназначена группа команд Сортировка и фильтр, которая находится на вкладке ГЛАВНАЯ (рис.10.5).

Рис. 10.5. Группа Сортировка и фильтр вкладка

ГЛАВНАЯ.

Сортировка используется для удобства нахождения данных. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочена по значению ключевого поля. Сортировку записей можно производить как по одному, так и по нескольким полям. Для этого используют пиктограммы, расположенные в левой части группы команд Сортировка и фильтр, которые обеспечивают задание стандартных типов сортировки – по возрастанию, по убыванию, очистить все сортировки.

Поиск и замена данных предусмотрена в режиме Таблицы. Она дает возможность поиска и замены данных по образцу либо в контекстном меню, либо во всей таблице. Для этого используется пиктограмма Найти группы Найти вкладки ГЛАВНАЯ (рис.10.6). Появиться диалоговое окно Поиск и Замена, которое имеет две соответствующие вкладки для поиска и замены данных. Затем нужно ввести в поля соответствующие значения и выполнить указанные действия.

Рис. 10.6. Группа Найти вкладки ГЛАВНАЯ.

Фильтрация – это способ быстрого отбора записей в режиме таблицы в соответствии с заданным критерием. Произвести отбор записей можно с помощью следующих команд:

• Простой фильтр – используют для отбора записей нескольких полей. Для выполнения данного фильтра используется пиктограмма Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки ГЛАВНАЯ при выполнении которой, на экране откроется меню для выбора условий фильтра для числовых и текстовых полей (рис. 10.7);

• Фильтр по выделению – самый простой вид фильтра, который позволяет найти все записи таблицы, содержащие определенной значение в выбранном поле. Для выполнения данного фильтра используется команда Выделение - группы Сортировка и фильтр вкладки ГЛАВНАЯ;

• Расширенный фильтр – используется для создания сложных фильтров, так как позволяет сформировать критерий отбора в окне команды Расширенный фильтр, связывая условия отбора операциями логических функций И и ИЛИ. Для выполнения данного фильтра используется команда Дополнительно - Расширенный фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки ГЛАВНАЯ (рис. 10.8).

Рис. 10.7. Использование простого фильтра.

Рис. 10.8. Команда Дополнительно - Расширенный фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки ГЛАВНАЯ.

Для того, чтобы удобно было работать со всеми данными, хранящимися в реляционных таблицах, между ними должны быть установлены связи. Существуют следующие правила для установления связей между таблицами:

• таблицы должны содержать поля с одинаковыми записями;

• типы данных, длины полей, а главное – значения обязательно должны совпадать.

Связи между таблицами устанавливаются на Схеме Данных. Вызвать которую можно при помощи пиктограммы Схема данных группы Показать и скрыть контекстной вкладки Режим таблицы (рис 10.9).

Рис. 10.9. Группа Показать и скрыть контекстной вкладки РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ.

Схема Данных строится в соответствии с информационно – логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически выбирает тип связи по выбранному полю таблиц.

Одна из связанных таблиц является главной (базовой), вторая – подчиненной. Access позволяет установить связи следующих типов:

• связь один – к – одному, при которой одной записи из главной таблицы соответствует одна запись из подчиненной таблицы.

• связь один – ко – многим, при которой одной записи из главной таблицы соответствует несколько записей из подчиненной таблицы.

Команды, позволяющие создать связи между таблицами и управлять этими связями, находятся в группе Связи вкладки КОНСТРУКТОР.

Пиктограмма Отобразить таблицу группы Связи, позволяет добавить таблицу в окно Схема данных в диалоговом окне Добавление таблицы, щелкнув по кнопке Добавить.

В окне Схема данных для установки связи между таблицами следует перетащить поле, по которому устанавливается связь, из базовой таблицы в поле подчиненной. В появившемся диалоговом окне Изменение связей можно задать параметры для устанавливаемой связи:

• обеспечение целостности связи;

• каскадное обновление полей;

• каскадное удаление связанных полей.

Целостность данных означает систему правил, которые используются для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивают защиту связанных данных от случайного удаления или изменения.

Управлять связями между таблицами позволяют команды, находящиеся в группе команд Сервис- Изменение связей, Очистить макет, Отчет по схеме данных.