29. Робота з документами, що містять комерційну таємницю.

30. Передача документів в архів.

Справи зберігаються за місцем формування до передачі їх в архів суб'єкта. Підготовка справ для здачі в архів суб'єкта для їх наступного зберігання та використання - завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві.

Справи для передачі в архів готуються відповідно до вимог, розроблених архівними органами. Підготовка справ та передача їх в архів включає: проведення експертизи наукової та практичної цінності документів, оформлення справ, складання описів на справи з постійними та довготривалими термінами зберігання. Ці роботи проводяться під контролем та з методичною допомогою співробітників архіву суб'єкта.

Експертиза цінності документів. В процесі діяльності суб'єктів складається значна кількість документів, цінність інформації яких різна. Переважна частина документів несе інформацію, що має разове значення, після використання якої документи втрачають своє значення. Інші документи містять інформацію, що може знадобитися протягом декількох років. І, нарешті, певна група документів містить інформацію, корисну в наукових та практичних цілях. Такі документи повинні зберігатися постійно. З економічної точки зору зберігати всі документи недоцільно, оскільки для них потрібні великі приміщення, обладнання, штати спеціальних працівників. Та й знайти потрібний цінний документ в такій кількості паперів буде дуже важко, тому систематично проводиться експертиза цінності документів - визначення політичного, народногосподарського, соціально-культурного та іншого значення документів з метою відбору їх на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання. Експертиза цінності документів проводиться в декілька етапів, починається в поточному діловодстві та закінчується в державному архіві.

Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли попередньо визначаються терміни зберігання документів, що складаються. Вдруге експертиза цінності вже самих документів проводиться при підготовці документів для здачі їх в архів суб'єкта. Втретє знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи в державний архів.

Експертиза цінності документів в суб'єктах проводиться під керівництвом експертної комісії (ЕК), яка діє постійно. У великих суб'єктах зі складною структурою діють центральні експертні комісії (ЦЕК), які об'єднують та координують роботу експертних комісій структурних підрозділів. Порядок організації праці ЦЕК (ЕК) та їх функції визначені в "Основних правилах роботи відомчих архівів". Експертна комісія формується наказом керівника із числа найбільш кваліфікованих працівників, які мають великий досвід роботи та добре знають дану галузь, а також завідуючого канцелярією, відомчим архівом та керівника бухгалтерії.

До складу ЦЕК входить представник суб'єкта державної архівної служби. Головою комісії призначається один з керуючих працівників суб'єкта. До основних завдань ЦЕК (ЕК) входить:

- розгляд проектів номенклатури справ суб'єктів та його структурних підрозділів;

- відбір документів на зберігання та знищення;

- розгляд описів справ постійного зберігання та описів справ тимчасового зберігання (більше 10 років), в тому числі і по особовому складу; .

- розгляд актів про визначення документів, призначених для знищення, та справ, термін зберігання яких закінчився;

- підготовка та внесення на розгляд експертно-перевірочних комісій пропозицій про встановлення та зміну термінів зберігання документів;

- участь в підготовці та розгляді проектів нормативно-методичних матеріалів з діловодства та архівної справи; типових та зразкових номенклатур справ; перелік документів із зазначенням термінів зберігання, інструкцій з діловодства та ін.;

- проведення інструктажу, консультацій, методичного керівництва та контролю за діяльністю ЕК структурних підрозділів і ЕК підвідомчих суб'єктів.

Експертиза цінності документів ґрунтується на відпрацьованих теорією та практикою архівної справи принципах історизму, комплексності та всебічності оцінки документів і критеріях створення, змісту та зовнішніх ознак документів.

В процесі проведення експертизи може бути використано декілька видів типових переліків:

1) типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших суб'єктів із зазначенням термінів зберігання;

2) документів, що підлягають зберіганню в державних архівах;

3) науково-технічної документації, що підлягає зберіганню в державних архівах.

В процесі експертизи цінності документів виділяються чотири групи справ:

- постійного зберігання, що підлягають в подальшому передачі в державний архів;

- тривалого зберігання в архіві суб'єкта (більше 10 років);

- тимчасового зберігання (до 10 років);

- що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням термінів зберігання.

Визначивши терміни зберігання документів, приступають до оформлення справ. Справи із постійними і довгостроковими термінами зберігання готують для здачі в архів суб'єкта.

На справи із закінченими термінами зберігання, які відібрані для знищення, складають акт. Форма акта про визначення документів ,для знищення, що не підлягають зберіганню, типізована і наведена в "Основних правилах роботи відомчих архівів". Акт розглядається і узгоджується на засіданні центральної експертної комісії суб'єкта, затверджується ЕПК відповідного суб'єкта архівної служби, потім керівником суб'єкта, після чого суб'єкт має право знищити справи, включені до акта.

При цьому розгляд і затвердження актів про визначення документів для знищення проводяться тільки одночасно із розглядом і затвердженням опису справ постійного зберігання за цей період.

Після проведення експертизи цінності документів та відбору справ з документами постійного та тривалого зберігання приступають до їх оформлення.

Оформлення справ залежить від цінності зібраних документів і, відповідно, термінів їх зберігання. Оформлення справ проводять співробітники, відповідальні за їх формування та зберігання. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають спрощеному оформленню. Перевіряється їх наявність відповідно до номенклатури справ, проводиться за номенклатурою їх систематизація, і вони передаються до архіву. Такі справи залишаються на швидкозшивачах і не нумеруються.

Справи постійного зберігання, тимчасового (більше 10 років) та по особовому складу підлягають повному оформленню, яке включає: переплетення або підшивання справи, нумерацію аркушів, оформлення всіх реквізитів обкладинки.

Для особливо цінних справ (особових, судових та слідчих, про присвоєння вчених ступенів та звань, справ на авторські посвідчення та ін.) при підготовці для здачі в архів складаються внутрішні описи, якщо такі не велись протягом року.

По кожній справі в опис вносяться: порядковий номер, індекс справи, заголовок справи (в тому числі і анотація), дата, кількість аркушів, примітки. В описі справ із термінами зберігання більше 10 років перед приміткою є графа "Термін зберігання справи". Всі ці дані переписуються з обкладинки справи. Справи вносяться в опис в тому порядку, в якому вони були систематизовані. Кожна справа в описі отримує номер, який відразу ж проставляється на обкладинку справи. Якщо справа складається з кількох томів, кожний том в описі отримує самостійний номер.

В суб'єктах, що не мають структурних підрозділів, складаються загальні описи. У великих суб'єктах описи складаються на справи кожного структурного підрозділу окремо. На основі описів структурних підрозділів відомчий архів складає розділи зведеного опису справ суб'єкта, і по ньому відомчий архів буде передавати справи до державного архіву відповідно до правил. Здавання справ із структурних підрозділів в архів суб'єкта відбувається щорічно за графіком, який складається архівом і затверджується керівником суб'єкта.

Справи з постійним терміном зберігання, терміном зберігання більше 10 років та по особовому складу приймаються в архів за описами. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаються у відомчий архів за номенклатурою справ.