2,7.4. Службові записки

Під загальним терміном службові записки найчастіше розуміють такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт.

Реквізити службових записок:

1. Адресат (Керівникові проекту «Україна дітям» Висоцько-му А. В.; Ректорові Національного економічного університету імені Вадима Гетьмана).

2. Адресант (кафедра історії та культури української мови; до­цента кафедри філософії Козачука С.В.)

3. Назва виду документа (Доповідна записка; Пояснювальна за­писка; Рапорт).

4. Заголовок (про відрядження, про запровадження державного іспиту з української мови (за професійним спрямуванням), про порушення трудової дисципліни).

5. Текст.

6. Дата.

7. Підпис.

Доповідна записка - це документ на ім'я керівника установи, у яко­му повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань.

За змістом доповідні записки поділяють на інформаційні, звітні, ініціативні, за походженням - внутрішні, зовнішні.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним, для зручності поділятися на частини. Текст доповідної записки має дві частини - описову (констатаційну), в якій висвітлюється ситуація, що склалася; у другій частині розкриті пропозиції або прохання, способи їх виконання.

Якщо доповідна записка надсилається з установи або структурного підрозділу, то підписується керівником, укладається на бланку і має, окрім зазначених реквізитів, вихідний реєстраційний номер.

Навчально-методичне управління Директорові Інституту

іноземної філології ДОПОВІДНА ЗАПИСКА проф. Гончарову В. I.

15.01.2010 № 38-12/35 Про планування годин

Доводимо до Вашого відома, що Наказом МОН України від 09.07.2009 року № 642 «Про організацію вивчення гуманітарних дис­циплін за вільним вибором студента» та наказом НПУ імені М.П. Драгоманова від 09.11.2009 «Про організацію вивчення дис­циплін циклу гуманітарної та соціально-економічної підготовки» запроваджено обов'язкове вивчення дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)» обсягом З ECTS кредити і підсум­ковий контроль у формі державного іспиту.

Просимо внести зміни до навчальних планів до 10 лютого 2010 року.

Начальник навчально- методичного управління Г. М. Бойко

Рапорт - 1) письмове офіційне повідомлення про що-небудь вищій інстанції, керівництву; 2) різновид доповідної записки, в якій стисло, але докладно викладено суть якої-небудь справи.

Взірець рапорту з резолюцією:

Бойку Г. М. Ректорові Національного

Підготувати проект наказу педагогічного університету до 15.07.2010 імені М.П. Драгоманова

підпис академікові АП Н України

02.07.2010 професору Андрущенкові В.П.

директора Інституту історичної освіти професора Сушка О. О.

Доводжу до Вашого відома, що для завершення організаційної роботи в приймальній комісії, формування особових карток і підготовки