Номер першого запису

Додавання запису

Вилучення запису

Повернення до запису

Вперед до запису

Пошук запису за критеріем

Вихід з форми.

Сортування записів у бд за критеріями

Записи в БД можна сортувати за значеннями комірок одного або декількох полів за зростанням або спаданням.

Порядок сортування:

1. Помістити курсор у будь-якій комірці БД і виконати команди меню Дані, Сортування. З'являється вікно Сортування діапазону.

2. Обрати необхідне поле для сортування.

3. Обрати перемикач - за зростанням або спаданням.

4. Клацнути кнопку ОК.

Примітка. Сортування по декількох полях виконується з використанням додаткових пунктів вікна Сортування діапазона.

6.2. Застосування команди Автофільтр Команда Автофільтр виконує відбір записів за критеріями одного поля.

Порядок фільтрації:

1. Помістити курсор миші в будь-яку комірку БД.

2. Виконати в меню команду Дані, обрати Фільтр і клацнути Автофільтр. Після цього в кожному стовпці БД з'являються кнопки для розкриття списків з ознаками відбору.

3. О

   

   Рис. 6.3.

   брати поле для критерію фільтрації (наприклад, поле Рік народження ) і клацнути кнопку розкриття. Розкривається список, у якому обрати критерій (наприклад, 1980 ). На екрані залишаться всі записи із критерієм 1980 .

4. Для повернення до вихідної таблиці (у режимі фільтрації) виконати команди: Дані, Фільтр, Відобразити все.

5. Вихід з режиму Автофільтр – виконати повторно команди Дані, Фільтр, Автофільтр .

Додаткові пункти списку, що розкривається, команди Автофільтр : Всі, Перші 10 ,…:( мал. 6.3)

1. Пункт Все – дозволяє скасувати фільтрацію по даному стовпцю .

2. Пункт Перші 10 – викликає діалогове вікно, за допомогою якого можна вивести задану кількість записів з найбільшим (або найменшим) значенням критерію по даному полю.

3. Пункт Умови – викликаємо діалогове вікно, в якому можемо встановити вибірку записів з використанням логічних функцій И , а також ИЛИ.

6.3. Застосування команди Розширений фільтр

Команда Розширений фільтр дозволяє виконати відбір записів за критеріями декількох стовпців. Запишемо загальні положення застосування команди Розширений фільтр:

1. Перед БД створити таблицю умов відбору, що складається зі скопійованого заголовка БД і необхідної кількості рядків, у яких записати умови відбору. В умови відбору може входити кілька умов, що накладаються на стовпці. Помістити курсор миші в будь-яку комірку БД.

2. Виконати команди Дані, Фільтр, Розширений фільтр. Використовувати діалогове вікно Розширений фільтр для вказування вихідного діапазону БД, діапазону умов і куди виводити результати відбору.

3. Вихід з режиму Розширений фільтр – команди Дані, Фільтр, Відобразити все.

Приклад. Нижче представлена підготовлена частина БД із діапазоном умов:

Рис. 6.4 - БД і умови відбору розширеного фільтра

Рис. 6.6 - Результати фільтрації по команді Розширений фільтр

Розділ 7. Основи технології microsoft access

7.1. Що таке бази даних

Основні ідеї сучасної інформаційної технології базуються на концепції баз даних (БД). Відповідно до цієї концепції, основою сучасної технології є дані, які повинні бути організовані в БД із метою адекватного відображення реального світу, що змінюється, і задоволення інформаційних потреб користувачів. Збільшення обсягу й структурної складності збережених даних, розширення кола користувачів інформаційних систем привело до створення зручних засобів інтеграції збережених даних і управління ними - систем управління базами даних (СУБД). Microsoft Access - один з найбільш сучасних програмних продуктів, застосовуваних для створення, зберігання й обробки баз даних в економіці, управлінні, довідковій службі й інших галузях.

У даній роботі показані етапи створення бази даних Access «Навчальний процес», розглянуті питання, пов'язані із проектуванням і обслуговуванням таких додатків.

У самому загальному змісті база даних - це набір записів і файлів, організованих спеціальним чином. Один з типів баз даних - це документи, набрані за допомогою текстових редакторів і згруповані за темами. Інший тип - файли електронних таблиць, поєднувані в групи за характером їхнього використання. Іноді розв'язуване завдання стає занадто великим, тобто необхідна інформація розкидана по сотнях текстових файлів і електронних таблиць. У цьому випадку виникають проблеми: 1) Як зберегти зв'язки між файлами при введенні нової інформації? 2) Як переконатися, що дані вводяться правильно? 3) Що робити, якщо одна і та ж інформація може знадобитися відразу декільком користувачам і ін. Для рішення подібних проблем необхідні системи управління базами даних.

Майже всі сучасні системи засновані на реляційній моделі управління БД. Назва “реляційна” пов'язана з тим, що кожний запис у такій базі даних містить інформацію, що відноситься тільки до одного конкретного об'єкта.