22 І 23.Форми документів як модель представлення вхідної та вихідної інформації.

Документована інформація—зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Документ—головний засіб закріплення різним способом на спеціальному госії інформації, одержаної в процесі розвтику науки і практичної діяльності людей.

В документах закріплюється і концентрується інформація про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Основна функція документа—забезпечення передачі інформації в просторі і часі між різними користувачами.

Форма вхідної інформації

Кількість вхідних документів залежить від інформаційних об’єктів, від кого поступає інформація. У вихідних даних може бути також вхідна та проміжна інформація

Є реквізит-основа та реквізит-ознаки. Реквізит-основа—обсяг і вартість, реквізит-ознака—об’єкт, назва, роботи.

Показник—це сполучення одного реквізиту-осонови і всіх , що відносяться до нього реквізитів-ознак.

В кожному документі повинен бути 6 обов’язкових зон і одна додаткова.

Проектування форм документів:

-змістовна частина

-формати документів

Реквізит - це одиничка змістовної інформації,це синонім атрибута.

Реквізит-основа

Реквізит-ознака

Показник - це сполучення одного реквізиту-основні всіх що відносяться до нього реквізиту - ознаки.

У кожному документі повинно бути 6 обовязкових зон і одна додаткова

Зона1 зона2 Зона3 Зона4 Зона5 Зона6

Зона1-визначає область проходження

Зона2-код документу

Зона3-назва документу

Зона4-зона загального реквізиту

Зона5-головний зміст документу(існують 3 канонічні форми представлення змісту документа: 1).табличкка(рядок) 2).анкета(назви, значення) 3).лінійна)

Зона6-підпис або печатка

Зона7-коментарі

23.Уніфікована система документації: сутність, призначення, вимоги, приклади

Унііковані системи документації створюються на державному, республіканському, галузевому й регіональному рівнях. Головна мета - забезпечення порівнянності показників різних сфер суспільного виробництва. Розроблено стандарти, де встановлюються вимоги:

· до уніфікованих систем документації;

· до уніфікованих форм документів різних рівнів керування;

· до складу та структури реквізитів і показників;

· до порядку впровадження, ведення й реєстрації уніфікованих форм документів.

Однак, незважаючи на існування уніфікованої системи документації, при обстеженні більшості організацій постійно виявляється цілий комплекс типових недоліків:

· надзвичайно великий обсяг документів для ручної обробки;

· ті самі показники часто дублюються в різних документах;

· робота з великою кількістю документів відволікає фахівців від рішення безпосередніх завдань;

· є показники, які створюються, але не використовуються, і ін.

Тому усунення зазначених недоліків є одним з завдань, яки представлені при створенні інформаційного забезпечення.

Уніфікація поставила такі вимоги до документів:

стандартна форма побудови;

пристосування до автоматизованого оброблення;

мінімізація показників;

крім дублювання;

охоплення всіх складових для цілей управління показників.

Вимоги до уніфікованої документації вимагають мати стандартну форму побудови документів, що передбачає виокремлення в документі трьох частин: заголовкової, змістової, оформ­лювальної.

На попередній стадії проектування автоматизованого оброблення вивчаються всі види і форми первинних документів, що використовуються для розв’язування задач обліку. При цьому виявляються уніфіковані документи, а також з’ясовується можливість заміни чинних документів уніфікованими. Коли такої можливості немає, здійснюється розроблення нових первинних документів, тобто заміна чинних документів новими, пристосованими до автоматизованого оброблення. Цю роботу виконують спеціалісти з автоматизації спільно з користувачами.