5.4. Зв’язок виду м:1

Зв’язок М:1 має місце у випадку, коли одній чи декільком записам основної таблиці ставиться у відповідності один запис додаткової таблиці.

Приклад:

Розглянемо зв’язок таблиць ОЗ та ДЗ. У основній таблиці ОЗ міститься інформація о назвах деталей (Поле11), видах матеріалів, із котрого деталі можна виготовити (Поле12), і марках матеріалу (Поле13). У додатковій таблиці ДЗ містяться відомості о назвах деталей (Поле21), планованих строках виготовлення (Поле22) і вартості замовлень (Поле23).

Таблиця ОЗ

+

Поле11	Поле12	Поле13
деталь1	чавун	марка1
деталь1	чавун	марка2
деталь2	сталь	марка1
деталь2	сталь	марка2
деталь2	сталь	марка3
деталь3	алюміній	-
деталь4	чавун	марка2

Таблиця ДЗ

* +

Поле21	Поле22	Поле23
деталь1	4.03.98	90
деталь2	3.01.98	35
деталь3	17.02.98	90
деталь4	6.05.98	240

Зв'язування цих таблиць забезпечує таке встановлення відповідності між записами: (деталь1, чугун, марка1,4.03.98), (деталь1, чугун, марка2,4.03.98). Таблиця О3 не має ключів, в ній можливе повторення записів. Якщо таблицю Д3 зробити основною, а О3 – додатковою, то отримаємо зв’язок виду 1:М.

3. Використання форм

Здебільшого дані відображаються у вікні Access у вигляді таблиці. Це зручно для одночасного перегляду великої кількості записів. Але часто користувачу більш зручніше працювати з одним записом. Це здійснюється за допомогою форми.

Форма – це об’єкт, призначений для введення нових даних, перегляду існуючих, здійснення обчислень над даними та управління роботою бази.

Можна створити форми з різноманітними цілями.

1. Введення та редагування.

Найпростіший засіб використання форм – це введення та редагування даних. При введені даних значно спрощується внесення змін, вилучення та додавання даних їх бази. У формі можна зробити доступними тільки для читання всі дані або їх частину, обчислювати значення, що виводяться, приховувати значення та інше.

2. Виведення повідомлень.

Форми можуть надавати відповідну інформацію про роботу додатка або про виконувану дії.

3. Друк інформації.

У формі можна визначати опції для друку.

4. Керування ходом виконання додатка.

Керування ходом виконання додатка використовують для автоматизації введення певних даних або виконання певної послідовності дій, можна створити форми для роботи з макросами або функціями VBA.

Форму можна створити трьома способами:

1. За допомогою конструктора.

2. За допомогою майстра форм.

3. Використовуючи автоформу

Форма має три основні розділи: область заголовка, область даних та область приміток. Змінювати розміри цих розділів можна, переміщуючи розподільчі лінії за допомогою мишки. Розділи заголовка та примітки повинні давати пояснення щодо зображених у формі даних. У розділі даних відображено елементи, за допомогою яких здійснюється відображення даних або їх введення. Розробник форми може розміщувати тут додаткові елементи управління для автоматизації введення даних.

4. Поняття про фільтр

Фільтр – це набір умов для вибирання множини записів або для сортування записів.

Існують такі типи фільтрів:

• звичайний фільтр;

• розширений фільтр;

• фільтр за виділеним фрагментом.

Фільтр за виділеним фрагментом дозволяє відібрати записи з використанням значень, які вибираються у таблиці, запиті або у полі форми у режимі таблиці.

Фільтри зберігаються автоматично під час зберігання таблиці, запиту або форми.

Звичайний фільтр дозволяє відібрати записи шляхом введення критеріїв у порожню таблицю, запит або форму.

Наприклад, необхідно з таблиці Табель відібрати записи, в яких поле МІСЯЦЬ=2 та КІЛЬКІСТЬ ВІДПРАЦЬОВАНИХ ДНІВ>=20.

За допомогою простого фільтра можна також задавати дві та більше простих умов пошуку інформації в таблиці.

Розширений фільтр дозволяє створити складні критерії відбору запитів.

5. Консолідація

Консолідація – комплекс методів і процедур, спрямованих на вилучення даних з різних джерел, забезпечення необхідного рівня їх інформативності та якості, перетворення в єдиний формат, в якому вони можуть бути завантажені в сховище даних або аналітичну систему.

Консолідація даних є початковим етапом реалізації будь-якої аналітичної задачі або проекту. В основі консолідації лежить процес збору та організації зберігання даних у вигляді, оптимальному з точки зору їх обробки на конкретній аналітичної платформі або вирішення конкретної аналітичної задачі. Супутніми завданнями консолідації є оцінка якості даних та їх збагачення.

Основні критерії оптимальності з точки зору консолідації даних: забезпечення високої швидкості доступу до даних; компактність зберігання; автоматична підтримка цілісності структури даних; контроль несуперечності даних.

Джерела даних. Ключовим поняттям консолідації є джерело даних – об'єкт, що містить структуровані дані, які можуть виявитися корисними для вирішення аналітичної задачі. Необхідно, щоб використовувана аналітична платформа могла здійснювати доступ до даних з цього об'єкту безпосередньо або після їх перетворення в інший формат. В іншому випадку очевидно, що об'єкт не може вважатися джерелом даних. Аналітичні додатки, як правило, не містять розвинених засобів введення і редагування даних, а працюють з вже сформованими вибірками. Таким чином, формування масивів даних для аналізу в більшості випадків лягає на плечі замовників аналітичних рішень.

Основні завдання консолідації даних

У процесі консолідації даних вирішуються такі завдання:

• вибір джерел даних;

• розробка стратегії консолідації;

• оцінка якості даних;

• збагачення;

• очищення;

• перенесення в сховищі даних.

Спочатку здійснюється вибір джерел, що містять дані, які можуть мати відношення до розв'язуваної задачі, потім визначаються тип джерел і методика організації доступу до них. У зв'язку з цим можна виділити три основні підходи до організації зберігання даних. Дані, що зберігаються в окремих (локальних) файлах, наприклад в текстових файлах з роздільниками, документах Word, Excel і т.д. Такого роду джерелом може бути будь-який файл, дані в якому організовані у вигляді стовпців і записів. Стовпці повинні бути типізовані, тобто містити дані одного типу, наприклад тільки текстові або тільки числові. Перевага таких джерел в тому, що вони можуть створюватися і редагуватися за допомогою простих і популярних офісних додатків, робота з якими не вимагає від персоналу спеціальної підготовки. До недоліків слід віднести те, що вони далеко не завжди оптимальні з точки зору швидкості доступу до них, компактності представлення даних і підтримки їх структурної цілісності. Наприклад, ніщо не заважає користувачеві табличного процесора розмістити в одному стовпці дані різних типів (числові і текстові), що згодом обов'язково призведе до проблем при їх обробці в аналітичному додатку.

Бази даних (БД) різних СКБД, таких як Oracle, SQL Server, Firebird, dBase, FoxPro, Access і т.д. Файли БД краще підтримують цілісність структури даних, оскільки тип і властивості їх полів жорстко задаються при побудові таблиць. Однак для створення та адміністрування БД потрібні фахівці з більш високим рівнем підготовки, ніж для роботи з популярними офісними додатками.

Спеціалізовані сховища даних (СД) є найбільш переважним рішенням, оскільки їх структура і функціонування спеціально оптимізуються для роботи з аналітичною платформою. Більшість СД забезпечують високу швидкість обміну даними з аналітичними додатками, автоматично підтримують цілісність і несуперечність даних. Головна перевага СД перед іншими типами джерел даних - наявність семантичного шару, який дає користувачеві можливість оперувати термінами предметної області для формування аналітичних запитів до сховища.

При розробці стратегії консолідації даних необхідно враховувати характер розташування джерел даних - локальний, коли вони розміщені на тому ж ПК, що і аналітичне додаток, або віддалений, якщо джерела доступні тільки через локальну або Глобальну комп'ютерні мережі. Характер розташування джерел даних може істотно вплинути на якість зібраних даних (втрата фрагментів, неузгодженість у часі їх оновлення, суперечливість і т.д.). Іншим важливим завданням, яку потрібно вирішити в рамках консолідації, є оцінка якості даних з точки зору їх придатності для обробки за допомогою різних аналітичних алгоритмів і методів. У більшості випадків вихідні дані є «брудними», тобто містять фактори, що не дозволяють їх коректно аналізувати, виявляти приховані структури та закономірності, встановлювати зв'язки між елементами даних і виконувати інші дії, які можуть знадобитися для отримання аналітичного рішення. До таких факторів належать помилки введення, пропуски, аномальні значення, шуми, протиріччя і т.д. Тому перед тим, як приступити до аналізу даних, необхідно оцінити їх якість і відповідність вимогам, що пред'являються аналітичною платформою. Якщо в процесі оцінки якості будуть виявлені фактори, які не дозволяють коректно застосувати до даних ті чи інші аналітичні методи, необхідно виконати відповідну очистку даних. В основі процедури консолідації лежить процес ETL (extraction, transformation, loading). Процес ETL вирішує завдання вилучення даних з різнотипних джерел, їх перетворення до вигляду, придатного для зберігання в певній структурі, а також завантаження у відповідну базу або сховище даних. Якщо у аналітика виникають сумніви в якості та інформативності вихідних даних, то при необхідності він може задіяти процедури оцінки їх якості, очищення або збагачення, які також є складовими частинами процесу консолідації даних.

Приклад. Процес збору, зберігання та оперативної обробки даних на типовому підприємстві звичайно містить кілька рівнів. На верхньому рівні розташовуються реляційні SQL-орієнтовані СКБД типу SQL Server, Oracle і т.д. На другому - файлові сервери з деякою системою оперативної обробки або мережеві версії персональних СУБД типу R-Base, FoxPro, Access і т.д. І нарешті, на самому нижньому рівні розташовані локальні ПК окремих користувачів з персональними джерелами даних. Найчастіше інформація на них збирається у вигляді файлів офісних додатків - Word, Excel, текстових файлів і т.д. З джерел даних всіх перерахованих рівнів інформація відповідно з деяким регламентом повинна переміщатися в СД. Для цього необхідно забезпечити вивантаження даних з джерел, провести їх перетворення до виду, відповідному структурі ХД, а при необхідності виконати їх збагачення та очищення. Таким чином, консолідація даних є складною багатоступеневою процедурою і найважливішою складовою аналітичного процесу, що забезпечує високий рівень аналітичних рішень.

6. Інструменти створення та редагування звітів в СКБД

Поняття про звіти

Звіти нагадують форми, однак мають інше функціональне призначення – служать для форматованого виведення даних на пристрій друку. Тому звіти повинні враховувати параметри принтера та папери.

Звіт є кінцевим результатом виконання багатьох процедур із базою даних і забезпечує видачу даних у будь-якому форматі з різними рівнями деталізації. В нього можуть бути включені лінії рамки, рисунки, графіки та інші.

Звіт – особлива форма подання даних, призначених для виведення на друк у зручній для сприйняття формою.

Перед початком створення звіту користувач повинен провести підготовчу роботу, в результаті чого необхідно визначити потрібний макет звіту.

У процесі підготовки визначають склад і зміст розмірів звіту, а також розміщення в ньому значень, які виводяться з полів таблиць баз даних.

Засоби створення звіту

Засоби створення звіту дають можливість групувати дані за кількома рівнями. Для кожного рівня можна обчислити підсумки, визначити заголовки та примітки за кожною групою. Як правило, для створення звіту використовують багатотабличний запит, у який збирають дані з різних таблиць. Звіт можна створювати в режимі майстра або в режимі конструктора. Зручно використовувати автоматичне створення звіту за допомогою автозвіту та доопрацювати у режимі конструктора.

Розглянемо створення звітів за допомогою майстра та в режимі Конструктор.

Створення звітів за допомогою Мастера отчетов

Конструювання звітів за допомогою майстра зводиться до діалогового режиму його створення, коли система задає ряд питань про звіт і на підставі відповідей користувача конструює його.

Майстер використовується для створення звітів з групуванням і без нього, а також підсумкових, багато- та однотабличних звітів і т. д.

Створення звіту в цьому режимі розглянемо на прикладі створення звіту «Детальні дані про фірму», до якого необхідно включити поля: Код, Назва фірми, Вид діяльності.

Рисунок 19.2 – Вибір полів	Рисунок 19.3 – Групування полів

Під час створення звіту потрібно: задати сортування за назвою фірми, виконати групування за назвою фірми.

Рисунок 19.4 – Вибір полів	Рисунок 19.5 – Групування полів

Рисунок 19.6 – Вибір полів

Рисунок 19.7 – Групування полів

Порядок створення звіту:

1. Вибрати вкладку Отчеты, натиснути на кнопку Создать, вибрати Мастер отчетов та натиснути кнопку Ок.

2. Вибрати потрібну таблицю або запит та поля.

3. Задати рівні групування, а саме поля, для яких у звіті будуть виводитись проміжні підсумки (наприклад, Назва місяця). Натиснути на кнопку Далее.

4. Визначити порядок сортування запитів у звіті та натиснути на кнопку Итоги, задати підсумкові операції. Натиснути кнопку Далее.

5. Вибрати макет для звіту. Натиснути кнопку Далее.

6. Вибрати стиль звіту. Натиснути кнопку Далее.

7. Ввести назву звіту і натиснути кнопку Готово.

8. Переглянути звіт, вибравши його у вікні БД та Натиснути кнопку Просмотр.

Рисунок 19.8 – Результат формування звіту

Створення звіту в режимі «Конструктор»

• цьому режимі звіт складається з кількох ділянок

• Верхний колонтитул за замовчуванням розміщується на кожній сторінці звіту. Як правило, він складається із заголовків граф звіту.

• Заголовок группы складається з назви групи, наприклад «№п/п»

• Область данных – елементи цієї ділянки повторюються для кожного вибраного із запиту запису.

• Примечание отчета з’являється в кінці групи записів. Його використовують, як правило, для виведення кількості записів або суми значень у полях групи. Воно може мати резюме до кожного документа.

• Нижний колонтитул є на кожній сторінці звіту. Як правило, він призначений для відображення номерів сторінки.

Для обчислення підсумку Всього Собівартість за відомістю слід відкрити створений звіт у режимі Конструктора і додати у звіт обчислювальне поле. Для цього необхідно перетягнути вниз нижню границю області Примечание отчета. На панелі елементів слід натиснути на кнопці Поле, а потім слід кнопкою мишки клацнути в області Примечание отчета. В області Примечание отчета з'являється нове поле. У цьому полі необхідно ввести назву поля – Всього Собівартість за відомістю і формулу для її розрахунку:

=Sum([Собівартість]).

Аналогічно слід створити поле для розрахунку середньої рентабельності і ввести формулу для її розрахунку:

=Avg([Рентабельність]).