2.3. Довідка

ДОВІДКА – це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.

Довідки поділяють на 2 групи:

• довідки, що містять інформацію про факти та події службового характеру;

• довідки, що засвідчують якийсь факт;

Найчисельнішою є друга група довідок. Їх видають зацікавленим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання, займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо.

Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, то використовують уніфіковані трафаретні бланки, в яких частину тексту віддруковано й позначено місце для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видається.

Реквізити довідки:

• назва виду документа;

• дата (проставляють дату підписання);

• індекс (проставляють у день підписання);

• місце складання чи видання;

• адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред’являтиметься видана довідка);

• заголовок до тексту (зазначається у разі потреби);

• текст;

• позначка про наявність додатків (у разі потреби);

• підпис (якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують керівник підприємства і головний бухгалтер);

• позначка про виконавця (оформляють у рази потреби).

Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. Їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін. Довідки, що направляються за межі установ, оформляють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, - на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).

Якщо довідка не виходить за межі підприємства, то в разі потреби, зазначають реквізит 8 (назва структурного підрозділу).

Заголовок до тексту довідки може містити відомості про час (дату) на який припадають наведені в ній факти.

У довідці необхідно об’єктивно відображати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитись таблиці і додатки.

У деяких випадках довідку можуть підписувати особи, що склали її й повністю відповідають за викладені в ній факти.

2.4. Пояснювальна і доповідна записка

2.4.1. Пояснювальна записка

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА – це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо.

В залежності від змісту та призначення пояснювальні записки поділяють на 2 групи:

• записки, що супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. Їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом. Склад реквізитів такий самий, як і в доповідній записці; До першої групи належать записки, що є додатком до основного документа, доповнюючи та пояснюючи його. Найчастіше вони супроводжують плани та звіти. Оформлюються на загальних бланках. Підписуються керівниками.

• записки з приводу якихось випадків та ситуацій, що склалися з провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і має містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки. Друга група пояснювальних записок складається окремими працівниками для пояснення їх поведінки, проступків та інших ситуацій. Як і внутрішні доповідні записки, вони складаються на простих аркушах паперу та підписуються особою, яка їх склала.

Викладення тексту може бути прямим, тобто коли вин містить у визначеній послідовності вступ, доказову частину та висновки, та зворотним - коли доказова частина стоїть після висновків.

Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках – за ініціативою підлеглого.