Работа с таблицами
Создание таблицы в режиме конструктора:
щёлкнуть по значку Создание таблицы в режиме
Рис.
6.2 Вид
таблицы в режиме конструктора
конструктора. Откроется
окно Конструктора.
Заполнить имена полей, (перемещаясь по ячейкам с помощью клавиш Tab или стрелками управления курсором);
Выбрать из раскрывающегося списка типы данных;
Задать ключевое поле:
щёлкнуть на его имени правой кнопкой мыши и
в открывшемся контекстном меню выбрать пункт
Ключевое поле.
Бланк закрывают, после чего дают таблице имя.
Созданную таблицу открывают двойным щелчком на
её значке. Новая таблица имеет только названия столбцов.
Р
ис.
6.1 Вид в режиме таблицы
При заполнении таблицы данными сохранение их происходит автоматически. Но если произошло изменение макета таблицы (ширина столбцов), то СУБД попросит подтверждение сохранения этих изменений.
Для изменения структуры Таблицы её надо открыть в режиме Конструктора.
Создание межтабличных связей
Целостность данных - это набор правил, гарантирующих, что Access будет работать только с непротиворечивыми данными и разрешёнными операциями.
Активизировать команду Сервис \ Схема данных В диалоговом окне Схема данных:
Щёлкнуть по кнопке Добавить таблицу.
В диалоговом окне из списков выбрать Таблицы, между которыми создаются связи. Закрыть окно Добавление таблицы. Искомые таблицы появятся в окне Схема данных..
Выделить в 1-й таблице ключевое поле и с помощью мыши перетащить его на одноименное поле 2-й таблицы.
При отпускании кнопки мыши откроется диалоговое окно Связи
Установить флаг Обеспечение целостности данных.
Щёлкнуть по кнопке Создать. Появится связь 1:1.
Предположим, что требуется установить связь между таблицами "Кафедра" и "Преподаватель" через поле ККАФ (код кафедры). В таблице "Кафедра" это поле является уникальным ключом, а в таблице "Преподаватель" — внешним ключом. Если схема данных создается заново, то при нажатии на кнопку "Схема данных" поверх окна схемы данных появится окно "Добавление таблицы". В этом окне следует выделить требуемые таблицы и нажать "Добавить".
В результате в окно схемы данных будут добавлены графические образы двух таблиц:
Необходимо перетащить мышью поле ККАФ таблица "Кафедра" на поле ККАФ таблицы "Преподаватель". В открывшемся окне "Изменение связей" следует установить флажок "Обеспечение целостности данных". В этом случае Access будет выдавать предупреждающие сообщения о неправильном вводе данных, если, например, в поле ККАФ подчиненной таблицы "Преподаватель" будет введено значение, отсутствующее в поле ККАФ базовой таблицы "Кафедра".
Обратите внимание, что Access автоматически определил тип связи как "один-ко-многим".
Можно также установить флажки "каскадное обновление связей" и "каскадное удаление связей". В этом случае Access автоматически скорректирует (удалит) записи в подчиненных таблицах, если будут изменены записи в базовой таблице.
После нажатия на кнопку "Создать", образы таблиц будут соединены связями как показано на рисунке. Ключевые в базовых таблицах выделяются жирным шрифтом.
Для установления связей по составному ключу необходимо в окне "Изменение связей" в полях "Таблица/Запрос" и "Связанная таблица/запрос" вручную выбрать из списков пары связываемых полей. На рисунке показан пример связи по составному ключу.
Если перетащить поле, не являющееся ключевым и не имеющее уникального индекса, на другое поле, которое также не является ключевым и не имеет уникального индекса, создается неопределенное отношение. В запросах, содержащих таблицы с неопределенным отношением, Microsoft Access по умолчанию отображает линию объединения между таблицами, но условия целостности данных при этом не накладываются и нет гарантии уникальности записей в любой из таблиц.
Образовавшиеся межтабличные данные отображаются в окне Схема данных в виде линий, соединяющие 2 поля разных таблиц. Одна из таблиц считается главной, а другая – связанной. Главная – это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем.
Связь между таблицами позволяет:
Исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны поля других таблиц;
Установить флаг Обеспечение целостности данных.
При удалении данных в ключевом поле главной таблицы автоматически удалить соответствующие данные в полях связанных таблиц.
Установить дополнительно флаги Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.