Как оценить эффективность работы

Нашу работу оценить довольно сложно – мы ничего не продаем и не производим. В то же время следующие критерии помогут нам.

• Организационная эффективность. Достигает ли компания целей, выполняются ли планы, если компания достигает целей, успешно работает и не имеет проблем – значит, и мы работаем хорошо, если же компания не успешна и в работе много проблем – значит, в том числе и функция управления персоналом хромает. Так как болен весь организм. Изучаем положение о персонале, положения об отделах, положение об обучении и развитии, организационную структуру, документы по организационным изменениям.

• Денежный критерий. Вписываемся ли мы в рамки утвержденных бюджетов, расходуем ли мы деньги правильно, оцениваем ли отдачу от вложений в персонал, обосновываем ли мы необходимость дополнительных вложений. Изучаем документы: положение об оплате, положение о премировании, систему мотивации, систему KPI, положение о грейдах (если есть), планы обучения и стоимость, бюджет по персоналу, отчеты о эффективности тех или иных мероприятий.

• Временной критерий. «Все ли мы делаем вовремя» – выполняем ли мы наши планы, а также сколько времени у нас уходит на выполнение той или иной работы. Планируем ли мы свою работу, своевременны ли те или иные разработки, внедрения, изменения. Например, если стоит задача сократить 30% персонала, своевременно ли разрабатывать систему мотивации? А систему оценки? Смотрим рабочие планы, протоколы рабочих встреч, совещаний, планерок, отчеты о выполнении, обоснование необходимости проведения тех или иных мероприятий.

• Подробный количественный критерий. Нашу работу тоже можно измерять количеством обслуженных внутренних клиентов, количеством принятых на работу или уволенных, количеством проведенных интервью, тренингов или совещаний, показателями текучести кадров. Иногда количественные критерии показывают эффективность работы – например, соотношение количества проведенных интервью с количеством принятых на работу. Смотрим документы: отчеты о принятых-уволенных сотрудниках, штатные расписания, отчеты о проведенных мероприятиях, разработанных и внедренных проектах и др.

• Достижение поставленных целей. Если перед нами ставятся или мы ставим перед собой цели, соответствующие критериям «СМАРТ», значит, они являются измеримыми. То есть уже содержат в себе какую-то меру, по которой можно оценивать достижение намеченного. Например, если мы должны были принять на работу 10 человек и приняли 10, мы достигли цели, а если приняли 8, то мы достигли цели на 80%;

• Оценка эффекта. Даже если не была сформулирована СМАРТ-цель, все наши действия имеют какой-то результат, по которому они могут оцениваться. Если в результате проведенного тренинга для торговых агентов объем продаж компании вырос на 1,5%, мы можем оценить эффект от обучения, если в результате изменения системы стимулирования текучесть персонала уменьшилась с 22% в год до 3%, мы тоже можем оценить эффект от нашей работы.

• Реакция или оценка внутренних клиентов, коллег. Наверное, самый важный критерий, так как все мы работаем с внутренними клиентами. С помощью этого критерия мы оцениваем нашу работу по ее восприятию нашими внутренними клиентами (работниками, менеджерами), по их удовлетворенности, наличию жалоб, отзывам и т. п. Смотрим документы: Протоколы рабочих совещаний, порядок взаимодействия и документооборота между подразделениями, деловую переписку между подразделениями. Целесообразно провести анкетирование, можно анонимное на предмет личной оценки работы сотрудников друг другом. Очень познавательный материал получается.

Аудит кадровой документации включает в себя полную диагностику всей кадровой документации организации на наличие, корректность ее оформления и ведения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Необходимость аудита кадрового делопроизводства в компании может возникнуть в следующих случаях:

- при смене кадрового работника (либо начальника кадрового отдела), отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность или филиал);

- при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;

- при возникновении угрозы проверки после увольнения «проблемного» (либо обиженного) работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);

- при смене руководства компании;

- приведение кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.

Целью аудита кадрового делопроизводства является:

• оценка состояния кадрового учета;

• экспертиза локальных правовых актов, регламентирующих взаимоотношения с работниками;

• оценка рисков неблагоприятных последствий в случае проведения проверок контролирующими организациями;

• оценка рисков возникновения трудовых споров с работниками;

• ликвидация имеющихся несоответствий в документах требованиям трудового законодательства.

Документы для проведения внутреннего аудита кадрового делопроизводства

Сотрудники кадровых служб в любой момент должны быть готовы к приходу представителей контрольно-надзорных органов. Для этого необходимо провести внутренний аудит кадровой документации и выявить проблемные места, чтобы устранить их в кратчайшие сроки.

Такая работа кадровых служб позволит уменьшить риски, связанные с нарушением действующего трудового законодательства, выработать стратегию взаимоотношений с проверяющими органами и следовательно минимизировать материальные затраты организации.

 

Обязательные документы в работе кадровой службы

• Правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных работников, инструкции по охране труда, трудовые договоры. Эти локальные нормативные документы должны быть у любого работодателя. Составляются в произвольной форме. Особенностью содержания всех локальных документов является наличие в них условий, которые не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами

• Штатное расписание, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (прием, перевод, предоставление отпуска, увольнение, направление в командировку, поощрение работника), личная карточка № Т-2, табель учета рабочего времени. Наличие этих документов обязательно. Учет труда и заработной платы основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам (кроме приказов по основной деятельности). Данные формы применяются в организациях независимо от формы собственности

• Трудовая книжка, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета прохождения инструктажа по охране труда, журнал учета мероприятий по контролю. Ведутся обязательно с использованием установленных образцов

 

Условно-обязательные документы в работе кадровой службы и условия,

при которых эти документы становятся обязательными

• Должностные инструкции.Если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора (либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора)

• Положение об оплате труда и материальном стимулировании. Если в трудовых договорах не расписана система оплаты труда и материального стимулирования (необходимость в таком документе отпадает, если его содержание включено в состав коллективного договора или в правила ВТР)

• Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем. Если в организации есть такой режим работы

• График сменности. Если в организации введена сменная работа

• Положение об охране коммерческой тайны. Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны

• Коллективный договор. Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

• Договор о коллективной материальной ответственности. Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность

•  Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

 

Список документов, предъявляемых к проверке

государственным инспекторам по труду 

• устав организации (копия);

• штатное расписание (копия);

• график отпусков (копия);

• правила внутреннего трудового распорядка (копия);

• положение (инструкция) о защите персональных данных работников;

• коллективный договор (копия);

• положение об оплате труда (копия);

• положение о премировании (стимулировании) или дисциплинарный устав (копия);

• приказы (кадровые, по основной деятельности);

• трудовые договоры;

• личные дела;

• трудовые книжки;

• приходно-расходную книгу по учету трудовых книжек и вкладышей к ним;

• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

• личные карточки формы Т-2;

• договоры о полной материальной ответственности;

• ведомости по заработной плате (за последние 3 месяца);

• табели учета использования рабочего времени (за последние 3 месяца);

• листки временной нетрудоспособности;

• список работников (сотрудников), получивших увечье или профзаболевание;

• форму расчетного листка;

• образец расчета выплат по возмещению вреда здоровью;

• справку об имеющейся задолженности по выплате заработной платы и другим выплатам или об ее отсутствии (в нее включаются данные о выплате зарплаты, расчете с уволенными сотрудниками, оплате отпускных, больничных, декретных, о выплате выходных пособий и других сумм при увольнении по сокращению численности или штата, о выплате компенсаций за неиспользованный отпуск и др.);

• другие документы по письменному требованию государственного инспектора труда.

 

Типичные нарушения в кадровом делопроизводстве,

 наиболее часто выявляемые при проверках

• Объект проверки Трудовые договоры с сотрудниками

• Возможные нарушения Отсутствие трудовых договоров. Неправильное оформление. Неправомерное использование срочных трудовых договоров. Неправомерное использование договоров подряда вместо трудовых договоров. Отсутствие регистрации трудовых договоров

• Требования к документации Трудовой договор должен быть оформлен в двух экземплярах: один выдается работнику под расписку, другой  хранится на предприятии в личном деле работника либо в деле "Трудовые договоры с работниками". Все страницы договора должны быть подписаны работодателем и наемным работником. В тексте договора должны быть указаны все обязанности и права работника, а также определен испытательный срок. Недопустимо уменьшение зарплаты на период испытательного срока. Изменение условий трудового договора оформляется дополнением к нему и только с письменного согласия работника, если изменения вызваны организационными причинами и не ухудшают положение работника, то не требуется его письменного согласия. Соответствие условий трудового договора положениям коллективного договора (если он есть). Все трудовые договоры в обязательном порядке должны регистрироваться в отдельном журнале

• Объект  проверки  Штатное расписание  

• Возможные нарушения Отсутствие. Несоответствие реальной структуре персонала. Названия должностей по штатному расписанию не соответствуют записям в трудовых договорах

• Требования к документации Штатное расписание - обязательный документ унифицированная форма Т-3), в нем указываются: - наименования должностей в каждом структурном подразделении; - количество штатных единиц; - оклад и надбавка каждой должности; - месячный фонд зарплаты. Оно должно обновляться каждый раз при изменении структуры предприятия (реорганизации).  Названия должностей и профессий, указанные в трудовых договорах, должны быть в строгом соответствии со штатным расписанием

• Объект  проверки  Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

• Возможные нарушения Отсутствие. Работники не ознакомлены с его содержанием или это произошло с опозданием

• Требования к документации ПВТР - обязательный документ. Сотрудники должны быть с ним  ознакомлены под расписку при приеме на работу или за 2 месяца до утверждения ВТР.  В правилах устанавливаются: - порядок приема на работу и  увольнения работников; - права, обязанности и ответственность сторон трудовых отношений; - режим работы; - перерывы на отдых и питание; - отпуска; - дни выдачи зарплаты

• Объект  проверки  Трудовые книжки

• Возможные нарушения Отсутствие трудовых книжек работников на предприятии. Отсутствие трудовых книжек у сотрудников,  поступивших на работу впервые. Неправильное  заполнение. Неправильное хранение. Отсутствие журнала  учета трудовых книжек 

• Требования к документации Предприятие обязано оформлять трудовую книжку на каждого штатного сотрудника, проработавшего более пяти дней. Оформление трудовой книжки, внесение записей осуществляются в строгом соответствии с Правилами ведения и  хранения трудовых книжек, которые утверждаются Постановлениями Правительства РФ и другими нормативными документами. Трудовые книжки должны храниться на  предприятии с соблюдением условий, исключающих свободный доступ к ним (в постоянно запертом сейфе). По требованию работника можно выдать только заверенную копию трудовой книжки (ее нельзя выдавать на  руки). На предприятии должен вестись журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним, в котором отмечаются получение книжки с указанием ее реквизитов при  приеме на работу и выдача при увольнении под роспись

• Объект  проверки  Личная  карточка работника Возможные нарушения  Отсутствие.  Неправильное ведение и хранение. Не ведется регистрация Требования к документации Личная карточка по унифицированной форме Т-2 заводится на каждого штатного работника при поступлении на работу. Все изменения условий занятости должны своевременно заноситься в эту форму с ссылкой на приказ руководителя предприятия. Личные карточки хранятся только в отдельных делах (папках). Регистрация личных карточек обязательно ведется в отдельном журнале

• Объект  проверки  Табель учета рабочего времени

• Возможные нарушения Отсутствие. Неправильное ведение и небрежное хранение

• Требования к документации Ведение табеля учета рабочего времени обязательно для предприятий всех форм собственности. В нем должны учитываться все виды затрат рабочего времени, включая сверхурочную работу (не больше четырех часов два дня подряд и 120 часов в год), а также работу в выходные и праздничные дни. В табеле также должно учитываться рабочее время женщин со льготами, несовершеннолетних: сотрудники в  возрасте с 14 до 16 лет могут работать только 24 часа в неделю с согласия  одного из родителей (или попечителей); если они учатся, то могут работать не более 2,5 часов в день; сотрудники в  возрасте 16 - 18 лет могут работать 7 часов в день и не более 36 часов в  неделю, совместители - не более 4 часов в день и не более 16 часов в  неделю, инвалиды - не более 35 часов в неделю 

• Объект   проверки  Кадровые приказы

• Возможные нарушения Отсутствие. Неправильное оформление. Отсутствие регистрации. Нарушение правил хранения

• Требования к документации  а предприятии должны быть приказы: о приеме на работу (форма Т-1);

• о  переводе (формы Т-5 и Т-5а);

• об отпусках (формы Т-6 и Т-6а);

• об увольнении (формы Т-8 и Т-8а);

• о командировке (формы Т-9 и Т-9а);

• о поощрении (формы Т-11 и Т-11а);

• о дисциплинарных взысканиях;

• о сверхурочных работах; об отстранении от работы;

• о временном переводе (производственная необходимость); другие

•  Объект проверки Положение (инструкция) о защите персональных данных работника

• Возможные нарушения Отсутствие.  Работники не  ознакомлены с его содержанием

• Требования к документации В положении устанавливается порядок сбора, обработки, учета и хранения персональных данных сотрудника, например: - заявление о приеме на работу;

• копия приказа о приеме на работу;

• копия трудового договора;

• личная карточка;

• копия паспорта; 

• копии приказов о переводах;

• командировках и т.п.; 

• копии дипломов, других документов об образовании;

• медицинское заключение, если для работы необходим медосмотр. Работник должен быть ознакомлен с ним под роспись. Сотрудник имеет право знакомиться с содержанием своего личного дела

• Объект  проверки  График сменности

• Возможные нарушения Отсутствие.  Нарушение установленных законом требований к чередованию времени труда и отдыха     

• Требования к документации Если работа в организации посменная, график сменности составляется в обязательном порядке. В графике учитывается нормальная продолжительность рабочего дня - 40 часов в неделю. Для некоторых категорий работников продолжительность меньше (несовершеннолетние и т.д.). Сотрудники должны быть ознакомлены с графиком не позднее чем за месяц до его утверждения. Нельзя устанавливать для одного и того же сотрудника две смены подряд

• Объект  проверки График отпусков

• Возможные нарушения Отсутствие. Нарушение  установленных законом требований к чередованию времени труда и отдыха

• Требования к документации График отпусков должен быть обязательно. Он утверждается руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Изменения в график отпусков оформляются приказом. Сотрудники должны быть ознакомлены с  графиком отпусков под расписку после подписания руководителем. Каждый работник должен быть извещен за две недели о начале отпуска. Отпуск несовершеннолетним  предоставляется в любое время