1. Создание таблицы путем ввода данных.

Если вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой. Для этого выбираем Создание таблицы путем ввода данных. В поля появившейся на экране таблицы (рис. 3.22) нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым. Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрать из контекстного меню команду Переименовать столбец. По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы) и в ответ на вопрос «Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?» ответить Да или Нет. В окне Сохранение в поле Имя таблицы ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК. Затем Access выдаст сообщение: «Ключевые поля не заданы» и вопрос «Создать ключевое поле сейчас?» Необходимо нажать кнопку Нет, если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да, и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым. После этого в списке таблиц появится новая таблица, которая будет содержать введенные данные. Поля таблицы будут иметь либо стандартные названия, либо те, которые вы ввели, а их типы будут определяться по введенным данным. В случае если в один столбец были введены данные разных типов, например числа, даты и текст, тип поля определяется как Текстовый.

Рис. 3.22. Создание таблицы путем ввода данных.

2. Создание таблицы с помощью мастера.

Для этого необходимо выбрать Создание таблицы с помощью мастера. В диалоговом окне Создание таблиц (рис. 3.23) выбрать назначение таблицы: Деловые или Личные. В поле Образцы таблиц выбрать подходящую таблицу. Переместить нужные поля из списка Образцы полей в список Поля новой таблицы. Для этого используют кнопки со стрелками: > — переместить одно поле, >>— переместить все поля.

При необходимости переименовать какое-либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы и нажать кнопку Переименовать поле. Потом нажать в окне Создание таблиц кнопку Далее. В следующем диалоговом окне в поле Задайте имя для новой таблицы ввести имя новой таблицы и выбрать способ определения ключа. Если Access автоматически определяет ключ (имеется альтернатива: пользователь определяет ключ самостоятельно), то в таблицу добавляется поле автоматической нумерации. Затем нажать кнопку Далее.

В следующем окне Мастер таблиц предлагает установить связи между существующими таблицами и создаваемой таблицей. Он пытается сам создать связи между таблицами и предоставляет информацию о создаваемых связях пользователю в виде списка. При необходимости исправить связи нужно выбрать соответствующую строку списка и нажать кнопку Связи. В окне Связи нужно выбрать тип связи с данной таблицей. В четвертом диалоговом окне Мастера таблиц (рис. 3.24) можно выбрать, что вы будете делать с таблицей дальше. Выберите необходимый переключатель и нажмите на кнопку Готово.

Рис. 3.23. Первое диалоговое окно Мастера таблиц.

Рис. 3.24. Четвертое диалоговое окно Мастера таблиц.