как писать пресс-релиз

Пресс-релиз - это письменное заявление в средствах массовой информации. Он может предоставлять информацию о новостях, включая запланированные мероприятия, повышение персонала, награды, новую продукцию и услуги, достижения продаж и др. Журналисты обычно рассматривают пресс-релиз как очерк. Это основной инструмент работы сотрудников по связям с общественностью (пиарщиков), и мы вам расскажем, как правильно его написать.

1

Напишите заголовок. Он должен быть кратким, четким и по существу: для пресс-релиза важно, чтобы заголовок был как можно короче. Профессионалы в области пиара рекомендуют писать заголовок только после того, как написан пресс-релиз. Вернитесь к этому пункту, когда закончите с текстом.

• Wikihow признан самым надежным источником информации. Поняли, как это работает? Теперь вы хотите узнать подробности! Заголовок пресс-релиза должен захватывать журналиста так, как читателей захватывают заголовки газет. Он может описывать последнее достижение организации, недавнее событие, заслуживающее огласки, новый продукт или услугу.

• Заголовки пишутся жирным шрифтом! Шрифт заголовка должен быть крупнее остального текста. Обычно заголовки пишутся в настоящем времени, без артиклей и форм глагола "быть".

• Первое слово пишется с заглавной буквы, как и все имена собственные. Большинство заголовков пишется строчными буквами, но использование заглавных букв с подходящим шрифтом может придать заголовку более привлекательный внешний вид. Не делайте все слава заглавными.

• Выделите из пресс-релиза важные ключевые слова. Это самый простой способ написать заголовок. Попробуйте составить из ключевых слов логическое и привлекающее внимание заявление. Если после заголовка идёт резюмирующее предложение, примените ту же тактику. Ключевые слова не только улучшат позиции в поисковых системах, но и помогут журналистам и читателям сразу понять содержание пресс-релиза. Посмотрите на действия указанные в этом первом шаге, и вы поймёте, что каждое из них могло бы быть заголовком пресс-релиза.

2

Напишите текст. Пресс-релиз должен быть написан так, как вы хотели бы видеть его в новостях. Помните, у журналистов вечно не хватает времени, поэтому они не будут искать дополнительную информацию о вашем особом событии, а напишут рецензию по вашему пресс-релизу. Поэтому он должен охватывать всё, что вы хотите, чтобы написали журналисты.

• Начните с даты и города, в котором выпущен пресс-релиз. Не указывайте город только в том случае, если это запутает читателя, например, релиз написан в Москве о филиале компании в Туле.

• Первое предложение должно захватывать читателя и раскрывать содержание релиза. Например, если заголовок звучит так: "Издательство Карпрен выпускает новую книгу о Второй мировой войне", то первое предложение должно быть примерно таким: "Издательство Карпрен сегодня выпустило новую книгу талантливого писателя Арчи Кей о событиях Второй мировой войны". Это предложение дает дополнительную информацию к заголовку, но, также зазывает писателя читать дальше. Следующие одно-два предложения должны развить высказанную в первом предложении информацию.

• Текст пресс-релиза должен быть компактным. Не используйте слишком длинных предложений и абзацев. Не повторяйтесь и постарайтесь использовать поменьше жаргона. Стремитесь к простоте без лишних слов.

• Первый абзац (2-3 предложения) должен резюмировать пресс-релиз. В наши дни ни журналисты, ни другие читатели не будут читать пресс релиз целиком, если начало статьи не вызывает интереса.

• Предоставляйте факты - события, товары, услуги, люди, цели, намерения, планы, проекты. Вы должны использовать максимальное количество фактов. Простой метод написать эффективный пресс-релиз это составить список пояснений на вопросы: кто, что, когда, где, почему и как.

3

Текст должен быть ясно связан. Кто, что, когда, где, почему и как - ответы на эти вопросы должны четко проинформировать читателя. Рассмотрим пример составления пресс-релиза на вышеуказанном заголовке:

• Кто? Издательство Карпрен.

• Что за новости? Издательство Карпрен выпускает книгу.

• Когда это произойдет? Завтра.

• Где будет иметь место данное событие? Во всех крупных книжных магазинах.

• Почему это новости? Потому что книга написана известным писателем Арчи Кей.

• Как это будет происходить? Писатель будет раздавать автографы в книжном магазине в Чикаго, а затем совершит тур по стране.

• После определения основных деталей, заполните пробелы дополнительной информацией о людях, продукции, датах и т.д., связанной с новостями.

  • Если ваша компания не является основным предметом новостей, но служит источником пресс-релиза, четко укажите это в тексте.

• Краткость - сестра таланта. Пресс-релиз не должен превышать трех страниц. В распечатанном варианте должен быть двойной интервал между строками.

• Вы должны постараться сделать пресс-релиз заслуживающим освещения в печати. Это увеличит его шансы попасть в прессу. Поинтересуйтесь, что актуально для вашего сектора и используйте это, чтобы заинтересовать журналиста или редактора.

4

Включите информацию о компании. Когда журналист выберет ваш пресс-релиз для статьи, ему понадобится эта информация. Поэтому предоставьте ее заблаговременно в отдельном разделе.

• Название раздела должно быть - О компании XYZ.

• После заголовка, в одном-двух абзацах (каждый в 5-6 строк) расскажите о своей компании. Текст должен описать вашу компанию, ее основной бизнес и политику бизнеса. У большинства организаций имеются профессионально написанные брошюры, презентации, бизнес планы и т.д. Вы можете взять информацию оттуда.

• В конце раздела дайте ссылку на ваш сайт. Ссылка должна содержать точный и полный URL (без вложений), так чтобы при печати она распечатывалась полностью. Например:http://www.your_company_website.com, а не "нажмите сюда, чтобы посетить наш сайт".

• Если на сайте компании имеется отдельная страница для средств массовой информации, то это необходимо указать и предоставить URL. На таких страницах указывается контактная информация и информация для прессы.

5

Свяжите информацию в одно целое. Вы можете предоставить дополнительные данные, необходимые для пресс релиза.

6

Добавьте контактную информацию. Если ваш пресс релиз заслуживает освещения в печати, то журналистам понадобится дополнительная информация или они захотят провести интервью с основными действующими лицами.

• Если вы ничего не имеете против того, чтобы СМИ связывались с вашими ключевыми сотрудниками напрямую, можете предоставить их контакты в пресс-релизе. Например, вы пишете о инновациях, тогда можете предоставить контактные данные вашего отдела инженерии или исследований.

• В противном случае вы должны предоставить контактные данные вашего отдела по связям с общественностью. Если у вас нет такой команды, назначьте кого-либо связующим звеном между СМИ и вашими сотрудниками.

• Контактные данные должны быть ограниченны текущим пресс-релизом и должны включать в себя:

• Официальное название компании

• Официальное название отдела по связям с общественностью и контактное лицо

• Адрес офиса

• Номера телефона и факса с правильными кодами страны и города и добавочными номерами

• Номер мобильного телефона (не обязательно)

• Часы работы

• Адреса электронной почты

• Адрес веб-сайта компании

7

По возможности, укажите ссылку на электронную копию релиза. Это хорошая практика, вести журнал пресс-релизов на веб-сайте компании.

8

Закончите пресс-релиз тремя символами решетки (#) под последней строкой по центру. Это стандарт журналистики.

Советы

• Используйте заголовок в качестве темы письма. Если вы написали хороший заголовок, то это выделит ваше письмо в почтовом ящике редактора.

• Почитайте в интернете другие пресс-релизы. Так вы прочувствуете тон, язык, структуру и формат пресс-релиза.

• Не тратьте время на написание заголовка, пока не напишите текст релиза. Заголовки в газетах и журналах пишут редакторы, но вам не помешает придумать броское название для релиза. Заголовок может быть единственным вашим шансом. Он должен быть кратким и фактическим. Но если вы попытаетесь придумать его до того, как возьмётесь за релиз, вы потратите время впустую, ведь вы ещё точно не знаете, что именно будет в вашем релизе.

• Обрабатывайте каждый релиз, фокусируйте его на конкретном секторе и отсылайте его конкретному журналисту, который занимается именно этой темой. Всю эту информацию вы можете найти в интернете. Рассылка одного и того же пресс-релиза по разным секторам разным журналистам говорит о том, что вы ищете лёгких путей.

• Если вам необходимо выпустить пресс-релиз срочно, вы можете написать заглавными буквами "СРОЧНЫЙ ВЫПУСК" слева над заголовком. Если на релиз наложено эмбарго, напишите "ЭМБАРГО ДО..." и укажите дату, когда ваш релиз можно будет публиковать. Если в пресс-релизе не указана дата для выпуска, он считается готовым к публикации.

• Включите в ваш релиз "призыв к действию". Эта информация о том, что вы хотите от читателя. Например, хотите ли вы, чтобы читатель купил вашу продукцию? Если да, то укажите где её найти. Вы хотите, чтобы читатель посетил ваш веб-сайт и принял участие в конкурсе или узнал побольше информации о вашей компании? Если да, то укажите адрес веб-сайта компании.

• Упомяните название компании в заголовке, подзаголовке или первом параграфе, чтобы поисковые системы легче находили ваш релиз. Если вы отсылаете кому-либо распечатанную версию вашего пресс-релиза, то распечатайте его на официальных бланках компании.

• Очень важно время выпуска. Пресс-релиз должен содержать актуальные и свежие новости.

• Используйте жаргон и специализированные технические термины только в крайнем случае.

• Контрольный звонок может помочь продвижению пресс-релиза в печать.

Предупреждения

• Статьи должны быть положительными. Не употребляйте такие фразы, как: "после ухода в отставку предыдущего председателя" или "после определенного периода бездействия". Такие фразы могут заинтересовать журналиста, и он проведёт своё собственное расследование. Даже если председатель ушёл в отставку по причине плохого здоровья, в статье могут написать обратное.

• Не предоставляйте контактную информацию других людей без их согласия. Кроме того, они должны быть доступны в первые дни после релиза.

• Помните, что у большинства редакторов слишком много работы и мало сотрудников. Если вы облегчите им жизнь, они ответят тем же. Если вы напишите подходящий релиз, то редактор может его напечатать, так как с текстом не надо много работать. Но, если основу релиза будет составлять реклама, в тексте не будет выдержан пиар стиль, то редактор просто его удалит.

• Всегда включайте цитаты, лучше всего лица, непосредственно участвовавшего в предмете релиза. Цитата не должна быть слово в слово, но она должна быть правдоподобной. В любом случае, вы должны получить разрешение на публикацию цитаты непосредственно у автора фразы. Это также позволит журналистам подготовить статью без подтверждающих интервью.

• При отправке пресс-релиза по электронной почте, не делайте заголовок вашего письма "пресс-релиз". Вы только смешаетесь с толпой. Привлеките внимание редактора броским названием и используйте для этого заголовок пресс релиза, например, "Компания Бренд выиграла государственный тендер на 30 миллиардов долларов".