4.4 Описание процессов организации. Паспорт процесса

Процессы могут быть описаны (в частности, это может быть сделано в Руководстве по качеству) различными способами:

1) текстом;

2) в виде таблицы;

3) в виде блок-схемы;

4) в виде SADT-диаграмм, позволяющих создать структурированную модель процессов, указать взаимосвязи процессов, потоки данных, применяемое управление, ресурсы и механизмы - создать графическое и наиболее полное описание процессов;

5) иными способами, например, с использованием таких программных средств как FlowChart, ARIS и т.д.

Однако, наиболее приемлемым, безусловно, является совмещение перечисленных способов и применение в каждом конкретном случае наиболее подходящих вариантов описания процессов.

Технология описания процессов организации должна быть изложена в одном из первых нормативных документов организации, например, в «СТО 3.004-2011 Описание процессов системы менеджмента качества организации.

В этом документе должны быть описаны порядок идентификации и кодирования процессов, разработки процессной модели организации, матриц взаимосвязей процессов и ответственности должностных лиц, технология разработки, согласования, утверждения и проведения изменений паспорта процесса, реализация процессного подхода и методика улучшения, а также размещение разработанного описания процессов в документации СМК, его применение, изменение и периодичность отчетности по процессу.

В качестве примера приведено описание Паспорта процесса, который содержит следующие элементы.

Наименование процесса должно отражать его содержание и быть кратким (например, «Производство», «Управление персоналом»).

Определение процесса должно в краткой форме детализировать его наименование и отвечать на вопрос: «Из каких основных видов деятельности состоит процесс?».

Код процесса состоит из трех знаков: один знак - класс вида деятельности («М» - менеджмент, «Б» - бизнес-процесс, «Р» - менеджмент ресурсов), два знака - порядковый номер процесса данного типа.

Цель процесса определяет необходимый результат процесса. Цель процесса отвечает на вопрос: «Что должно быть достигнуто при надлежащем выполнении данного процесса?»

Цель при необходимости может быть детализирована до уровня задач процесса, определяющих основные направления достижения цели.

Владелец (хозяин, руководитель) процесса, к основным обязанностям которого относятся:

- улучшение своего процесса и выполнение связанных с ним деятельности и задач;

- обеспечение связи с исполнительной властью организации по ее усовершенствованию;

- разработка требований для всех работников, вовлеченных в функционирование и улучшение процесса;

- управление применением внешних требований и выполнением норм;

- обеспечение гарантий устранения всех горизонтальных барьеров процесса.

Входы процесса - все материальные и нематериальные данные, подлежащие преобразованию в процессе.

Поставщики процесса - виды деятельности, являющиеся источниками входов процесса, или организации.

П р и м е ч а н и я

1 Виды деятельности могут быть описаны как процессы или как процедуры СМК организации.

2 Под «организациями» в данном случае понимаются внешние организации (например, предприятия поставщики).

Требования к входам процесса. Как правило, требования установлены в документах, содержащих конкретные характеристики входов. Следует указать соответствующие документы или привести требования.

Выходы процесса - результаты преобразования входов процесса. Все материальные и нематериальные данные, передаваемые потребителям процесса.

Потребители процесса - виды деятельности, являющиеся получателями выходов процесса, или организации. (См. примечания к элементу карты процесса «Поставщики процесса».)

Требования к выходам процесса. Как правило, требования установлены в документах, содержащих конкретные характеристики выходов. Следует указать соответствующие документы или привести требования.

Показатели выходов процесса - показатели, позволяющие оценить соответствие выходов процесса требованиям.

Методы измерения выходов процесса. Как правило, методы измерения установлены в документах. Следует указать соответствующие документы или кратко описать метод.

Ресурсы процесса - все факторы, используемые процессом для преобразования входов в выходы. Ресурсы не являются частью выходных потоков. Ресурсы это персонал, финансы, технические средства, оргтехника и т.д.

Управление определяет (устанавливает требования), регулирует или влияет на процесс. Управление охватывает документы, методы, стандартные методики, стратегию, планы и законодательство. Следует указать все виды управляющих факторов (например, ГОСТ, СТП, РД, И, положение о подразделении, план и т.д.).

Показатели функционирования процесса - показатели, позволяющие оценивать соответствие процесса требованиям в ходе его выполнения и управлять процессом.

Методы измерения показателей функционирования процесса. Как правило, методы измерения установлены в документах. Следует указать соответствующие документы или кратко описать метод.

Показатели результативности процесса - характеризуют степень достижения запланированных результатов. Следует указать формулу расчета показателей результативности процесса.

П р и м е ч а н и я

1 Результативность процесса оценивается как соотношение фактического и нормативного значений показателей выходов процесса.

2 Следует использовать показатели выходов процесса и показатели результативности при оценивании удовлетворенности потребителей.

Затраты на процесс. Следует оценить затраты на процесс, складывающиеся из следующих элементов:

- затраты на труд;

- затраты на средства труда (например, на организационную и технологическую оснастку);

- затраты на материалы;

- затраты на создание условий труда.

П р и м е ч а н и е - Информация о затратах необходима для оценивания эффективности процесса.

Показатели эффективности процесса - характеризуют связь между достигнутыми результатами и использованными ресурсами. Следует указать формулу расчета показателей эффективности процесса.

П р и м е ч а н и е - Эффективность процесса оценивается как соотношение фактического, нормативного значений показателей выходов процесса и затрат на процесс.