Поиск конкретных документов с известными реквизитами

Если ищется конкретный документ, то в этом случае, как правило, изве­стны какие-либо реквизиты документа: номер документа, вид документа, принявший орган, (примерное) название, (примерная) дата принятия. Та­ким образом, для поиска конкретных документов обычно используются по­ля «Номер», «Название документа», «Вид документа», «Принявший орган», «Дата», «Номер в Минюсте», «Дата в Минюсте».

Поля «Номер», «Вид документа», «Принявший орган», «Номер в Минюсте»

Выбор значений в словарях полей «Номер», «Вид документа», «Приняв­ший орган», «Номер в Минюсте» проводится по одному алгоритму. Требуемое значение набирать в поисковой строке полностью не обязательно: как только в словаре останется немного значений, можно визуально найти нужное и отметить его галочкой.

Если набрано значение, которого нет в словаре, то оно в строке поиска из­менит цвет на красный.

Если в поле надо занести только одно значение, достаточно в словаре ус­тановить на него курсор и нажать кнопку «В карточку», расположенную в нижней части окна поля, либо нажать клавишу Enter.

Словарь поля «Принявший орган» отличается от словарей других полей тем, что имеет две колонки: в правой представлены полные названия орга­нов, а в левой — их общепринятые сокращения и аббревиатуры. В поиско­вой строке можно задавать любой вариант.

Поле «Название документа»

Поле «Название документа» содержит три вкладки «Основной поиск», «Расширенный поиск» и «Поиск со словарем». Большинство поисковых за­дач можно решить, используя вкладку «Основной поиск». В этом случае си­стема сама подберет необходимые параметры поиска, обеспечивающие оп­тимальный результат.

Запрос в этой вкладке может состоять из одного или нескольких слов, цифр, дат, номеров и т.д., введенных через пробел. Установив курсор на поле «Название документа», просто набираем одно или несколько слов или целую фразу. В результате будут найдены документы, в названии ко­торых содержатся все эти слова (причем в любом порядке и с любыми окончаниями).

Если название документа известно только приблизительно, указывайте те слова, которые отражают его суть и точно в нем присутствуют.

По умолчанию введенные слова будут найдены во всех формах согласно правилам русского языка, например, по введенному слову налог будут найдены документы с текстом налоги, налоговый, о налогах и т.д.

Слова для поиска следует вводить полностью, например: НЕДВИЖИМОЕ ИМУЩЕСТВО; ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА и т.п.

Система проверит орфографию набранных слов и при необходимости вы­даст сообщение об ошибке.

Поле «Дата»

Поле «Дата» имеет две вкладки — «Словарь» и «Диапазон». Вкладка «Словарь» используется, если точно известна дата принятия документа. Нужную дату следует задать с клавиатуры, но без набора разделительных точек.

Поле «Текст документа»

Характерной особенностью технологии КонсультантПлюс является возможность осуществления быстрого поиска по тексту документа. Поэто­му если реквизиты искомого документа неизвестны или известны только приблизительно, то основным средством поиска является поле «Текст до­кумента», где следует задать слова или фразы, которые должны встречать­ся в тексте этого документа

Как и в поле «Название документа», в поле «Текст документа» имеет­ся три вкладки: «Основной поиск», «Расширенный поиск» и «Поиск со словарем». В большинстве случаев достаточно использовать вкладку «Основной поиск». При этом составление поисковых выражений почти аналогично тому, как делается в такой же вкладке поля «Название документа».

Существенное отличие состоит в следующем: если задать несколько слов через пробел, то будут найдены документы, в текстах которых встречаются все заданные слова, но на ограниченном расстоянии друг от яруга (оно определяется оптимальным образом самой системой в рамках алгоритма основного поиска). Т.е. пробел имеет смысл логического опе­ратора РЯДОМ.

Поскольку система отбирает документы, в текстах которых встречают­ся все заданные таким образом слова, то при построении поисковых выра­жений следует выбирать те слова, которые наверняка должны содержать­ся в тексте. Следует избегать длинных фраз: в этом случае увеличивается вероятность того, что одно из слов такой фразы может отсутствовать в тексте документа.

Слова для поиска следует вводить полностью, например: УЧЕБНЫЙ ОТ­ПУСК; АВАНСОВЫЕ ПЛАТЕЖИ и т.п.

Вместо полных названий терминов можно задавать их общепринятые со­кращения и аббревиатуры, например, БУХУЧЕТ, ВУЗ. Система найдет до­кументы, в тексте которых встречаются как полные названия соответствую­щих терминов, так и их сокращения или аббревиатуры.