Лабораторная работа - 14

Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Разработчик: Аткина В.С.

Лабораторная работа №14

Тема: Знакомство с СУБД MS Access. Создание базы данных

Цель: Ознакомиться с системой управления базами данных с СУБД

MSAccess. Освоить на практике процесс создания баз данных в СУБД

MSAccess

I.Теоретическая часть

1.1.Введение в базы данных, основная терминология

База данных (БД) – совокупность данных, хранимых в соответствии со схемой данных, манипулирование которыми выполняют в соответствии с правилами средств моделирования данных.

Реляционная база данных - это множество взаимосвязанных таблиц,

каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа.

Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например,

клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей,

в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например,

текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД).Система управления базами данных (СУБД)— совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных. Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Разработчик: Аткина В.С.

Схема системы базы данных (от англ. Databasescheme) - ее структура,

описанная на формальном языке, поддерживаемом СУБД. В реляционных базах данных схема определяет таблицы, поля в каждой таблице, а также отношения между полями и таблицами. Выделяют четыре основных уровня и подхода к организации схемы данных:

1.Концептуальная схема — карта концепций и их связей.

2.Логическая схема — карта сущностей и их атрибутов и связей.

3.Физическая схема — частичная реализация логической схемы.

4.Схема объекта — объект БД.

Приразработки БД необходимо определить цели создания и круг задач для решения, которых она предназначена. Это можно сделать, решив какие сведенья необходимы для разработки эффективной структуры БД. В

результате формируется концептуальная схема, которая затем поэтапно преобразуется в логическую и физическую схему данных.

При разработке логической схемы (ЛС) БД решаются следующие задачи.

1.Уточняют характеристики атрибутов таблиц (сущностей):

присваивают уникальные (в рамках одной таблицы) имена,

определяют типы полей (целое число, плавающее число, десятичное число, символьная строка, дата и др.) и возможность хранения пустых значений.

2.Определяют атрибуты, для которых СУБД будет строить дополнительные (вторичные) индексы, выбирают способ генерации уникальных ключей.

3.Выполняется оптимизация ЛС БД, т.е. иногда несколько таблиц объединяют в одну (если основным критерием является производительность) или, наоборот, одна таблица разделяется на несколько (если основным критерием является сокращение дополнительных проверок в ПП, т.е. автоматизация обеспечения целостности БД).

Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Разработчик: Аткина В.С.

Физическая модель данных описывает реализацию объектов логической модели на уровне объектов конкретной базы данных.

Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). При этом сами заносимые в таблицы данные должны удовлетворять следующим принципам:

1.Каждое значение, содержащееся на пересечении строки столбца должно быть атомарным, т.е. неразделимым на несколько значений.

2.Значения данных в одном и том же поле должны принадлежать к одному и тому же типу, доступном для использования в данной СУБД.

3.Каждая запись таблице уникальна, т.е. в таблице не существует записей с полностью совпадающим значением ее полей.

4.Каждое поле в таблице имеет уникальное имя.

5.Последовательность полей таблице несущественна, так же как и последовательность записей.

Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. В реляционных базах данных связи определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. Например, клиенты и заказы связаны отношением "один-ко-многим", т. к. одной записи в таблице, содержащей сведения о клиентах, может соответствовать несколько записей в таблице заказов этих клиентов. Если же рассмотреть отношение между преподавателями и курсами лекций, которые они читают, это будет отношение "многие-ко-многим", т. к. один преподаватель может читать несколько курсов, но и один курс может читаться несколькими преподавателями. И последний тип связей между таблицами — это отношение "один-к-одному". Такой тип отношений встречается гораздо реже. Как правило, это бывает в двух случаях: запись имеет большое количество полей, и тогда данные об одном типе объектов разносятся по двум связанным таблицам, или нужно определить дополнительные атрибуты

Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Разработчик: Аткина В.С.

для некоторого количества записей в таблице, тогда создается отдельная таблица для этих дополнительных атрибутов, которая связывается отношением "один-к-одному" с основной таблицей.

Перви́ чный ключ— в реляционной модели данных один из потенциальных ключей отношения, выбранный в качестве основного ключа

(или ключа по умолчанию). Если в отношении имеется единственный потенциальный ключ, он является и первичным ключом. Если потенциальных ключей несколько, один из них выбирается в качестве первичного, а другие называют «альтернативными». С точки зрения теории все потенциальные ключи отношения эквивалентны, то есть обладают одинаковыми свойствами уникальности и минимальности. Однако в качестве первичного обычно выбирается тот из потенциальных ключей, который наиболее удобен для тех или иных практических целей, например для создания внешних ключей в других отношениях либо для создания кластерного индекса. Поэтому в качестве первичного ключа, как правило,

выбирают тот, который имеет наименьший размер (физического хранения)

и/или включает наименьшее количество атрибутов. Если первичный ключ состоит из единственного атрибута, его называют простым ключом. Если первичный ключ состоит из двух и более атрибутов, его называют составным ключом.

Когда поле таблицы ссылается на другое поле в другой таблице, оно называется внешним ключом. Поле, на которое он ссылается, является первичным ключом.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

добавлять в таблицу одну или несколько записей;

удалять из таблицы одну или несколько записей;

обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Разработчик: Аткина В.С.

1.2.Создание баз данных в Access

ВСУБД Accessпредусмотрено несколько способов создания БД, к

которым относятся:

— Создание БД с помощью шаблона.

— Создание БД без использования шаблона.

1.2.1.Создание БД с помощью шаблона

ВСУБДAccess предусмотрены разнообразные шаблоны, с помощью которых можно быстро создать БД. Шаблон – это уже готовая к использованию БД, включающая все необходимые таблицы, запросы, формы и отчеты для выполнения определенной задачи. Например, предусмотрены шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов,

управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат несколько примеров записей, позволяющих продемонстрировать их использование. Шаблоны БД можно использовать без изменений или настроить в соответствии с конкретными потребностями.

Если один из этих шаблонов наиболее близко соответствует требованиям, которые предъявляются к разрабатываемой БД, то его использование в значительной мере упрощается процесс создания БД.

Однако если необходимо импортировать в Access данные из другой программы, создавать БД следует без использования шаблона. Так как в шаблонах уже определена структура данных, на изменение существующих данных в соответствии с этой структурой может потребоваться много времени.

Алгоритм создания БД с помощью готового шаблона состоит из следующей последовательности шагов:

1.Если база данных открыта, нажмите кнопку «MicrosoftOffice», а затем нажмите кнопку «Закрыть базу данных», чтобы отобразить страницу Приступая к работе с MicrosoftOfficeAccess.

Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Разработчик: Аткина В.С.

2.В средней части страницы «Приступая к работе с

MicrosoftOfficeAccess» отобразится несколько шаблонов. Щелкните ссылки в области «Категории шаблонов», чтобы отобразить другие шаблоны.

3.Выберите шаблон, который необходимо использовать.

4.В поле «Имя файла» предлагается имя файла для БД. Его можно заменить на любое другое имя. При необходимости можно связать созданную базу данных с узлом WindowsSharePointServices 3.0.

5.Нажмите кнопку Создать и Access создаст, а затем откроет БД. Далее отображается форма, в которой можно начать ввод данных. Если шаблон содержит примеры данных, можно удалить каждую из записей,

щелкнув область выделения записи (затененное поле или полосу слева от записи) и выбрать команду«Удалить».на вкладке «Начальная страница» в группе «Записи».

6.Щелкните первую пустую ячейку в форме и приступайте к вводу данных. Используйте область переходов для перехода к другим необходимым формам или отчетам.

Если в множестве встроенных в СУБД готовых шаблонов нет нужного,

то Accessпозволяет загрузить множество готовых шаблонов с узла

OfficeOnline. Для этого выполните следующую последовательность действий:

1.На странице «Приступая к работе с MicrosoftOfficeAccess» в разделе

«Дополнительно» на веб-узле OfficeOnline щелкните пункт Шаблоны.

2.В окне обозревателя отобразится главная страница «Шаблоны» на веб-

узле MicrosoftOfficeOnline.

3.Используйте средства поиска и перехода MicrosoftOfficeOnline для поиска нужного шаблона приложения Access, а затем следуйте инструкциям для его загрузки. При загрузке шаблона файл БД загружается на компьютер, а затем открывается в новом окне СУБДAccess. В большинстве случаев шаблоны разрабатываются таким

Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Разработчик: Аткина В.С.

образом, чтобы сразу открывалась форма ввода данных и можно было немедленно приступить к их вводу.

1.2.2. Создание базы данных без использования шаблона.

Данный способ создание БД подразумевает создание БД с «нуля» для этого нужно создать таблицы, формы, отчеты и другие объекты БД. В

большинстве случаев необходимо выполнить одно или оба следующих действия:

1.Ввод, вставка или импорт данных в таблицу, которая создана при создании новой БД, и последующее повторение этой процедуры для новых таблиц, которые создаются с помощью команды «Таблица»,

расположенной на вкладке «Создать».

2.Импорт данных из других источников и создание новых таблиц в этом

процессе.

Для того чтобы создать пустую БД нужно выполнить следующий

алгоритм действий:

1.На странице «Приступая к работе с MicrosoftOfficeAccess» в разделе

«Новая пустая база данных» выберите команду «Новая база данных».

2.В области «Новая база данных» в поле «Имя файла» введите имя файла. Если имя файла указано без расширения, расширение будет добавлено автоматически. Чтобы сохранить файл в другой папке,

отличной от используемой по умолчанию, нажмите кнопку «Открыть»,

перейдите к нужной папке и нажмите кнопку ОК.

3.Нажмите кнопку «Создать».

4.Приложение Access создаст БД с пустой таблицей с именем

«Таблица1» и откроет эту таблицу в режиме таблицы. Курсор находится в первой пустой ячейке столбца «Добавить поле».

5.Чтобы добавить данные, начните их вводить или вставьте данные из другого источника. Если на этом этапе вводить данные в таблицу

Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Разработчик: Аткина В.С.

«Таблица1» не нужно, нажмите кнопку «Закрыть». Если таблица была изменена, то появится запрос на сохранение изменений в таблице.

Структура таблицы создается при вводе данных — при каждом добавлении нового столбца в таблицу определяется новое поле. СУБД Access

автоматически задает тип данных для каждого поля на основе введенных данных.

1.3. Создание таблиц в БД

Добавление таблиц к существующей БД осуществляется командами группы «Таблицы» на вкладке «Создать»см. рисунок 1.

Рисунок 1 - Создание таблиц БД в СУБД Access

1.3.1.Создание таблицы в режиме таблицы.

Врежиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами («Поле1», «Поле2» и т. д.). СУБД

Access автоматически задает тип данных для каждого поля в зависимости от вводимых данных. Для создания таблицы в данном режиме нужно выполнить следующий алгоритм действий:

1.На вкладке «Создание» в группе «Таблицы» щелкните «Таблица». Access создаст базу данных с пустой таблицей с именем «Таблица1»

и откроет эту таблицу в режиме таблицы. При этом будет выделена первая пустая ячейка столбца «Добавить поле».

2.На вкладке «Таблица» в группе «Поля и столбцы» щелкните «Новое поле».В СУБДAccess отображается область «Шаблоны полей» со

Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Разработчик: Аткина В.С.

списком обычно используемых типов полей. Если дважды щелкнуть или перетащить одно из этих полей в таблицу, будет добавлено поле с этим именем и заданы соответствующие типу этого поля значения свойств. При необходимости эти свойства можно затем изменить.

Необходимо перетащить это поле в область таблицы, содержащую данные — появится вертикальная линия вставки, указывающее место вставки поля.

3.Чтобы добавить данные, начните их вводить в первую пустую ячейку или вставьте данные из другого источника.

4.Для переименования столбца (поля) дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя.Рекомендуется присваивать полям значимые имена, чтобы при просмотре области списка полей было понятно, что содержится в каждом поле.

5.Для перемещения столбца сначала щелкните его заголовок, чтобы выделить столбец, а затем перетащите столбец в нужное место.Кроме того, можно выбрать сразу несколько смежных столбцов, а затем одновременно перетащить их в новое место. Чтобы выбрать несколько последовательно расположенных столбцов,

щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.

1.3.2.Создание таблицы в режиме конструктора

В режиме конструктора сначала создается структура новой таблицы.

Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести

данные, используя другой метод, например вставку или импорт.

1.На вкладке «Создание» в группе «Таблицы» щелкните «Конструктор таблиц».

2.Для каждого поля в таблице введите имя в столбце «Имя поля», а

затем в списке «Тип данных» выберите тип данных (см. рисунок 2).

Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Разработчик: Аткина В.С.

3.Для задания описания поля в столбце используйте раздел Описание.

Это описание будет отображаться в строке состояния, когда в режиме таблицы курсор будет находиться в данном поле. Это описание также отображается в строке состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые создаются путем перетаскивания этого поля из области списка полей, и любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера отчетов или мастера форм.

4.Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:

5.Чтобы добавить данные, переключитесь в режим таблицы начните их вводить, щелкнув первую пустую ячейку. Данные также можно вставить из другого источника.

1.3.3. Создание таблицы на основе шаблона

В СУБДAccess имеются шаблоны для часто используемых типов таблиц. Одним щелчком мыши можно создать полную, сконфигурированную и готовую к использованию структуру таблицы. Чтобы привести таблицу в соответствие со своими запросами пользователь может добавлять или удалять поля.

1.На вкладке «Создание» в группе «Таблицы» щелкните «Шаблоны таблицы» и затем выберите из списка один из доступных шаблонов.

2.Данные можно ввести в первую пустую ячейку таблицы или вставить их из другого источника в соответствии с инструкцией,

приведенной в разделе.

3.Для удаления столбца щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши, а затем выберите команду «Удалить столбец».

4. Для добавления столбца на вкладке «Таблица» в группе «Поля»

и столбцы щелкните «Новое поле».