- •Раздел 7 База данных Access
- •2 Ввод данных в ячейки таблицы
- •3 Выполнение операций с бд
- •И расширенный фильтр.
- •4 Сохранить созданную таблицу бд.
- •1 Создание новой бд на дискете.
- •2 Создание таблицы бд.
- •3 Сохранение таблицы:
- •Задание 2 Примера. Заполнение таблицы бд, работа с таблицей
- •8 Добавить новую запись
- •5 Для сортировки данных в поле "Дата рождения" по убыванию:
- •6 Для фильтрации данных по полям "Должность" и "Зарплата":
- •9 Для просмотра созданной таблицы перед печатью:
- •Контрольные вопросы
- •Задание
- •Во вкладке Общие должны быть использованы все ограничения, рассмотренные вПримере создания бд:
- •1 Вариант.
- •2 Вариант.
- •Лабораторная работа 2
- •1.1 Способы создания форм
- •1.2 Правила ввода данных в форму:
- •Данные в форме сохраняются автоматически по мере их ввода в файле созданной бд, например, в файле бд "Справочник".
- •2 Создание форм
- •2.1 Порядок создания формы с помощью Автоформы
- •2.1.1 Сохранение формы
- •2.2 Порядок создания формы с помощью Мастера форм
- •Задание
- •Лабораторная работа 3
- •1.1 Применение запросов
- •1.2 Операции с данными в запросах
- •2 Создание отчетов
- •2.1 Формирование отчётов
- •Должность. Нажать клавишу Далее, появится следующее окно (рис. 12).
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа 4
- •4 Создание форм для ввода данных в таблицы
- •Контрольные вопросы
- •Задание (Номер варианта – номер компьютера в аудитории)
- •Лабораторная работа 5
- •2 Разработка запросов
- •2.1 Запрос с параметром по одной таблице.
- •2.2 Запрос с параметром по нескольким таблицам.
- •2.4 Запрос на удаление
- •2.5 Запрос на создание таблицы
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа № 6 Создание сложных форм и отчетов
- •1 Разработка сложной формы
- •Пример 1Создание сложных форм.
- •Порядок работы:
- •2 Редактирование формы.
- •3 Редактирование осей диаграммы.
- •2 Разработка сложного отчёта Пример 2Создание сложных отчетов
- •Порядок работы
- •3 Разработка кнопочной формы-меню
- •Порядок работы
- •Контрольные вопросы
Раздел 7 База данных Access
Лабораторная работа 1
Создание и редактирование таблицы базы данных
Цель работы: научиться создавать, заполнять и редактировать
таблицы баз данных
Содержание работы
1 Создание таблицы БД в режиме конструктора.
2 Ввод данных в ячейки таблицы
3 Выполнение операций с БД.
1 Создание таблицы БД в режиме конструктора
База данных (БД)–поименованная совокупность данных, предназначенная для использования в одном или нескольких приложениях, например, телефонный справочник – это БД телефонных номеров объектов, список студентов группы – БД студентов, составляющих академическую группу и т.д.
Access - это система управления базами данных (СУБД), т.е. комплекс программ, предназначенный для хранения больших массивов данных в определенном формате (формате таблицы) и их автоматизированной обработки, например, расчет налогов, заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчеты.
Access входит в состав пакета приложений MS Office, который работает под управлением операционной системы Windows, поэтому в Access все операции (вырезать, копировать, вставить данные из любого приложения Windows и др.) выполняются по одним правилам. Данные Access просто комбинировать с данными СУБД Paradox, Dbase, с табличным процессором Excel.
Access - это реляционная СУБД (от англ. relation- отношение) Это означает, что БД может содержать несколько связанных между собой отношениями таблиц БД, что помогает упростить структуру данных, исключить их дублирование и облегчить выполнение работы.
Основное различие между таблицей базы данных (БД) и электронной
таблицей Excel - в системе адресации - в таблице Excel адресуется и обрабатывается каждая ячейка отдельно, а в таблице БД – текущая запись со всеми полями. Второе отличие - в таблицу Excel можно сразу вводить любые данные, а в таблице БД её полям сначала нужно задать тип вводимых данных. Третье отличие – файл Excel сначала создаётся, а потом сохраняется командой Сохранить (Сохранить как…), а для БД Access сначала в
памяти создаётся своя папка, а затем в неё автоматически сохраняются все её таблицы, формы, запросы и отчёты.
По умолчанию БД, созданные в Access 2002 сохраняются в формате
Access 2000 для совместимости их с предыдущими версиями программы, Access 2000 и Access 97. Для использования всех средств Access 2002 нужно установить в компьютере соответствующий формат командой Сервис\Параметры\вкладка Другие, в поле Формат файла по умолчанию раскрыть список форматов и выбрать Access 2002, затем нажать клавиши Применить и ОК.
В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей – Мастера, Шаблоны, Выражения, встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications), позволяющий программировать сложные процедуры обработки данных и др.
Мастер (Wizard) - специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем сама создает этот объект, выполняя всю черновую работу. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.
Шаблон – заготовка базы данных конкретного типа (Склад, Контакты, Ресурсы, Расходы и др.), в которой уже созданы таблицы с заданными полями, формы, отчёты и форматы вывода отчётов на печать. Пользователю остаётся только заполнить таблицы БД своими данными. При необходимости можно выбрать поля таблицы и форматы распечатки из предлагаемых списков, ненужные таблицы шаблона БД можно удалить.
Построитель выражений используется для создания сложных математических и логических формул и выражений как для проверки различных условий, так и для выполнения вычислительных операций.
БД может содержать следующие составляющие - таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты. Все они в Access хранятся в одном файле.
Таблица – массив для хранения данных, состоит из записей (строк) и полей (столбцов) в таблице данных Access
Запрос – средство обработки данных в таблице, служит для просмотра, анализа и изменения данных из нескольких таблиц БД.
Форма – фрагмент таблицы данных, служащий для ввода, редактирования, просмотра и удаления данных.
Отчёт – средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации.
Объект – идентификатор, формула, рисунок, диаграмма, таблица,
отчёт, форма и др. элемент данных или БД.
Структура таблицы БД и типы данных. Основным структурным компонентом БД является таблица. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о сотруднике может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п.
Структура таблицы определяется:
названиями полей, из которых она состоит,
типами полей и
размерами полей.
Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя (название), которое может содержать не более 64 символов (нельзя использовать символы !, . , % , $ , #) и задаётся один из основных типов данных. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора.
В табл. 1. представлены типы данных Access и их описание.
Таблица 1
Тип данных |
Описание |
1 |
2 |
Текстовый |
Текст или числа, не используемые в вычислениях, например, номера телефонов (до 255 знаков) |
Числовой |
Числа различных форматов, используемые в математических расчетах |
Дата/время |
Значения даты и времени с 100 по 9999 год включительно |
Денежный |
Числа в денежном формате и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части |
Поле MEMO |
Длинные текстовые данные, для хранения комментариев; до 2 16 = 65535 символов |
Счетчик |
Последовательные числа, автоматически назначаемые записям - порядковые номера записей. В таблице может быть только одно поле этого типа, оно выступает в качестве ключевого и его значения счетчика обновлять нельзя |
Логический |
Может иметь только одно из двух возможных значений: True (Истина) и False (Ложь) |
Поле объекта OLE |
Объект (например, таблица Ms Excel, документ Ms Word, рисунок, звукозапись или др. данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access из другого приложения |
1 |
2 |
Гиперссылка |
Ссылка на другой файл или место на Web-странице, позволяет перейти от поля к сведениям из другого файла. Это строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки, который может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL). Вставка адреса гиперссылки в поле или в элемент управления выполняется командой Вставка\ Гиперссылка |
Мастер подстановок |
Создает поле, которое значения из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля |
создание пустой таблицы в Access возможно четырьмя способами:
Использование Мастера БД для создания всей базы данных (содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы) за одну операцию. Мастер БД может только создавать новую БД, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу;
Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества предлагаемого списка;
Режим таблицы. Ввод данных непосредственно в пустую таблицу При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;
Режим конструктора. Определение всех параметров макета таблицы.
Режим конструктора является основным, т.к. позволяет не только создавать пустую таблицу, определять все параметры её макета, но и изменять таблицы, созданные другими методами (с помощью мастера БД, мастера таблиц и в режиме таблицы) – изменять и добавлять поля, устанавливать значения по умолчанию, ограничения, маски ввода и др.