Глава 2. Общая характеристика управленческих документов

Классификационные группы

Пояснения

По видам деятельности

Научно-технические документы, проектно-смектные, нормативные, отчётно-статистические, финансово-расчётные, учебно-методические, производственные(технологические) и т.д.

По наименованию

Чертежи, графики, схемы, акты, инструкции, планы, отчёты и др.

По способу документирования

Рукописные, электронные, графические, изобразительные, кино-, фото - , фонодокументы, цифровые.

По месту составления

Документы подразделяются на внешние (входящие и исходящие) и внутренние.

Входящие – это документы, поступившие в организацию.

Исходящие – это документы, отправляемые из организации.

Внутренние – составленные и используемые в самой организации.

По степени сложности

Простые и сложные.

Простые документы – это документы, в которых рассматривается один вопрос.

Сложные документы – это документы, в которых рассматривается несколько вопросов.

По форме изложения (по степени унификации)

Документы подразделяются на :

Индивидуальные – документы, содержание которых излагается в свободной форме;

Трафаретные – документы, в которых структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении;

Типовые – документы, созданные для документирования стандартных ситуаций и используемые во всех организациях.

По происхождению

Документы могут быть:

Официальные (служебные) – документы, затрагивающие интересы организации, составленные юридическими или физическими лицами, оформленные в установленном порядке;

Личные – документы, касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными.

По грифу ограничения доступа

Документы подразделяются на открытые и документы с ограниченным доступом.

Документы могут иметь след. грифы:

«Для служебного пользования»- служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;

«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности»- информация, содержащую государственную тайну;

«Конфиденциально» - информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;

«Коммерческая тайна» - информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации.

По степени подлинности

Документы делятся на :

- подлинники (оригиналы) – первичные или единичные экземпляры официальных документов, в которых содержатся сведения, подтверждающие их достоверность (сведения об авторе, времени и месте создания);

- копии – документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы;

- заверенные копии – это копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу;

- дубликаты – это повторные экземпляры подлинника, имеющие юридическую силу.

Подлинные документы бывают действительными и недействительными.

Недействительными документы становятся в результате истечения срока или отмены его другими документами.

По срокам исполнения

Срочные и несрочные документы.

Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также с пометкой «срочно».

По срокам хранения

Документы постоянного хранения;

Долговременного хранения (свыше 10 лет);

Временного хранения (до 10 лет).