3. Организация документооборота в организации

3.1. Организация первичного учета на предприятии и в его подразделениях

Первичное наблюдение первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание

Процедура первичного наблюдения может быть схематически представлена следующим образом:

По результатам первичного наблюдения составляется документ. Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.³

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учетными документами. На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бухгалтерской записи.

Документация - оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.

Документ - письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ - основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учетно-вычислительных работ в последнее время, но еще более возросло.

Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации. Перечень таких форм первичных учетных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учета.

Жизненный цикл каждого документа проходит три этапа:

• приемку по форме и существу;

• обработку, включая при необходимости арифметический подсчет и указание корреспондирующих счетов;

• хранение в бухгалтерии или в архиве организации.

Автоматизация учетных работ ставит свои проблемы при формировании первичных документов. Их перечень определяет:

• понятие документа;

• выбор критерия придания юридической силы машинным документам;

• регламентация координирования документов;

• регламентация технологии машинной обработки;

• выбор технологии обмена данными между автоматизированными системами, в функции которых входит сбор и обработка экономической информации;

• критерии отбора способов закрепления персональной ответственности за достоверность вводимой информации и результатов ее обработки;

• установление способов защиты от несанкционированного доступа к базе данных, хранящихся в памяти ЭВМ;

• способы исправления ошибочных записей;

• возможность проверки достоверности данных органами внутреннего и внешнего контроля.

Подготовленные на машинных носителях документы должны соответствовать ГОСТу 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».⁴

«В документе заполняют определенные показатели – реквизиты. Реквизиты – это показатели, которые приводятся в документах и характеризуют хозяйственные операции.

Количество и содержание реквизитов определяется характером хозяйственной операции (например, реквизиты по учету зарплаты и по материальным ценностям будут отличаться друг от друга). Но все же есть такие реквизиты, которые обязаны быть во всех документах. Эти реквизиты указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». К ним относятся:

1. Наименование документа (формы), код формы.

2. Дата составления документа

3. Наименование организации, от имени которой составлен документ.

4. Содержание хозяйственной операции.

5. Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.

6. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления

7. Личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники)

Помимо обязательных реквизитов, в первичные документы могут включаться и дополнительные реквизиты, отражающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной информации в конкретной организации, такие как:

1. Номер документа

2. Адрес организации

3. Основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной в документе (например, договор, приказ и т.п.)

4. Печать

5. Другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документированных хозяйственных операций, например, Налоговым кодексом РФ предусмотрено выделение отдельной строки для сумм НДС в первичных документах. Также для упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции».⁵

3.2. Характеристики и принципы организации документооборота.

Документооборот — сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени (Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным). Для этого необходимо:

- максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа должно быть оправданным);

- исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.);

- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

При организации движения документов должны соблюдаться следующие правила:

- Централизация операций по приему и отправке документов.

- Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа.

- Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем).

- Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации.

- Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.

- Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.

- Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений.

- Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом.

- Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки.

- Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».

Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться. В разделе 3.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Документооборот исследуемой организации можно подразделить на 3 типа:

1. Входящие

2. Исходящие

3. Внутренние

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией нашего предприятия являются накладные поставщиков, т.к. основным видом деятельности нашего предприятия является деятельность ресторанов.

Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

1. бланк компании для письма;

2. бланки финансовой отчетности организации для контролирующих органов (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках и т.п.)

3. общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

– Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

– Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

– Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы в компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название организации, вида документа, даты и номера, печати, подписи руководящих лиц с расшифровкой. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2007.

3.3 Формирование плана-графика документооборота.

График документооборота - это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

В учетной политике не нужно подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить лишь его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации. Если на фирме графика нет, то за это не накажут. Но сотрудникам бухгалтерии и других служб фирмы без него будет значительно сложнее работать.

График документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в которой указываются ответственные за оформление, обработку и проверку каждого документа, срок, в который должен быть составлен каждый документ, и порядок его передачи в архив.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждая фирма составляет его самостоятельно исходя из количества сотрудников, видов деятельности и методов организации бухгалтерского учета. Так, например, график документооборота торговой фирмы будет отличаться от графика производственного предприятия.

Работники фирмы (табельщики, кладовщики, подотчетные лица, снабженцы и др.) должны оформлять и сдавать документы, которые относятся к сфере их деятельности в срок, указанный в графике.

Для этого каждому исполнителю нужно вручить копию выписки из графика документооборота. В ней перечислить документы, которые он должен оформлять или получать от других фирм, указать сроки их представления и подразделение фирмы, в которое он должен документы сдать. Работнику нужно на выписке расписаться.

Оформлять и подписывать первичные документы могут не все сотрудники фирмы. Перечень работников, которые имеют на это право, должен утвердить руководитель фирмы по согласованию с главным бухгалтером.⁶

Примерный график документооборота для организации ООО «АРГОС» см. в Приложении В.

3.4 Организация хранения документов

Заключительным этапом документооборота является передача документов в архив – хранение документов. Хранение должно быть организовано таким образом, чтобы можно было обеспечить полную сохранность документа, а при необходимости обеспечить возможность использовать их в случае каких-либо проверок или при возникновении спорных вопросов, и т.п.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. По общему правилу обработанные первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

На практике же каждый бухгалтер сам решает, как хранить обработанные документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов осуществляемой им деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета. Например, выписанные в адрес предприятия счета на оплату многие бухгалтеры подшивают к соответствующим платежным документам, а использованные командировочные удостоверения - к авансовым отчетам.

Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, необходимо хранить в специальных журналах.

Если бухгалтерский учет ведется на компьютере, нужно делать бумажные копии первичных документов для других участников хозяйственной операции, а также по требованию налоговой инспекции и других контролирующих органов.

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого руководитель назначает инвентаризационную комиссию, которая составляет акт об уничтожении (в произвольной форме).

Передача документов на хранение в архив

Документы, срок хранения которых еще не истек, можно сдать на хранение в архив (государственный или частный).

Чтобы передать документы в Росархив, достаточно заключить договор с его территориальным отделением. В договоре, указывается, что работники архива вправе приходить на предприятие с проверками. Однако на практике таких случаев практически не случается.

Во-первых, архивисты могут прийти по решению суда. Например, если в суд обратился бывший работник фирмы, отчаявшийся получить справку, подтверждающую его стаж.

Во-вторых, архивисты могут появиться в организации и по приглашению экспертов из инспекции Минтруда, если те в ходе своей проверки выявят нарушения правил ведения кадровых документов.

Если документы сданы на хранение в архив, то уничтожить эти бумаги без разрешения сотрудников архива уже нельзя. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего.

Изъятие документов

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями. Изъятие может производиться только на основании мотивированного постановления, оформленного в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе снять копии с изымаемых документов в присутствии органов, производящих изъятие. При этом на документах указывают дату и основание изъятия.⁷

Формирование дел

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• Распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

• Расположение документов внутри дела в определенной последовательности;

• Оформление обложки дела.

Эти операции исполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, так же при последующем их хранении в ведомственном архиве.

В организациях формирование дел осуществляется централизовано и децентрализовано. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае – всеми структурными подразделениями организации.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется с помощью ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен, в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год и др. Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Ограничений по минимальному объему дел не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома, части или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу.

Приложение к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии – заверительную надпись, отметку «В дело».

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящееся к нему приложение, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В то же время допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д. При формировании документов в дела по предметно вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы совещаний фирмы ООО «Аргос» за 2009 год».

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2007 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Московской области по вопросам поставки продукции».

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях».

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

3.5. Автоматизация документооборота.

Автоматизацию документооборота можно условно поделить на 4 типа:

1. Бумажный документооборот

2. Бумажный документооборот с использованием автономных ЭВМ

3. Смешанный документооборот

4. Безбумажный документооборот

Бумажный документооборот означает, что документ проходит все этапы в бумажном виде. Примерно 15 лет назад данный вид документооборот был основным. Чтобы зарегистрировать бумажный документ использовались большие журналы, либо листы большого формата, в которые записывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока листы и журналы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они постепенно заменили листы и журналы, что положило начало использованию автономных электронно-вычислительных машин в бумажном документообороте.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что компьютеры используются для подготовки и регистрации документов. Собственно говоря, начиная с этого этапа и возникло понятие электронного документа.

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.⁸

Преимущества электронного документа на ПК без локальных сетей незначительны, т.к. передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры объединены в локальную сеть, которые служат для подготовки, передачи адресату и хранения документов, но документ имеет юридическую силу только на бумажных носителях.

Безбумажный (электронный) документооборот предполагает, что все операции ведутся в электронном формате.

В ООО «Аргос» используется бумажный документооборот с использованием ЭВМ, т.е. нужные документы готовятся в электронном виде, распечатываются, и утверждаются только в бумажном виде. Документооборот ведется на бумажных носителях. Организация имеет возможность в ближайшем будущем перейти на смешанный документооборот.