Методические рекомендации для студентов по самоподготовке и проведению практического занятия №9 по информатике.

(1 курс, 1 семестр, факультет ЭУЗд)

Тема:«Создание базы данных. Системы управления базами данных. Ввод и просмотр данных посредством форм. Мастер форм»

Актуальность темы: Будущему медику необходимо обладать основными навыками работы с компьютером и с программами пакета MS Office.

Цель изучения темы: Понимание особенностей использования баз данных для правильного хранения данных.

После самостоятельной подготовки к занятию студент должен знать:

• Способы создания таблиц и форм;

• Методы ввода данных в таблицы;

• Создание простых запросов и отчетов.

После самостоятельной подготовки к занятию студент должен уметь:

• Пользоваться системой управления базой данных;

• Создавать таблицы и формы.

• Создавать различные виды запросов.

План систематизации по разделу:

1. Создание базы данных «Банк»

2. Сортировка и фильтрация данных

3. Создание форм

Рекомендуемая литература:

Основная литература

1. Информатика : учеб. для студентов эконом. специальностей высш. учеб. заведений/под ред. Н.В. Макаровой.-3-е перераб. изд. - М. : Финансы и статистика, 2004, 2007 - 765 с. :ил. Гриф МО РФ

Дополнительная литература:

2. Лопин, В. Н. Система разработки баз данных Microsoft Access : учеб. пособие для студентов всех специальностей / В.Н.Лопин, С.А.Долгарева, Е.В.Фетисова; ГОУ высш. проф. образования, КГМУ, каф. биомедфизики, информатики с курсом математики. - Курск : КГМУ, 2004. - 15 с. : ил.

3. Турецкий, В.Я. Математика и информатика: учеб. пособие для студентов высш. учеб. заведений, обучающихся по соц.-гум. гуманитар. направлениям и специальностям/ В.Я.Турецкий л-ры.-3-е изд., перераб. и доп .-М. :Инфра-М, 2005 .-558 с.-(Высш. образование).

4. Каймин, В.А. Инфоpматика : учеб. для студентов высш. учеб. заведений, обучающихся по естеств.-науч. направлениям и специальностям/ В.А.Каймин.-5-е изд. - М. : ИНФРА-М, 2007.-284 с.:ил.-(Высш. образование). Гриф МО РФ

5. Олифер, В. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы : учеб. пособие для студентов высш. учеб. заведений, обучающихся по направлению "Информатика и вычислит. техника" и по специальностям "Вычислит. машины, комплексы, системы и сети", "Автоматизир. машины, комплексы, системы и сети", "Програм. обеспечение вычислит. техники и автоматизир. систем"/В.Олифер, Н.Олифер.-4-е изд.-СПб.:Питер, 2010.-943 с.:ил.

Электронное информационное обеспечение и Интернет-ресурсы.

1. Электронная библиотека медицинского вуза «Консультант студента» www/studmedib.ru: Информатика для медиков : учебное пособие / Г. А. Хай. - СПб. : СпецЛит, 2009. - 223 с.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое информация?

2. Что такое база данных?

3. Что такое поле?

4. Что такое запись?

5. Что такое СУБД?

6. Для чего используется СУБД?

7. Из каких объектов состоит БД Access?

8. Какие типы полей используются в Access?

9. Что такое данные?

10. Что такое реляционная база данных?

11. Какие существуют режимы работы с таблицами?

12. Что такое информационно-логическая модель базы данных?

13. Каких правил необходимо придерживаться при создании информационно-логической модели базы данных;

14. Что такое схема данных?

15. Для чего нужны связи?

16. Что такое обеспечение целостности данных?

Задания для самоподготовки:

1. Откройте программу Access.

2. Создайте новую базу данных.

3. Создайте таблицу базы данных.

4. Определите поля первой таблицы «Вклады» и их свойства в соответствии с табл. 1. Потом создайте оставшиеся таблицы.

Вклады
Имя поля	Тип данных		Размер поля (на вкладке Общие)
Код вклада	Числовой		Целое
Наименование вклада	Текстовый		30
Срок вклада, месяцев	Числовой		Целое
Ставка, % годовых	Числовой		Целое
Минимальная сумма	Денежный		-
Клиенты
Код клиента	Числовой		Целое
ФИО	Текстовый		50
Номер паспорта	Текстовый		15
Адрес	Текстовый		50
Телефон	Текстовый		10
Счета
Код клиента	Числовой		Целое
№ счета	Числовой		Целое
Код вклада	Числовой		Целое
Вложенная сумма, р	Денежный		-

Таблица 1. Таблица данных Вклады

5. Сохраните созданные таблицы.

6. Введите ограничения на данные, вводимые в поле Срок вклада; должны вводиться числа не больше 99.

7. Задайте значение по умолчанию для поля Срок вклада в виде числа 10.

8. Заполните таблицу данными в соответствии с рис. 1.5 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле Срок вклада.

9. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

10. Произведите поиск в таблице вклада «К отпуску».

11. Произведите сортировку данных в поле Наименование вклада по убыванию.

12. Произведите фильтрацию данных по полю Срок вклада.

13. Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

14. С помощью Мастера форм создайте форму Вклады.

15. Просмотрите форму, как она будет выглядеть на листе бумаги.

ВЫПОЛНЕНИЕ:

1. Откройте программу Microsoft Access любым известным способом.

2. Для создания новой базы данных:

• выберите пункт Создать;

• потом щелкните по опции Новая база данных.

3. Для создания таблицы базы данных:

• в окне базы данных выберите вкладку Создание, а затем щелкните по кнопке Конструктор таблиц;

• в результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы.

4. Для определения полей таблицы:

• введите в строку столбца «Имя поля» имя первого поля – Код вклада;

• в строке столбца «Тип данных» щелкните по кнопке списка и выберите тип данных – Числовой;

• на вкладке Общие установите размер поля Целое;

• на вкладке Общие в поле Индексированной поле установите Да (Совпадения не допускаются). Это нужно для того, чтобы значения в этом поле не совпадали, хотя Индексированной поле (ключевое поле) в однотабличной базе данных не обязательно;

• остальные поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access;

Примечание. Заполнение строки столбца «Описание» необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

5. Заполните оставшиеся поля таблицы, при этом индексация проводиться только для первого поля – Код вклада.

6. Для сохранения таблицы:

• выберите пункт меню Файл, Сохранить;

• в диалоговом окне «Сохранение» введите имя таблицы «Вклады»,

• щелкните по кнопке <ОК>.

Примечание. Если в таблице не было задано ключевое поле (поле первичного ключа) то в результате щелчка по кнопке <ОК> Access предложит вам задать ключевое поле, т е поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для много табличной, поэтому щелкните по кнопке <Нет>, но в нашей таблице мы обозначили поле Код вклада, т.к. не хотим повторения значений в данном поле.

Индекс — это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных а таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индекси­руется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и Гиперссылка или полей объектов OLE. Свойство Индексированное noле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускает­ся создание произвольного количества индексов.

7. Для задания условия на значение для вводимых данных:

• войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы «Вклады». Выполните команду Главная, Режим, Конструктор;

• в верхней части окна щелкните по полю Срок вклада;

• в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

• напишите выражение > 1 , затем And (эта операция выполняет функцию И), напишите < 100. Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле Срок вклада могут вводиться только значения в указанном диапазоне.

• в строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой срок вклада не существует, правильно введите данные''.

8. В строке Значение по умолчанию введите число 10;

9. Создайте оставшиеся таблицы, руководствуясь табл.1;

10. Для заполнения таблицы:

• Откройте первую таблицу «Вклады» в режиме таблицы. Для этого щелкните 2 раза по вашей таблице в левой части окна программы

• Далее введите данные:

• Проделайте те же шаги для оставшихся таблиц:

11. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

• сделайте двойной щелчок по границе между названиями столбцов;

• проделайте эту операцию с остальными полями.

12. Для поиска в таблице «Вклады» вклада «К отпуску»:

• переведите курсор в первую строку поляНаименование вклада;

• выполните команду Главная/Найти;

• в появившемся окне, в поле Образец введите

• п

  Рис 1.5 Поиск и замена.

  олеСовпадение выберите из списка С любой частью поля;

• в поле Просмотр выберите из списка ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

• установите флажок для опции С учетом формата полей;

• щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на четвертую запись и выделит слово К отпуску;

• щелкните по кнопке Найти далее. Если в таблице встретиться еще запись тогда курсор перейдет к этой записи;

• щелкните по кнопке Отмена для выхода из режима поиска.

13. Для сортировки данных в поле Наименование вклада по убыванию:

• щелкните по любой записи поля Наименование вклада;

• щелкните по кнопке на вкладке Главная. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле.

14. Для фильтрации данных по полю Срок вклада:

• щелкните по записи 12 поля Срок вклада;

• щелкните по кнопке . В таблице останутся только записи о сроке вклада в 12 месяцев;

• для отмены фильтрации щелкните по кнопке . В таблице появятся все данные.

14. Сохраните базу данных:

• выполните команду Файл/Сохранить базу данных как;

• выберите свою папку, в которую сохраните свою базу данных;

• введите название базы – Банк.

14. Для создания формы Вклады:

• перейдите на вкладку Создание;

• выберите в разделе Формы – Мастер форм;

• в появившемся окне щелкните по значку списка в нижней части окна;

• выберите из появившегося списка в качестве источника данных таблицу Вклады, хотя это можно сделать и в следующем окне;

• в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля, поэтому щелкните по кнопке (>>);

• щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне выберите стиль оформления. Для этого щелкните по словам, обозначающим стили, либо перемещайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре Вклады. Остальные параметры в окне оставьте без изменений;

• щелкните по кнопке <Готово>. Перед вами откроется форма в один столбец. Столбец слева — это названия полей, столбец справа — данные первой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра "1"). Для перемещения по записям надо щелкнуть по кнопке ( > ) (в сторону записей с большими номерами) или ( < ) (в сторону записей с меньшими номерами). Кнопка ( I< ) — это переход на первую запись, кнопка ( >I ) — переход на последнюю запись.

14. Создайте формы для оставшихся таблиц.

ПРИЛОЖЕНИЕ:

Краткие теоретические сведения.

База данных (БД) — именованная совокупность структурированных данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.

Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и, в конечном счете, автоматизации, например, предприятие, вуз и т.д.

Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Сделать это возможно, только если данные структурированы.

Структурирование данных - это введение соглашений о способах представления данных.

Неструктурированными называют данные, записанные, например, в текстовом файле.

Пример 1. На рис.1 пример неструктурированных данных, содержащих сведения о студентах (номер личного дела, фамилию, имя, отчество и год рождения). Легко убедиться, что сложно организовать поиск необходимых данных, хранящихся в неструктурированном виде, а упорядочить подобную информацию практически не представляется реальным.

Личное дело № 16493, Сергеев Петр Михайлович, дата рождения 1 января 1976 г.; Л/д № 16593, Петрова Анна Владимировна, дата рожд. 15 марта 1975 г.; № личн. дела 16693, д.р. 14.04.76, Анохин Андрей Борисович

Рис. 1. Пример неструктурированных данных

Чтобы автоматизировать поиск и систематизировать эти данные, необходимо выработать определенные соглашения о способах представления данных, т.е. дату рождения нужно записывать одинаково для каждого студента, она должна иметь одинаковую длину и определенное место среди остальной информации. Эти же замечания справедливы и для остальных данных (номер личного дела, фамилия, имя, отчество).

Пример 2. После проведения несложной структуризации с информацией, указанной в примере (рис. 1), она будет выглядеть так, как это показано на рис.2.

№ личного дела	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения
16493	Сергеев	Петр	Михайлович	01.01.76
16593	Петрова	Анна	Владимировна	15.03.75
16693	Анохин	Андрей	Борисович	14.04.76

Рис. 2. Пример структурированных данных

Система управления базами данных (СУБД) — совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.

Access — это система управления базами данных (СУБД). Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и со­ставлять сложные отчеты.

Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и Access разработаны одной фирмой (Microsoft), они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. СУБД Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access, например, вы можете вырезать, копировать и вставлять данные из лю­бого приложения Windows в приложение Access и наоборот.