41. Визначте етапи формування інформаційного забезпечення підприємства

Інформаційне забезпечення є комплексним поняттям, під яким будемо розуміти сукупність даних, організацію їх введення, обробку, збереження та накопичення, пошуку, а також для поширення в межах компетенції зацікавленим особам у зручному для них вигляді. При цьому необхідно, щоб споживач отримував сукупність корисних даних для вирішення покладених на нього завдань з мінімальними витратами на підготовку такої інформації. Загальна схема формування інформаційного забезпечення передбачає ряд етапів

1. Вибір організаційної одиниці. На першому етапі необхідно визначитися, для якої організаційної одиниці розроблятиметься інформаційне забезпечення: для підприємства чи його структурного підрозділу. Ідеальним є той підрозділ, де проходить вартісний ланцюжок : інновації, виробництво, маркетинг, продаж та послуги. Такий підрозділ має власні продукти та клієнтів, маркетингову службу та систему розподілу, а також власні виробничі потужності. Для цього підрозділу досить легко побудувати систему завдань та показників.

2. Визначення мети. На другому етапі визначають мету, яка реалізується через часткові цілі: кількісна та якісна оцінка стану інноваційної діяльності; виявлення можливих резервів кращого використання ресурсів підприємства; аналіз ефективності здійснення інноваційної діяльності; контроль і оцінка ходу її виконання; виявлення відхилень, їх причин, шляхів ліквідації помилок; оцінка раціональності варіантів управлінських рішень;підвищення ефективності процесу управління та ін.

3. Формулювання завдань та встановлення взаємозв’язків між ними. На третьому етапі слід виявити, обґрунтувати та впорядкувати повний склад завдань. Головним на цьому етапі є вивчення причинно-наслідкових зв’язків між завданнями, що дає змогу усунути дублювання інформації та встановити доцільну черговість їх вирішення. Для ефективного управління можливостями причинно-наслідкових зв'язків щодо розповсюдження

4. Обгрунтування показників. На четвертому етапі слід відібрати тільки ті показники, які точно фіксують сутність конкретного завдання. Підприємства здатні відслідковувати

сотні показників, причому раціональної кількості останніх не існує. Основою до визначення необхідної кількості показників є здатність логічно пов'язувати та повно відображати сутність завдань різних підрозділів і підприємства в цілому. Якщо не приділяти достатньої уваги обґрунтуванню відбору показників, можна створити систему, яка породжує невідповідні моделі роботи. Найважливішим на цьому етапі є опис показників, тобто складання інформаційного словника, який має забезпечити однакове розуміння особливостей кожного показника.

5. Джерела інформації. На п’ятому етапі вивчення інформаційних входів та виходів визначає інформаційну базу. Необхідна (вхідна) інформація визначається за методикою розрахунку окремого показника. Вихідні показники можуть бути використані для розрахунку інших показників або безпосередньо при прийнятті управлінського рішення.

Запропоновано використовувати такі джерела отримання інформації: звітність підприємства, в якій сконцентровано систему показників діяльності підприємства за конкретний звітний період. згідно з чинним законодавством України обов'язковими для підприємств є фінансова, податкова, статистична звітність; первинна документація та регістри бухгалтерського обліку й оподаткування, в яких міститься інформація про господарські операції, що відбулися на підприємстві за певний звітний період; дані спеціальних обстежень, що проводяться у випадках, коли необхідної інформації для розрахунку показника фахівці не можуть отримати з джерел першого та другого рівнів.

Використовуючи фінансову звітність підприємства, можна отримати інформацію про: наявність активів, зобов'язань і капіталу підприємства на певну дату; доходи, витрати, фінансові результати підприємства за звітний і попередній періоди; надходження та видатки грошових коштів в результаті операційної, фінансової та інвестиційної діяльності підприємства у звітному та попередньому періодах тощо.

Вітчизняна податкова звітність надає таку сукупність інформації: нараховану величину певних видів податків, внесків, зборів за конкретний податковий період; суми фактично сплачені або зараховані у зменшення до сплати певних видів податків, внесків, зборів протягом конкретного податкового періоду; суми певних видів податків, внесків, зборів, що підлягають до сплати (зобов'язання перед державним та місцевим бюджетами, фондами соціального захисту) або до повернення підприємству (компенсація з бюджетів та фондів) на певну дату.

Управлінська звітність законодавчо не регламентована. На жаль, не всі вітчизняні підприємства приділяють належне значення формуванню управлінської звітності, яка має цільову спрямованість: конкретне управлінське вирішення чи потреби конкретного менеджера.

У разі браку інформації за першими двома джерелами проводяться спеціальні обстеження, для виконання яких слід визначитися щодо: кола осіб, які будуть у них задіяні; терміну проведення; формату подачі результатів обстежень.

Для розуміння і сприйняття інформації різних джерел необхідно мати певний рівень знань, навичок, досвіду, що оцінюватиметься рівнем компетентності. Тому доступність інформації колу осіб, які мають контролювати або можуть отримувати певну її сукупність, слід обмежувати ступенем компетентності.