08.01.01-2008
.pdfКомплексная система управления деятельностью вуза
|
Система менеджмента |
Шифр |
МИ ЯГТУ 08.01.01-2008 |
|
качества |
документа |
|
|
Порядок управления положения- |
|
|
|
|
|
|
|
ми о подразделениях и должност- |
Методическая инструкция |
|
|
ными инструкциями |
|
|
Ярославский государственный технический университет
МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПОРЯДОК УПРАВЛЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЯМИ О ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ И ДОЛЖНОСТНЫМИ ИНСТРУКЦИЯМИ
Ярославль, 2008
Комплексная система управления деятельностью вуза
|
Система менеджмента |
Шифр |
МИ ЯГТУ 08.01.01-2008 |
|
качества |
документа |
|
|
Порядок управления положения- |
|
|
|
|
|
|
|
ми о подразделениях и должност- |
Методическая инструкция |
|
|
ными инструкциями |
|
|
Предисловие
1РАЗРАБОТАНА Государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования «Ярославский государственный технический университет»
2ПРИНЯТА Ученым советом ЯГТУ, протокол № _____ от _________
3 УТВЕРЖДЕНА И ВВЕДЕНА В ДЕЙСТВИЕ приказом ректора ЯГТУ от 03.04.08 № 24
4 ВВЕДЕНА ВПЕРВЫЕ
© Ярославский государственный технический университет, 2008
2
|
|
Комплексная система управления деятельностью вуза |
||||||
|
|
Система менеджмента |
|
|
Шифр |
|
МИ ЯГТУ 08.01.01-2008 |
|
|
|
качества |
|
документа |
|
|||
|
|
Порядок управления положения- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ми о подразделениях и должност- |
|
|
Методическая инструкция |
|||
|
|
ными инструкциями |
|
|
|
|
|
|
|
|
Содержание |
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
Стр. |
Введение ………………………………………………… |
|
……. |
4 |
|||||
1 |
Область применения ………………………………… |
|
….…. |
|
5 |
|||
2 |
Нормативные ссылки ……………………………… |
|
….…… |
|
5 |
|||
3 |
Обозначения и сокращения ………………………… |
|
….….. |
6 |
||||
4 |
Основные положения ………………………………… |
|
….… |
6 |
||||
5 |
Требования к построению, изложению и оформлению по- |
7 |
||||||
ложений о подразделениях …………………………… |
|
……... |
|
|||||
6 |
Требования к построению, изложению и оформлению |
|
9 |
|||||
должностных инструкций ………………………… |
|
………… |
|
|
||||
7 |
Требования к управлению положениями о подразделениях |
11 |
||||||
и должностными инструкциями ………………… |
|
……….… |
|
|
||||
Приложение А (обязательное) Форма титульного листа |
|
15 |
||||||
|
|
положения о подразделении……… |
………. |
|
|
|||
Приложение Б (рекомендуемое) Форма таблицы, |
|
16 |
||||||
|
|
отражающей взаимосвязи подразделения |
|
|||||
|
|
(сотрудника) ……………………… |
|
…..……… |
|
|
||
Приложение В (обязательное) Форма титульного листа |
|
17 |
||||||
|
|
должностной инструкции………… |
|
…..…….. |
|
|
3
Комплексная система управления деятельностью вуза
|
Система менеджмента |
Шифр |
МИ ЯГТУ 08.01.01-2008 |
|
качества |
документа |
|
|
Порядок управления положения- |
|
|
|
|
|
|
|
ми о подразделениях и должност- |
Методическая инструкция |
|
|
ными инструкциями |
|
|
Введение
Настоящая методическая инструкция содержит руководящие указания по управлению положениями о подразделениях и должностными инструкциями.
Настоящая инструкция разработана в соответствии с требованиями Трудового Кодекса Российской Федерации, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37, Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 14.02.2008 № 71, Устава ГОУ ВПО ЯГТУ, стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 – 2001 и других документов.
4
Комплексная система управления деятельностью вуза
|
Система менеджмента |
Шифр |
МИ ЯГТУ 08.01.01-2008 |
|
качества |
документа |
|
|
Порядок управления положения- |
|
|
|
|
|
|
|
ми о подразделениях и должност- |
Методическая инструкция |
|
|
ными инструкциями |
|
|
Дата введения 2008 – 04 – 05
1 Область применения
Настоящая методическая инструкция устанавливает порядок разработки, оформления, идентификации, согласования, утверждения, учета, обеспечения сохранности, актуализации, изъятия из обращения положений о подразделениях и должностных инструкций.
Требования и положения настоящей инструкции носят обязательный характер и распространяются на деятельность всех должностных лиц и подразделений вуза в части управления положениями о подразделениях и должностными инструкциями.
2 Нормативные ссылки
В настоящей инструкции использованы ссылки на следующие нормативные документы:
Трудовой Кодекс РФ Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и
других служащих, утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа
1998 г. №37
Типовое положение об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) РФ
Положение о статусе ректора государственного высшего учебного заведения Российской Федерации федерального подчинения, утверждено постановлением Правительства РФ от 11.06.96г. № 695
Устав ГОУ ВПО ЯГТУ ГОСТ Р ИСО 9001 – 2001 Системы менеджмента качества. Требования
СТО ЯГТУ 08.01.02 – 2008 Управление внутренней нормативной документацией ЯГТУ
ПЯГТУ 02.04.02 – 2005 Положение о кафедре
ПЯГТУ 02.04.01 – 2005 Положение о факультете
5
Комплексная система управления деятельностью вуза
|
Система менеджмента |
Шифр |
МИ ЯГТУ 08.01.01-2008 |
|
качества |
документа |
|
|
Порядок управления положения- |
|
|
|
|
|
|
|
ми о подразделениях и должност- |
Методическая инструкция |
|
|
ными инструкциями |
|
|
3 Обозначения и сокращения
СМК : система менеджмента качества ДИ : должностная инструкция ПП : положение о подразделении
ПФУ : планово-финансовое управление ЯГТУ : Ярославский государственный технический университет
УК : управление кадров ОУКС : отдел управления качеством и стандартизации
4 Основные положения
4.1Положение о подразделении (ПП) и должностная инструкция (ДИ) являются подчиненными документами в отношении всей вышестоящей документации СМК и должны своевременно актуализироваться при ее изменениях.
4.2ПП является документом СМК ЯГТУ, регламентирующим правовой статус подразделения, отражающим информацию о задачах подразделения, процессах, в которых данное подразделение участвует, устанавливающим его взаимосвязи с другими подразделениями вуза, определяющим ответственность руководителя подразделения и функции его сотрудников.
4.3ПП разрабатываются для всех структурных подразделений вуза. Исключение составляют Положения «О кафедре» и «О факультете», являющиеся типовыми для всех кафедр и факультетов вуза.
4.4ДИ является документом СМК ЯГТУ, конкретизирующим и детализирующим требования вышестоящей документации СМК по отношению к конкретной должности (профессии). ДИ регламентирует правовой статус сотрудника, занимающего данную должность, устанавливает функции сотрудника в процессах подразделения, его обязанности, права, ответственность и требования к квалификации, отражает взаимосвязи сотрудника внутри и вовне подразделения.
4.5ДИ являются организационно-правовой основой для документального упорядочивания процессов СМК вуза; определения соответствия сотрудника занимаемой должности при приеме на работу, аттестации или увольнении; привлечения к установленной дисциплинарной и/или имущественной ответственности за ненадлежащее выполнение своих обязанностей.
4.6ДИ разрабатываются для должностей научно-педагогического (про- фессорско-преподавательского состава, научных работников), инженерно-
6
Комплексная система управления деятельностью вуза
|
Система менеджмента |
Шифр |
МИ ЯГТУ 08.01.01-2008 |
|
качества |
документа |
|
|
Порядок управления положения- |
|
|
|
|
|
|
|
ми о подразделениях и должност- |
Методическая инструкция |
|
|
ными инструкциями |
|
|
технического, административно-хозяиственного, производственного, учебновспомогательного и иного персонала вуза.
4.7ДИ не разрабатываются для должностей ректора, проректоров и руководителей структурных подразделений вуза.
4.8Должностные обязанности ректора определяются Уставом ЯГТУ и «Положением о статусе ректора государственного высшего учебного заведения Российской Федерации федерального подчинения».
4.9Должностные обязанности проректоров ЯГТУ определяются ректором. Распределение обязанностей и полномочий проректоров закреплено в трудовых договорах и организационно-распорядительной документации ЯГТУ.
4.10Должностные обязанности руководителей подразделений определяются в соответствующих ПП.
4.11В обоснованных случаях допускается использование типовых ДИ, распространяющихся на несколько одинаковых (однотипных) должностей (при этом должен использоваться один общий идентификационный код ДИ).
4.12Ответственность за управление ПП и ДИ несет руководитель подраз-
деления.
5 Требования к построению, изложению и оформлению положений о подразделениях
5.1 В общем случае ПП должно содержать следующие структурные элементы:
−титульный лист;
−предисловие;
−содержание;
−область применения;
−нормативные ссылки;
−термины и определения;
−основные положения;
−политика и цели в области качества;
−задачи подразделения и требования к основным видам деятельности;
−права;
−ответственность;
−взаимосвязи подразделения;
−приложения.
5.2 При существовании Примерных положений о структурных подразделениях (организациях), утвержденных вышестоящими организациями и реко-
7
Комплексная система управления деятельностью вуза
|
Система менеджмента |
Шифр |
МИ ЯГТУ 08.01.01-2008 |
|
качества |
документа |
|
|
Порядок управления положения- |
|
|
|
|
|
|
|
ми о подразделениях и должност- |
Методическая инструкция |
|
|
ными инструкциями |
|
|
мендуемых для применения в вузе, следует руководствоваться соответствующими документами при разработке положений о структурных подразделениях ЯГТУ.
Пример: При разработке положения о студенческом городке ЯГТУ должно учитываться «Примерное положение о студенческом общежитии федерального государственного образовательного учреждения высшего и среднего профессионального образования Российской Федерации, подведомственного Федеральному агентству по образованию» (утв. Минобрнауки России 10.07.2007)
5.3Разделы: «Содержание», «Нормативные ссылки», «Термины и определения», «Обозначения и сокращения», «Приложения» приводят при необходимости, исходя из содержания ПП и его объема. Раздел «Содержание» рекомендуется приводить, если объем Положения превышает 24 страницы.
5.4Титульный лист ПП оформляется в соответствии с приложением А. Наименование Положения должно соответствовать наименованию подразделения, указанному в штатном расписании ЯГТУ.
5.5Раздел «Область применения» является обязательным структурным элементом ПП и указывает назначение Положения, а при необходимости конкретизирует область его применения.
5.6Раздел «Основные положения» является обязательным структурным элементом ПП и содержит сведения о:
−статусе структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием (отдел, управление, служба, факультет, кафедра, лаборатория);
−его подчиненности;
−организационной структуре (составе) подразделения;
−порядке назначения, освобождения от должности и замещения руководителя подразделения;
−квалификационных требованиях, предъявляемых к руководителю подразделения;
−условиях реорганизации и ликвидации структурного подразделения;
−порядке взаимодействия с другими структурными подразделениями;
−документации регламентирующей деятельность структурного подразде-
ления;
−распределении функций, полномочий и ответственности сотрудников подразделения.
5.7 Раздел «Политика и цели в области качества» носит рекомендательный характер и отражает порядок разработки, актуализации, хранения и ознакомления сотрудников с Политикой в области качества подразделения. Политика в области качества приводится в приложении ПП.
8
Комплексная система управления деятельностью вуза
|
Система менеджмента |
Шифр |
МИ ЯГТУ 08.01.01-2008 |
|
качества |
документа |
|
|
Порядок управления положения- |
|
|
|
|
|
|
|
ми о подразделениях и должност- |
Методическая инструкция |
|
|
ными инструкциями |
|
|
5.8Раздел «Задачи подразделения и требования к основным видам деятельности» является обязательным структурным элементом ПП. В данном разделе следует изложить основные задачи и направления деятельности структурного подразделения. Здесь же необходимо перечислить функции подразделения в области качества.
5.9Раздел «Права» является обязательным структурным элементом ПП. Содержит сведения о правах руководителя и сотрудников структурного подразделения. При указании прав рекомендуется применять формулировки: «Руководитель подразделения имеет право требовать …» ( рекомендовать, предлагать, запрещать, привлекать к работе, контролировать). Содержит сведения о наличии печати в подразделении и правах руководителя подразделения на ее использование.
5.10Раздел «Ответственность» является обязательным структурным элементом ПП. Содержит указания об ответственности руководителя и сотрудников подразделения за соблюдение своих обязанностей, надлежащее качество при исполнении возложенных на них задач и функций, соблюдение трудовой дисциплины, правил трудового распорядка, точное и своевременное выполнение приказов и распоряжений вышестоящих руководителей, а также выполнение требований законодательства.
5.11Раздел «Взаимосвязи подразделения» является обязательным структурным элементом ПП. Содержит сведения о служебных взаимосвязях структурного подразделения с внешними организациями, а также с другими подразделениями и должностными лицами вуза по вопросам деятельности (обмен информацией, документами, материально-техническими или финансовыми ресурсами). Информация, представленная в данном разделе, должна быть согласована со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, взаимодействующими с подразделением. Информацию, представленную в данном разделе, рекомендуется оформлять в виде таблицы (Приложение Б).
5.12Разделы ПП излагаются в виде текста. Текстовая часть, при необходимости, может дополняться графическим материалом (таблицы, схемы и т.п.). Общие требования к изложению и оформлению ПП аналогичны требованиям, установленным в СТО ЯГТУ 08.01.02 – 2008.
6Требования к построению, изложению и оформлению должностных инструкций
6.1 Структурными элементами ДИ являются:
−титульный лист;
−основные положения;
9
Комплексная система управления деятельностью вуза
|
Система менеджмента |
Шифр |
МИ ЯГТУ 08.01.01-2008 |
|
качества |
документа |
|
|
Порядок управления положения- |
|
|
|
|
|
|
|
ми о подразделениях и должност- |
Методическая инструкция |
|
|
ными инструкциями |
|
|
−должностные обязанности;
−требования к квалификации;
−права;
−ответственность;
−взаимосвязи.
6.2Титульный лист ДИ оформляется в соответствии с приложением В настоящей методической инструкции. Наименование ДИ должно соответствовать должности работника, указанной в штатном расписании ЯГТУ.
6.3Раздел «Основные положения» должен содержать информацию:
−о сфере деятельности сотрудника;
−об административной подчиненности сотрудника;
−о порядке назначения, освобождения от должности сотрудника подраз-
деления;
−квалификационных требованиях, предъявляемых к сотруднику подразделения, и требуемом образовании сотрудника;
−документации регламентирующей деятельность сотрудника.
6.4 Раздел «Должностные обязанности» должен отражать сведения о характере выполняемых работ сотрудником подразделения. Должны быть указаны:
−основные функции, за выполнение и результат которых несет ответственность сотрудник;
−работы, к выполнению которых может привлекаться сотрудник;
−конкретные обязанности в области качества (выполнение Политики и целей в области качества, требований документации СМК вуза, исполнение обязанностей ответственного по качеству и т.д.).
6.5Раздел «Требования к квалификации» должен определять уровень профессиональной подготовки работника, необходимый сотруднику для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, требования к стажу работы.
6.6Раздел «Права» содержит сведения о правах сотрудника структурного подразделения:
−право сотрудника на самостоятельное принятие решений;
−право на использование необходимых материальных, финансовых, трудовых, информационных ресурсов;
−право на получение информации, необходимой сотруднику для выполнения задач и функций в профессиональной деятельности;
−право на повышение квалификации;
−право визировать, согласовывать, подписывать и утверждать конкретные виды документов;
−прочие права.
6.7 Раздел «Ответственность» должен содержать указания об ответственности сотрудника за несоблюдение своих обязанностей, ненадлежащее качество
10