08.01.01-2008

Комплексная система управления деятельностью вуза

при исполнении возложенных на него задач и функций, а также требований законодательства. При необходимости могут быть конкретизированы для данной должности случаи возможных нарушений, за которые может быть наложено взыскание.

6.8Раздел «Взаимосвязи» является обязательным структурным элементом ДИ. Содержит сведения о служебных взаимоотношениях сотрудника с внешними организациями, а также с сотрудниками смежных подразделений вуза по вопросам профессиональной деятельности (обмен информацией, документами, сотрудничество и т.п.). Информация, представленная в данном разделе, должна быть согласована со всеми подразделениями и должностными лицами, взаимодействующими с данным сотрудником. Информацию, представленную в данном разделе, рекомендуется оформлять в виде таблицы (Приложение Б).

6.9Разделы ДИ излагаются в виде текста. Текстовая часть, при необходимости, может дополняться графическим материалом (таблицы, схемы и т.п.). Общие требования к изложению и оформлению ДИ аналогичны требованиям, установленным в СТО ЯГТУ 08.01.02-2008.

7 Требования к управлению положениями о подразделениях и должностными инструкциями

7.1 Управление ПП и ДИ включает в себя следующие этапы деятельности:

−разработка;

−согласование;

−утверждение;

−учет подлинника;

−выдача пользователю (пользователям);

−обеспечение сохранности (хранение);

−актуализация (пересмотр);

−изъятие из обращения.

7.2Порядок разработки, утверждения, введения в действие, актуализации

ихранения ПП.

7.2.1Ответственность за разработку ПП несет руководитель подразделения.

7.2.2Положение подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с начальником УК, главным юрисконсультом, начальником ОУКС, начальником ПФУ, утверждается и вводится в действие приказом ректора.

7.2.3Утвержденные ПП хранятся в подразделении. Учет подлинника ведется посредством его регистрации в номенклатуре дел подразделения и последующем дублировании информации в номенклатуре дел вуза. Ответственность за актуализацию несет руководитель подразделения. Копия ПП передается в ПФУ.

11

Комплексная система управления деятельностью вуза

7.2.4ПП вступает в силу с момента его утверждения.

7.2.5Ответственность за ознакомление сотрудников подразделения с ПП и с изменениями к нему несет руководитель подразделения. Устанавливается следующий порядок ознакомления работников с ПП:

−при приеме на работу сотрудник ставит свою подпись в листе ознакомления ПП;

−при введении в действие нового ПП каждый сотрудник данного подразделения ставит свою подпись в листе ознакомления;

−при внесении изменений в ПП каждый сотрудник данного подразделения ставит свою подпись в листе регистрации изменений.

7.2.6 Название ПП должно соответствовать названию подразделения, указанному в штатном расписании вуза. Присвоение идентификационных кодов осуществляет разработчик ПП. Структура идентификационного кода приведена на рисунке 1.

ПП ЯГТУ ХХХ - ХХХХ

___ год утверждения документа

код подразделения

Рисунок 1 – Структура идентификационного кода ПП

7.2.7 Положение о подразделении должно быть переиздано и заново утверждено в следующих случаях:

−при изменении названия вуза или структурного подразделения;

−при реорганизации вуза;

−в случае утери (порчи).

Во всех остальных случаях внесение изменений в ПП соответствует требо-

ваниям СТО ЯГТУ 08.01.02 – 2008.

7.3 Порядок разработки, утверждения, введения в действие, актуализации и хранения ДИ.

7.3.1Ответственность за разработку ДИ несет руководитель подразделения.

7.3.2ДИ подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с начальником УК, главным юрисконсультом, начальником ОУКС, начальником ПФУ и утверждается ректором (проректором). После утверждения ДИ сотрудник на последнем листе подлинника ДИ проставляет ознакомительную визу: «Ознакомлен и обязуюсь выполнять», дату и подпись.

7.3.3Утвержденные ДИ хранятся у руководителя подразделения, копии ДИ передаются в ПФУ и при необходимости сотрудникам. Учет подлинника ведется посредством его регистрации в номенклатуре дел подразделения и последующем

12

Комплексная система управления деятельностью вуза

дублировании информации в номенклатуре дел вуза. Ответственность за актуализацию несет руководитель подразделения.

7.3.4ДИ вступает в силу с момента ее утверждения.

7.3.5Ответственность за ознакомление сотрудников подразделения с ДИ и изменениями к ней несет руководитель подразделения. Устанавливается следующий порядок ознакомления работников с ДИ:

−при приеме на работу сотрудник, занимающий данную должность, проставляет ознакомительную визу: «Ознакомлен и обязуюсь выполнять», дату и подпись на последнем листе инструкции;

−при внесении изменений в ДИ сотрудник, занимающий данную должность, ставит свою подпись в листе регистрации изменений.

7.3.6 Название ДИ должно соответствовать названию должности, указанной

вштатном расписании подразделения. Присвоение идентификационных кодов ДИ осуществляет разработчик. Структура идентификационного кода ДИ приведена на рисунке 2.

ДИ ЯГТУ ХХХ. ХХХ - ХХХХ

____ год утверждения документа

регистрационный номер инструкции

код подразделения

Рисунок 2 – Структура идентификационного кода ДИ

7.3.7 ДИ должна быть переиздана и заново утверждена в следующих случа-

ях:

−при изменении названия вуза или структурного подразделения;

−при изменении штатного расписания подразделения;

−при изменении названия должности;

−при реорганизации вуза;

−в случае утери (порчи).

Во всех остальных случаях внесение изменений в ДИ соответствует требо-

ваниям СТО ЯГТУ 08.01.02 – 2008.

7.4Подлинники неактуальных ПП и ДИ должны изыматься из обращения

втечение 3 дней после вступления в силу других, актуализированных ПП и ДИ и помещаться на хранение в отдельную архивную папку (срок хранения – не менее 3-х лет). Рабочие копии неактуальных ПП и ДИ должны изыматься из обращения и уничтожаться в течение 3 дней с момента вступления в силу новых документов.

13

14

Комплексная система управления деятельностью вуза

Приложение А

(обязательное)

Форма титульного листа положения о подразделении

Комплексная система управления деятельностью вуза

Ярославский государственный технический университет

ПОЛОЖЕНИЕ О название структурного подразделения

Ярославль, 200_

15

Комплексная система управления деятельностью вуза

Приложение Б

(рекомендуемое)

Форма таблицы, отражающей взаимосвязи подразделения (сотрудника)

Пример заполнения таблицы

В своей деятельности инженер по стандартизации взаимодействует: а) с ответственными по стандартизации на кафедрах

б) с библиотекой университета

16

Комплексная система управления деятельностью вуза

Приложение В

(обязательное)

Форма титульного листа должностной инструкции

Комплексная система управления деятельностью вуза

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

название должности в соответствии со штатным расписанием

Ярославль, 200_

17

18

19

20