Выполнение вычислений в запросе

В запросах можно выполнять вычисления следующих типов.

• Встроенные вычисления, называемые «итоговыми», для расчета следующих значений по группам записей или по всем записям, отобранным в запросе: сумма, среднее, число значений, минимальное или максимальное значение, стандартное отклонение или дисперсия.

• Пользовательские вычисления для выполнения расчетов с числовыми и строковыми значениями или значениями дат для каждой записи с использованием данных из одного или нескольких полей. Для ввода таких выражений необходимо создать новое вычисляемое поле непосредственно в бланке запроса.

Итоговые запросы

Таблица содержит большое количество записей. Однако вы можете проанали­зировать данные из таблицы, вычислить итоговые значения и представить резуль­тат в наглядном виде. Для определения суммы значений полей или нахождения среднего следует создать итоговый запрос. Для его создания, как и для обычного запроса, необходимо выполнить следующее:

1. Откройте новое окно конструктора запросов.

2. Далее выбрать ис­пользуемые в запросе таблицы, а затем перенести в бланк запроса нуж­ные поля.

3. Для создания итогового запроса, на вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажать кнопку Итоги. В бланке запроса появится новая строка с наименованием Групповая операция. В этой строке необходимо указать тип выполняемого вычисления. В таблице 1 указан перечень допустимых видов итоговых операций, которые можно выбрать из раскрывающегося списка в строке Групповая операция.

Таблица 1

Типы операций, доступные в строке Групповая операция бланка запроса

Значение	Выполняемая операция
Группировка	Указывает на поле, по которому результаты выполнения запроса будут организованы в группы для дальнейших итоговых вычислений
Sum	Сложение
Avg	Среднее значение
Min	Минимальное значение
Мах	Максимальное значение
Count	Количество записей, содержащих значения
StDev	Стандартное отклонение
Var	Дисперсия
First	Значение в первой записи
Last	Значение в последней записи
Выражение	Этот элемент сообщает программе Access, что следует создать поле, значение которого будет вычисляться
Условие	Этот элемент указывает программе Access, что данное поле не участвует в группировке; условие отбора, вводимое в это поле, определяет, какие записи будут участвовать в вычислениях

Создание поля, выполняющего вычисления

Можно создать поле, в котором будут отображаться результаты вычислений, определенных в выражении. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть запрос в режиме конструктора.

2. Ввести выражение в пустую ячейку в строке Поле. Если выражение содержит имя поля, то это имя необходимо заключить в квадратные скобки.

3. Если при создании выражения потребуется помощь, необходимо воспользоваться построителем выражений. Чтобы вызвать его, необходимо щелкнуть на кнопке Построитель на вкладке Конструктор (группа Настройка запроса). После запуска построителя выражений необходимо выполнить следующие действия:

• В левом нижнем поле построителя выбрать папку, содержащую нужный элемент.

• В нижнем среднем поле дважды щелкнуть элемент, чтобы вставить его в поле выражения, или выбрать тип элементов.

• Если выбран тип в нижнем среднем поле, то значения будут отображаться в нижнем правом поле. Дважды щелкните значение, чтобы вставить его в поле выражения.

• Далее нужно вставить необходимые операторы в выражение, выбрав одну из кнопок со знаками операций, расположенных в середине окна построителя.

• Закончив создание выражения, нажать OK.

4. После нажатия клавиши ОК или перехода в другую ячейку MS Access задаст имя поля по умолчанию в формате «ВыражениеN», где N представляет собой целое число, увеличивающееся для каждого нового поля в запросе, содержащего выражение. Имя находится перед выражением; после имени добавляется двоеточие. В режиме таблицыэто имя служит заголовком столбца.

Подстроку «ВыражениеN» можно выделить и ввести вместо нее более содержательное имя, например, «НоваяЦена».