Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Саратовский государственный технический университет
Балаковский институт техники, технологии и управления
Создание и использование форм в microsoft access 2007
Методические указания к выполнению лабораторной работы
по курсу «Информационное обеспечение систем управления»
для студентов специальности 210100
дневной и вечерней форм обучения
Одобрено
редакционно-издательским советом
Балаковского института техники,
технологии и управления
Балаково 2009
Цель работы: научиться создавать и использовать формы.
Основные понятия
В MS Access существует два формата отображения содержимого таблицы – в виде таблицы и в виде формы. Формы предназначены в первую очередь для «индивидуальной» работы только с одной записью. Формы позволяют забыть о тех неудобствах, которые неизбежно возникают при работе с таблицами, имеющими большое количество полей. В режиме формы можно все свое внимание уделить одной записи, не пользуясь прокруткой для поиска нужного поля в длинной череде столбцов таблицы, а имея перед глазами всю информацию, например, по конкретному клиенту или товару.
Режим работы с данными в форме может быть разным: в одном случае это только просмотр записей таблицы, в другом – полноценный доступ ко всем полям, возможность ввода и редактирования данных. Формы не обязательно содержат все поля исходной таблицы.
Формы в Access создаются не только для одной таблицы, но и для нескольких, связанных между собой, таблиц. Тогда возможным становится с помощью формы вводить данные сразу в несколько таблиц, соблюдая условия целостности данных. Кроме того, в качестве источника данных для формы может использоваться как сама таблица, так и разработанный для нее запрос, что обеспечивает тем самым отображение на экране самой актуальной информации.
Особо следует отметить возможности настройки внешнего вида формы. На фоне тех достаточно скромных операций, которые доступны для этих целей в режиме таблицы, арсенал средств конструктора форм выглядит просто роскошным, позволяя разработчикам в полной мере реализовать свои творческие замыслы и создавать удобные в использовании, информативные и внешне привлекательные формы. В режиме конструктора можно разместить поля в наиболее удобном для отображения порядке, изменить цвет заливки или добавить дополнительные элементы.
Такие объекты OLE, как рисунки, видеофрагменты или аудиозаписи, можно увидеть (воспроизвести) только в форме.
В Access можно создать формы самых разных типов.
«В столбик» (полноэкранная форма). В такой форме все поля выводятся на экран как один столбец. Слева от каждого поля отображается значение, указанное в свойстве Подпись данного поля. Поля могут быть упорядочены в любом порядке.
Ленточная. Нечто среднее между формой «в столбик» и табличным представлением данных. Названия полей расположены сверху, как и в таблице, но каждое значение имеет свое собственное поле для просмотра. На каждой странице вы можете разместить более одной записи, что позволит сравнивать данные двух записей.
Табличная. Данные в такой форме представлены в стиле электронных таблиц Microsoft Excel, когда каждой записи соответствует одна строка таблицы, а каждому полю – один столбец. Подписи полей выводятся в качестве заголовков столбцов. Прямо в окне формы можно изменять ширину столбцов и высоту строк, а также выполнять многие другие операции, которые используются для настройки внешнего вида таблиц в режиме таблицы.
Разделенная. Новшество программы Access 2007, совмещает в себе два представления данных – в режиме формы и режиме таблицы. Такая форма позволяет просматривать в нижней части экрана все записи источника данных в табличном виде, а в верхней части – редактировать данные выбранной текущей записи. Обе части формы всегда синхронизированы друг с другом.
«Главная/подчиненная». Используется для отображения отношения «один ко многим». Одна область такой формы (главная форма) предоставлена для данных из основной таблицы, а другая (подчиненная форма) отображает записи из связанной таблицы, причем только те, которые непосредственно связаны с текущей записью в главной форме.
Сводная таблица. Такой формат позволяет обрабатывать данные и анализировать их.
Сводная диаграмма. Позволяет эффективно выполнять графический анализ данных.
Создать форму в программе Access 2007 можно следующими способами:
с помощью инструментов группы Форма;
посредством услуг мастера создания форм, который поможет выбрать требуемые поля и стиль оформления для формы;
выполнив весь процесс создания новой формы «с нуля» в режиме конструктора формы.
В Access 2007 появился новый режим работы с формой – режим макета. Данный режим представляет собой в некотором роде облегченным вариант режима конструктора. Основное преимущество нового режима – это возможность изменять структуру формы при одновременном отображении в ней фактических данных, что позволяет точнее задавать размеры элементов управления, применять некоторые опции форматировании, добавлять существующие поля и корректировать их свойства.