Access 2007

ОБАВТОРЕ.......................................................................................................................................

12

БЛАГОДАРНОСТИ..........................................................................................................................

13

ВВЕДЕНИЕ .....................................................................................................................................

14

Какие задачи можно решать в программе Access ...................................................................

14

Две стороны программы Access...............................................................................................

17

Access или Excel?......................................................................................................................

17

Access или SQL Server? ...........................................................................................................

18

Новый облик программы Access 2007.......................................................................................

19

Лента.........................................................................................................................................

19

Использование ленты с помощью клавиатуры......................................................................

22

Меню Office'...............................................................................................................................

25

Инструментальная Панель быстрого доступа.........................................................................

26

Новые возможности в программе Access 2007.........................................................................

27

Об этой книге................................................................................................................................

29

Краткое содержание ..................................................................................................................

29

Об → этих → стрелках ...........................................................................................................

30

О сочетаниях клавиш ................................................................................................................

32

О щелчках кнопкой мыши ........................................................................................................

33

Примеры.....................................................................................................................................

33

О Web-сайте MissingManuals.com............................................................................................

33

Safari Enabled................................................................................................................................

33

ЧАСТЬ I. ХРАНЕНИЕ ДАННЫХ В ТАБЛИЦАХ..................................................................

34

ГЛАВА 1. СОЗДАНИЕ ВАШЕЙ ПЕРВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ...................................................................

35

Что такое базы данных Access...................................................................................................

35

Приступая к работе......................................................................................................................

36

Создание новой базы данных....................................................................................................

38

Что такое таблицы .....................................................................................................................

43

Создание простой таблицы .....................................................................................................

44

Редактирование таблицы .........................................................................................................

48

Сохранение и открытие БД Access ...........................................................................................

53

Создание резервных копий......................................................................................................

53

Сохранение БД с другим именем или форматом...................................................................

55

Открытие БД.............................................................................................................................

56

Одновременное открытие нескольких БД..............................................................................

58

Открытие БД, созданной в более старой версии Access.........................................................

59

Создание еще одной БД ...........................................................................................................

60

Область переходов .................................................. ...................................................................

61

Просмотр таблиц с помощью области переходов....................................................................

62

Управление объектами БД .......................................................................................................

64

ГЛАВА 2. СОЗДАНИЕ БОЛЕЕ сложных ТАБЛИЦ ..........................................................................

66

Типы данных ................................................................................................................................

66

Конструктор ...................................................................... .......................................................

67

Организация и описание ваших полей ....................................................................................

69

Как действуют обновления в Конструкторе..........................................................................

71

Типы данных Access....................................................................................................................

71

Текстовый..................................................................................................................................

74

Поле MEMO..............................................................................................................................

..78

Числовой .....................................................................................................................................

80

Денежный....................................................................................................................................

83

Дата/время ................................................................................................................................

84

Логический ...............................................................................................................................

..88

Гиперссылка.............................................................................................................................

..89

Вложение .................................................................................................................................

.90

Счетчик ...................................................................................................................................

..93

Первичный ключ ..........................................................................................................................

96

Создание поля для вашего собственного первичного ключа…………………….…..………97

Шесть правил проектирования БД............................................................................................

98

Правило 1. Выбирайте подходящие имена полей ................................................................

.98

Правило 2. Разбивайте ваши данные ....................................................................................

.99

Правило 3. Храните все детали в одном месте .....................................................................

100

Правило 4. Избегайте дублирования данных......................................................................

100

Правило 5. Избегайте избыточной информации..................................................................

102

Правило 6. Включайте поле Код............................................................................................

103

ГЛАВА 3. ОБРАБОТКА ЛИСТА ДАННЫХ: СОРТИРОВКА, ПОИСК,

ФИЛЬТРАЦИЯ И ДРУГИЕ ДЕЙСТВИЯ...........................................................................................

104

Настройка листа данных...........................................................................................................

104

Форматирование листа данных ...........................................................................................

105

Реорганизация столбцов.......................................................................................................

106

Изменение размеров столбцов и строк .................................................................................

107

Скрытие столбцов ..................................................................................................................

109

Закрепленные столбцы............................................................................................................

110

Перемещение в таблице.........................................................................................................

111

Сортировка ..............................................................................................................................

112

Фильтрация.............................................................................................................................

116

Поиск .......................................................................................................................................

120

Усовершенствованное редактирование. ...........................................................................

123

Проверка орфографии............................................................................................................

123

Автозамена...............................................................................................................................

128

Специальные символы ...........................................................................................................

129

Печать листа данных...............................................................................................................

131

Предварительный просмотр страницы .................................................................................

132

Тонкая настройка распечатки .................................................................................................

134

ГЛАВА 4. БЛОКИРОВКА НЕПРАВИЛЬНЫХ ДАННЫХ..................................................................

136

О целостности данных................................................................................................................

136

Запрет незаполненных полей.................................................................................................

137

Задание значений по умолчанию...........................................................................................

139

Предотвращение дублирования значений с помощью индексов........................................

141

Маски ввода.................................................................................................................................

145

Применение готовых масок ....................................................................................................

147

Создание собственной маски ..................................................................................................

151

Правила верификации или условия на значения..................................................................

154

Применение условия на значение поля..................................................................................

154

Запись условия на значение поля ..........................................................................................

156

Создание условия на значение для таблицы .........................................................................

160

Подстановки ................................................................................................................................

162

Создание простого списка подстановок, состоящего из констант .......................................

163

Добавление новых значений в ваш список подстановок......................................................

166

ГЛАВА 5. СВЯЗЫВАНИЕ ТАБЛИЦ с помощью ОТНОШЕНИЙ.....................................................

168

Основы отношений между таблицами ......................................................................................

168

Избыточные данные в противоположность связанным .......................................................

169

Совпадающие поля: связующее звено отношения ................................................................

171

Связывание с помощью столбца Код (ID) .............................................................................

171

Отношение тина "родитель — потомок"................................................................................

172

Применение отношений..............................................................................................................

173

Определение отношения.........................................................................................................

174

Редактирование связей ...........................................................................................................

179

Целостность на уровне ссылок...............................................................................................

179

Переходы в отношении...........................................................................................................

183

Поиск в связанных таблицах .................................................................................................

186

Более экзотические связи ........................................................................................................

190

Отношение "один-к-одному"..................................................................................................

191

Отношение "многие-ко-многим"...........................................................................................

192

Практическое применение связей ...........................................................................................

197

Музыкальная школа................................................................................................................

197

Магазин шоколадных изделий ..............................................................................................

202

ЧАСТЬ II. ОБРАБОТКА ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ ЗАПРОСОВ....................................

206

ГЛАВА 6. ЗАПРОСЫ, ВЫБИРАЮЩИЕ ЗАПИСИ ..............................................................................

207

Основные сведения о запросах.................................................................................................

207

Создание запросов......................................................................................................................

208

Создание запроса в Конструкторе.........................................................................................

209

Создание простого запроса с помощью Мастера запросов...................................................

220

Режим SQL...............................................................................................................................

224

Запросы и связанные таблицы................................................................................................

229

ГЛАВА 7. ОСНОВНЫЕ ХИТРОСТИ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ в ЗАПРОСАХ.................................................

241

Вычисляемые поля......................................................................................................................

241

Определение вычисляемого поля...........................................................................................

242

Простая математическая обработка числовых полей...........................................................

245

Выражения с текстовыми значениями...................................................................................

247

Функции запросов .....................................................................................................................

248

Применение функций .............................................................................................................

249

Построитель выражений .........................................................................................................

250

Форматирование чисел ..........................................................................................................

254

Дополнительные математические функции ..........................................................................

255

Текстовые функции ................................................................................................................

256

Функции для обработки дат...................................................................................................

259

Обработка пропущенных или неопределенных значений ...................................................

261

Итоговые данные........................................................................................................................

262

Группировка в итоговом запросе ...........................................................................................

265

Объединения в итоговом запросе ..........................................................................................

267

Параметры запроса....................................................................................................................

270

ГЛАВА 8. ЗАПРОСЫ, ОБНОВЛЯЮЩИЕ ЗАПИСИ ...........................................................................

272

О запросах на изменение...........................................................................................................

272

Тестирование запросов на изменение (с осторожностью)...................................................

275

Семейство запросов на изменение ........................................................................................

275

Запросы на обновление.............................................................................................................

276

Запросы на добавление...............................................................................................................

280

Создание запроса на добавление (или на создание таблицы)…………………………………...281

Получение начальных значений типа Сметчик, отличных от 1 ................................................

284

Запросы на удаление..................................................................................................................

285

Учебный пример: маркировка заказов на товары, которых нет в наличии…………………..288

Поиск продуктов, которых нет в наличии..................................................................................

288

Перевод заказов в режим ожидания...........................................................................................

290

ГЛАВА 9. АНАЛИЗ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ ПЕРЕКРЕСТНЫХ ЗАПРОСОВ И

сводных ТАБЛИЦ ...................... ................................................................................................

292

О перекрестных запросах..........................................................................................................

292

Создание перекрестных запросов ...........................................................................................

296

Создание перекрестного запроса с помощью мастера ...............................................................

297

Создание перекрестного запроса с нуля ....................................................................................

301

Сводные таблицы.......................................................................................................................

304

Построение сводной таблицы ....................................................................................................

305

Манипуляции сводной таблицей ...............................................................................................

309

Создание вычисляемого поля....................................................................................................

311

Скрытие и отображение подробностей ......................................................................................

314

Фильтрация в сводных таблицах ...............................................................................................

314

Сводные диаграммы..................................................................................................................

318

Выбор типа диаграммы ..............................................................................................................

319

Печать сводной диаграммы ........................................................................................................

321

ЧАСТЬ III. ОТЧЕТЫ ...............................................................................................................

323

ГЛАВА 10. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ ..................................................................................................

324

Базовые сведения об отчетах....................................................................................................

326

Создание простого отчета...........................................................................................................

326

Компоновка отчета .....................................................................................................................

329

Добавление и удаление полей....................................................................................................

330

Разные режимы отображения отчета .........................................................................................

333

Создание пустого отчета ............................................................................................................

334

Печать, предварительный просмотр и экспорт отчета...........................................................

336

Предварительный просмотр отчета ...........................................................................................

337

Экспорт отчета............................................................................................................................

339

Получение дополнительного модуля "Save As PDF" ................................................................

342

Форматирование отчета ...........................................................................................................

343

Форматирование столбцов и заголовков столбцов....................................................................

345

Условное форматирование ........................................................................................................

350

Фильтрация и сортировка в отчете....................................................................................

353

Фильтрация в отчете..................................................................................................................

353

Сортировка данных о отчете......................................................................................................

355

ГЛАВА 11. ПРОЕКТИРОВАНИЕ сложных ОТЧЕТОВ......................................................................

356

Улучшение отчетов в Конструкторе ..............................................................................

356

Разделы в режиме конструктора................................................................................................

357

Об элементах управления .........................................................................................................

359

Удаление полей из макета..........................................................................................................

360

Добавление дополнительных элементов управления...............................................................

363

Создание отчета без помощи мастера........................................................................................

366

Мастер создания отчетов............................................................................................................

368

Мастер создания наклеек...........................................................................................................

371

Тонкая настройка отчетов с помощью свойств........................................................................

375

Корректировка самых широкоиспользуемых свойств..............................................................

377

Выражения ..................................................................................................................................

379

Группировка ................................................................................................................................

381

Группировка в отчетах...............................................................................................................

382

Тонкая настройка с помощью панели Группировка, сортировка и итоги................................

384

Многоуровневая группировка...................................................................................................

390

ЧАСТЬ IV. РАЗРАБОТКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОГО ИНТЕРФЕЙСА

С ПОМОЩЬЮ ФОРМ...............................................................................................................

391

ГЛАВА 12. СОЗДАНИЕ ПРОСТЫХ ФОРМ ........................................................................................

392

Основные сведения о формах....................................................................................................

392

Создание простой формы..........................................................................................................

393

Применение формы...................................................................................................................

399

Сортировка и фильтрация в формах, ........................................................................................ 405

Сортировка в форме..................................................................................................................

405

Фильтрация в форме .................................................................................................................

405

Применение фильтра по форме.................................................................................................

406

Сохранение фильтров для дальнейшего использования ..........................................................

409

Создание улучшенных макетов..................................................................................................

410

Высвобождение элементов управления из макета ...................................................................

410

Применение нескольких макетов..............................................................................................

412

Применение табличных макетов ...............................................................................................

414

Отображение нескольких записей в любой форме...................................................................

416

Разделенные формы..................................................................................................................

418

Еще более полезные свойства формы .....................................................................................

420

Мастер создания форм ...............................................................................................................

423

ГЛАВА 13. ПРОЕКТИРОВАНИЕ сложных ФОРМ.................................................................................

426

Настройка форм в Конструкторе....................................................................................................

426

Разделы формы; разные части вашей формы...................................................................................

428

Вставка элементов управления в форму..........................................................................................

429

Галерея элементов управления: краткий обзор...............................................................................

433

Расположение элементов управления на форме .............................................................................

436

Привязка: автоматическое изменение размеров элементов управления........................................

439

Последовательность перехода: облегчение переходов с помощью клавиш....................................

445

Контроль с помощью элементов управления..................................................................................

449

Блокировка полей............................................................................................................................

449

Предупреждение ошибок с помощью условий на значения............................................................

450

Выполнение вычислений в выражениях.........................................................................................

451

Компоновка с применением элемента управления Вкладка...........................................................

452

Переходы по ссылкам ......................................................................................................................

454

Переходы с помощью списков.........................................................................................................

456

Выполнение действий с помощью кнопок ......................................................................................

458

Формы и связанные таблицы......................................................................................................

461

Связи таблиц и простые формы ......................................................................................................

461

Элемент управления Подчиненная форма.......................................................................................

462

Создание настроенных подчиненных форм ....................................................................................

463

ГЛАВА 14. СОЗДАНИЕ СИСТЕМЫ ПЕРЕХОДОВ .....................................................................................

465

Освоение области переходов ...........................................................................................................

465

Настройка списка области переходов .............................................................................................

466

Улучшенная фильтрация ................................................................................................................

470

Скрытие объектов............................................................................................................................

472

Использование групп Custom ..........................................................................................................

473

Поиск в списке области переходов..................................................................................................

475

Построение форм со средствами автоматического перехода........................................................

475

Создание кнопочной формы............................................................................................................

476

Назначение стартовой формы.........................................................................................................

480

Альтернативы кнопочной формы....................................................................................................

481

Отображение всех форм в списке....................................................................................................

483

Ссылки на связанные данные ..........................................................................................................

488

Отображение связанных записей в отдельной форме ....................................................................

488

Отображение более подробных отчетов с помощью связей...........................................................

492

ЧАСТЬ V. ПРОГРАММИРОВАНИЕ В ACCESS..........................................................................

496

ГЛАВА 15. АВТОМАТИЗАЦИЯ ЗАДАЧ с помощью МАКРОСОВ ...........................................................

497

Базовые сведения о макросах..........................................................................................................

498

Создание макроса............................................................................................................................

499

Запуск макроса.................................................................................................................................

502

Отладка макроса ..............................................................................................................................

504

Макросы и безопасность ..................................................................................................................

507

Опасные макрокоманды...................................................................................................................

507

Как Access обрабатывает опасные макросы....................................................................................

509

Центр управления безопасностью...................................................................................................

511

Задание надежного расположения ..................................................................................................

513

Три примера макросов ......................................................................................................................

515

Поиск записи....................................................................................................................................

515

Печать отчета...................................................................................................................................

516

Отправка данных по электронной почте.........................................................................................

517

Управление макросами.....................................................................................................................

520

Группы макросов .............................................................................................................................

520

Назначение макросу комбинации клавиш ......................................................................................

522

Настройка макроса запуска.............................................................................................................

524

Присоединение макросов к формам................................................................................................

524

Что такое событие............................................................................................................................

524

Присоединение макроса к событию ................................................................................................

527

Считывание аргументов из формы..................................................................................................

529

Изменение свойств формы..............................................................................................................

531

Макросы с условиями.......................................................................................................................

532

Построение условия........................................................................................................................

532

Проверка данных с помощью условий............................................................................................

534

Макросы с более сложными условиями..........................................................................................

536

ГЛАВА 16. АВТОМАТИЗАЦИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧ СРЕДСТВАМИ ЯЗЫКА

VISUAL BASIC......................................................................................................................................

539

Редактор Visual Basic........................................................................................................................

539

Добавление нового модуля..............................................................................................................

541

Написание процедуры с простейшим программным кодом ..........................................................

543

Помещение кода в форму.................................................................................................................

546

Реакция на событие формы ............................................................................................................

546

Вызов кода в модуле........................................................................................................................

549

Чтение и запись полей на форме.....................................................................................................

551

Что такое объекты............................................................................................................................

553

Свойства ..........................................................................................................................................

554

Методы ............................................................................................................................................

558

События...........................................................................................................................................

560

Применение объектов ......................................................................................................................

561

Обозначение измененной записи....................................................................................................

562

Создание эффекта перемещения указателя мыши .........................................................................

567

ГЛАВА 17. НАПИСАНИЕ КОДА с БОЛЕЕ РАЗВИТОЙ логикой..............................................................

571

Изучение языка Visual Basic............................................................................................................

571

Хранение информации в переменных ............................................................................................

571

Принятие решений............................................................................................................................

573

Повторение действий с помощью цикла..........................................................................................

577

Создание пользовательских функций.............................................................................................

578

Подытожим: функция для проверки кредитных карт.....................................................................

580

Обработка сбойных ситуаций ..........................................................................................................

584

Отладка ............................................................................................................................................

585

Обработка ошибок ...........................................................................................................................

588

Углубленное рассмотрение объектов..............................................................................................

590

Объект DoCmd .................................................................................................................................

593

Преобразование макроса в VB-код..................................................................................................

595

Улучшение работы компании средствами Visual Basic..................................................................

597

Хранение промежуточного итога.....................................................................................................

598

Получение сведений о цене..............................................................................................................

601

Добавление нового товара во время заполнения заказа..................................................................

602

Управление выполнением заказов...................................................................................................

606

Обновление единиц наличного запаса ............................................................................................

610

ЧАСТЬ VI. СОВМЕСТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ACCESS.........................................................

615

ГЛАВА 18. СОВМЕСТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БД НЕСКОЛЬКИМИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ.........................

616

Открытие вашей базы данных всему миру .....................................................................................

616

Как действует многопользовательская поддержка в Access...........................................................

617

Подготовка вашей базы данных ......................................................................................................

619

Что такое разделенная БД................................................................................................................

619

Разделение БД с помощью мастера.................................................................................................

621

Как действуют связанные таблицы.................................................................................................

625

Разделение БД вручную ..................................................................................................................

628

Блокировка вашей клиентской БД..................................................................................................

631

Использование БД совместно с пользователями, у которых нет Access........................................

633

Многопользовательский доступ ......................................................................................................

635

Как вносятся изменения..................................................................................................................

635

Обработка конфликтов редактирования ........................................................................................

637

Применение блокировок для предотвращения наложения обновлений........................................

639

Открытие БД с монопольным доступом.........................................................................................

641

Повреждение данных........................................................................................................................

642

Диагностика и корректировка поврежденных БД ..........................................................................

643

Предупреждение повреждений.......................................................................................................

644

Защита базы данных.........................................................................................................................

644

Защита паролем...............................................................................................................................

646

Пароли и разделенные БД...............................................................................................................

647

Применение защиты файлов ОС Windows.....................................................................................

647

ГЛАВА 19. ИМПОРТ и ЭКСПОРТ ДАННЫХ............................................................................................

650

Аргументы в пользу экспорта и импорта.........................................................................................

650

Что такое экспорт ............................................................................................................................

650

Что такое импорт .............................................................................................................................

651

Применение буфера обмена..............................................................................................................

652

Копирование таблицы из программы Access...................................................................................

653

Копирование ячеек из Excel в Access...............................................................................................

656

Операции импорта и экспорта..........................................................................................................

656

Импортируемые типы файлов.........................................................................................................

657

Импорт данных................................................................................................................................

658

Импорт из файла Excel ....................................................................................................................

661

Импорт из текстового файла ...........................................................................................................

664

Экспортируемые типы файлов........................................................................................................

665

Экспорт данных...............................................................................................................................

666

Повторное применение параметров импорта и экспорта ...............................................................

669

Access и XML.....................................................................................................................................

671

Что такое XML на самом деле?.......................................................................................................

672

Три правила ХМL............................................................................................................................

673

Файлы и схемы XML.......................................................................................................................

674

Поддержка XML в программе Access..............................................................................................

676

Экспорт в XML-файл ......................................................................................................................

679

Импорт из XML-файла ...................................................................................................................

681

Сбор информации по электронной почте.......................................................................................

682

Создание сообщения электронной почты.......................................................................................

683

Ручная обработка ответов...............................................................................................................

688

Автоматическая обработка ответов.................................................................................................

689

Управление параметрами вашего сбора данных с помощью электронной почты ........................

690

ГЛАВА 20. ПОДКЛЮЧЕНИЕ ACCESS к SQL SERVER............................................................................

692

Нужно ли переходить на SQLServer?.............................................................................................

693

Как работает SQL Server .................................................................................................................

693

Более дешевая версия SQL Server...................................................................................................

695

Приступая к работе с SQL Server 2005 Express..............................................................................

697

Установка SQL Server Express ........................................................................................................

697

Подключение SQL Server к сети.....................................................................................................

702

Создание БД SQL Server..................................................................................................................

703

Преобразование БД.........................................................................................................................

703

Управление вашей БД.....................................................................................................................

710

Создание БД SQL Server вручную..................................................................................................

711

Добавление объектов в БД SQL Server ..........................................................................................

712

Создание таблицы...........................................................................................................................

712

О запросах .......................................................................................................................................

719

Создание представления.................................................................................................................

720