33.Понятие реквизит документа. Основные виды документов

Слово «реквизит» в переводе с лат. requisitum означает «требуемое, необходимое». В юридическом аспекте реквизиты — это обязательные сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным. Такими сведениями, как правило, являются: наименование и дата составления документа, название и адрес организации, составляющей документ; стороны, участвующие в совершении хозяйственной операции; содержание совершаемой операции; основание к совершению операции, единицы изменения в объем операции (в натуральном и стоимостном выражении); подписи ответственных лиц и печать. Отсутствие одного или нескольких реквизитов в случаях, предусмотренных законом, влечет недействительность или оспоримость документа. Наиболее строгие требования установлены для реквизитов бухгалтерских документов, в которых могут быть предусмотрены дополнительные реквизиты. Применительно к делопроизводству реквизит — это обязательный элемент оформления официального документа. Юридическую силу документу, прежде всего, придают такие реквизиты, как подпись, оттиск печати, гриф утверждения (если он должен быть на документе).

Дата документа является обязательным и юридически значимым реквизитом. Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе. Отсутствие даты на некоторых видах документов — бесспорное основание для признания их недействительными. Так, ничтожной, т.е. безусловно недействительной с момента оформления, является такая доверенность, в которой не указана дата ее выдачи6.

Юридически значимым является и реквизит «Регистрационный номер документа», который присваивается по журналу регистрации данного вида документов. При наличии такого журнала достаточно легко доказать (например, сотрудникам налоговой инспекции), что тот или иной документ не составлен «задним числом», поскольку в журнал записи вносятся последовательно с начала года. Кроме этого, журнал регистрации должен быть защищен от изъятий и вложений, что исключает фальсификацию. Копия документа или выписка из него не будут иметь юридической силы без оформления реквизита «Отметка о заверении копии». В состав реквизита входит слово «Верно», наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи работника, заверившего копию, а также дата заверения. Если копия документа выдается для представления в другую организацию, необходимо проставить оттиск печати.

По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

Типовыедокументы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

Примерныедокументы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

1.

Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

2.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.

3.

Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.

4.

Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

5.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.

6.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

7.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.

8.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

9.

План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.

10.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.