занятие1outlook
.pdfВ.М.Самохвалов
сообщения из любого окна Outlook. Например, вовсе не обязательно находиться в папке Календарь, чтобы открыть новый бланк Встреча. В каком бы окне вы ни находились, щелкните на меню Файл, щелкните по цепочке команд
Создать - Встреча.
2. В бланке Встреча в поле Тема наберите
Позвонить Марии Ивановне в банк «Оружейный»
3.В поле Место введите Мой офис.
4.В полях Начало выделите содержимое и наберите
23/5/2005 и 9.00.
5.В полях Окончание выделите содержимое и наберите ту же дату и
10.00.
6.В секции комментария наберите следующее:
Закончить планы встречи к совещанию АМУ по проекту АВА: какие кредиты мы можем получить и на каких условиях?
7. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.
Новая встреча появится на вашем календаре для даты 23 мая 2005 во временном интервале с 9:00 до 10:00 утра.
+ВНИМАНИЕ. Чтобы увидеть комментарии для этой встречи, в позиции Вид меню щелкните цепочку команд Текущий вид - День/Неделя/Месяц с автопросмотром. В записи для данной встречи будет указано место и комментарии из бланка Встреча.
Включение в расписание встречи типа Частное
Вы можете создавать встречи (записи), о которых не должен знать ни один из других сотрудников организации, т.е. секретные.
1.В календарике выполните прокрутку к декабрю 2004 г. и затем щелкните на дате 9 декабря 2004.
В расписании появится дата 9 декабря 2004.
2.В окне расписания выделите интервалы времени с 9.00 до 10.00.
3.В стандартной панели инструментов щелкните на кнопке Создать
Microsoft Outlook. Практические занятия. |
31 |
встречу.
Появится бланк Встреча. Поля даты и времени уже заполнены. 4. В бланке Встреча в поле Тема наберите
Посетить стоматолога,
в поле Место наберите
Его офис,
в секции комментария наберите
Ежегодный медосмотр.
5.В бланке Встреча в нижнем правом углу установите флажок
Частное.
6.В стандартной панели инструментов бланка Встреча щелкните на кнопке Сохранить и закрыть. Бланк Встреча закроется. На экране снова появится окно Календарь, где показана новая встреча со значком ключа, указывающим, что это частная встреча.
Внесение события в календарь
1.Проследите за тем, чтобы на экране находилось расписание папки
Учебный календарь.
2.В позиции Действия меню щелкните на команде Создать
событие на целый день.
Появится бланк Событие.
3. На бланке Событие в поле Тема наберите
Ассоциация медицинских университетов
4. В поле Место наберите
Ростов-на-Дону
5. В поле Начало выделите текущую дату и наберите
27 мая 2005.
6. В поле Окончание выделите текущую дату и наберите
31 мая 2005.
7. В секции комментария наберите следующее:
Распространить буклет университета среди коллег и прессы
32 |
Основы Microsoft Office. |
В.М.Самохвалов
8.Чтобы указать, что вы не будете на работе, выберите в списке В это время вариант Нет на работе, Рис. 17.
Рис. 17. Окно События.
9.В стандартной панели инструментов бланка Событие щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.
Окно бланка Событие закроется.
10.В позиции Вид меню щелкните цепочку команд Перейти - Перейти к дате. В диалоговом окне Переход к дате в поле Дата выделите текущий текст и наберите
27 мая 2005.
11.В раскрывающемся списке Вид календаря выделите Еженедельник и щелкните на кнопке ОК.
Выделенные дни теперь будут представлены в календаре как событие.
Оно появляется как заголовок на сером фоне над встречами для каждого из этих дней. Время в течение этих дней будет помечено как свободное, значит, можно ввести любые встречи на время этого совещания.
В режиме просмотра Неделя экран будет выглядеть, как показано на Рис.
Microsoft Outlook. Практические занятия. |
33 |
18.
Рис. 18. Окно расписания, показывающее многодневное событие.
Свободное и занятое время
В бланке Встреча можно указать, насколько вы будете заняты или свободны, выбрав один из четырех вариантов Свободен, Под вопросом,
Занят или Нет на работе.
Вариант, который будет выбран вами, важен для тех, кто имеет доступ к вашему календарю и, возможно, планирует встречу с вами.
+ПРАВИЛО. События автоматически маркируются как свободное время,
поскольку можно внести в расписание встречи во время события.
+ПРАВИЛО. Чтобы выделить целый день, когда встреча с вами будет невозможна, введите в расписание встречу, продолжительностью весь день,
поскольку время встречи считается занятым.
Запись встречи на целый день
Чтобы в течение целого дня никто не мешал подготовиться к совещанию
34 |
Основы Microsoft Office. |
В.М.Самохвалов
Ассоциации медицинских университетов, внесите в расписание встречу,
продолжительностью весь день:
1.Откройте бланк Встреча, выделив соответствующий временной интервал и затем щелкнув на нем правой кнопкой мыши. В контекстном меню щелкните на строке Создать встречу.
2.В стандартной панели инструментов щелкните на кнопке День. В окне расписания вы увидите расписание на один день.
3.В календарике выполните прокрутку к маю 2005 г. и щелкните на дате 26 мая.
Дата 26 мая 2005 появится вверху расписания. 4. Дважды щелкните на 8:00.
На экране появится бланк Встреча с заполненными полями даты и времени.
5. В поле Тема наберите
Приготовления к совещанию Ассоциации медицинских университетов
6.В бланке Встреча выделите текст во втором поле Окончание и наберите 17:00.
7.В стандартной панели инструментов бланка Встреча щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.
Данная встреча теперь появится в области расписания.
8.Дважды щелкните на временном интервале 10.00. На экране появится новый бланк Встреча.
9.В поле Тема наберите
Узнать в Правлении, нет ли каких-то проблем с проектом АВА
10. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.
Microsoft Outlook. Практические занятия. |
35 |
Рис. 19. Окно расписания со встречей продолжительностью целый день и записьюпамяткой.
Область расписания будет разделена на две колонки, Рис. 19.
+ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы изменить статус встречи, например, вместо Свободен указать Занят или наоборот, откройте бланк Встреча для данной записи, в поле В это время щелкните на направленной вниз стрелке и выберите другой уровень занятости.
Внесение в расписание повторяющейся встречи
1. В календарике щелкните на дате 16 мая 2005 г. и затем дважды щелкните на любом временном интервале.
Появится бланк новой встречи с заполненными полями времени и даты.
2.В стандартной панели инструментов щелкните на кнопке
Повторение.
Появится диалоговое окно Повторение встречи.
3. В секции Время встречи в поле Длительность щелкните на
36 |
Основы Microsoft Office. |
В.М.Самохвалов
направленной вниз стрелке и затем выберите вариант 1 день.
4.В диалоговом окне Повторять в секции Шаблон повторения
выберите Ежегодно и затем щелкните на кнопке выбора в строке, где в трех соседних полях представлены третий, понедельник и май.
5.Щелкните на кнопке ОК.
Диалоговое окно Повторять закроется. Появится бланк Повторяющаяся встреча с шаблоном повторения, который показан на Рис. 20.
Рис. 20. Окно бланка Повторяющаяся встреча
6. На бланке Повторяющаяся встреча в поле Тема наберите
Подготовка к совещанию АМУ.
7.В поле Место наберите Изменяется.
8.В стандартной панели бланка Повторяющаяся встреча щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.
Тем самым будет запланирован день подготовки.
9.Чтобы увидеть следующий случай этой встречи в календарике, выполните прокрутку к маю 2006 г. и затем дважды щелкните на
третьем понедельнике месяца.
День подготовки к совещанию АМУ появится в области расписания. Встреча будет показана с круговыми стрелками, означающими, что это
повторяющаяся встреча.
Microsoft Outlook. Практические занятия. |
37 |
Изменение вида существующей встречи
1.В календарике выполните прокрутку к маю 2005 г., щелкните на дате 23 мая и затем дважды щелкните на встрече 9:00 Позвонить Марии Ивановне в банк "Оружейный".
Появится бланк Позвонить Марии Ивановне в банк "Оружейный" - Встреча.
2. Чтобы сделать эту разовую встречу повторяющейся, в стандартной панели бланка Встреча щелкните на кнопке Повторение.
Появится диалоговое окно Повторение встречи.
Рис. 21. Окно Повторение встречи.
3.В диалоговом окне Повторение встречи в секции Шаблон повторения выберите вариант Ежемесячно и затем щелкните на кнопке выбора в строке, где в трех соседних полях представлены
четвертый, понедельник, 1.
В результате получится Четвертый понедельник каждого месяца.
4.В секции Диапазон повторения выделите текст в поле Дата начала
и наберите 24/1/05.
5.В секции Диапазон повторения щелкните на кнопке выбора Закончить после: ... повторений, затем выделите текущий текст в
38 |
Основы Microsoft Office. |
В.М.Самохвалов
находящемся рядом поле и введите значение 5. 6. Щелкните на кнопке ОК.
Диалоговое окно Повторение встречи закроется, и шаблон повторения встречи появится под полем Место.
7. На бланке Встреча в поле Тема измените текст следующим образом:
Подготовка к ежегодному совещанию АМУ: ежемесячные телефонные консультации с банком «Оружейный».
Если в этот момент появится предупреждающее сообщение, проигнорируйте его.
8. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.
В расписание вашего календаря будут внесены пять ежемесячных телефонных консультаций, предшествующих ежегодному совещанию АМУ (запланированному в календаре на конец мая).
9.В календарике выполните прокрутку к январю 2005 г. и щелкните на
четвертом понедельнике.
Первая ежемесячная встреча появится в 9:00. По четвертым понедельникам в феврале, марте, апреле и мае можно будет увидеть ту же встречу.
Перенос встречи
Иногда приходится изменять время и/или дату встречи, но в Outlook не нужно удалять их в одном месте расписания и снова вводить в другом месте. Вместо этого можно перемещать встречи на новые временные интервалы.
1.В календарике выполните прокрутку к декабрю 2004 г. и затем щелкните на дате 9.
В заголовке расписания появится дата 9 декабря 2004.
2.Щелкните на левой стороне рамки (полоса перемещения) встречи Посетить стоматолога, внесенной в расписание с 9:00 до 10:00.
Указатель примет форму четырехсторонней стрелки.
3. Перетащите эту встречу на дату 16 декабря в календарике.
Дата встречи изменится на 16 декабря. На экране появится расписание этого дня с исходной встречей, где сохранено время начала и конца встречи.
+ПРАВИЛО. Чтобы переместить встречу на другое время той же даты,
Microsoft Outlook. Практические занятия. |
39 |
щелкните на левой границе ее рамки и перетащите встречу на другой временной интервал.
Внесение изменения в повторяющуюся встречу
Иногда жизнь вносит коррективы, которые требуют изменить время проведения регулярных повторяющихся встреч.
1.В календарике выполните прокрутку к январю 2004 г. и затем щелкните на дате 27 января.
Дата 27 января 2004 появится вверху расписания вашего календаря. 2. Дважды щелкните на встрече Доклад Ивана Павловича в 13:00.
Поскольку это повторяющаяся встреча, появится диалоговое окно
Открыть повторяющийся элемент, где запрашивается, что открыть,
— копию встречи или весь ряд.
3.В диалоговом окне Открыть повторяющийся элемент щелкните на варианте Открыть ряд и щелкните на кнопке ОК.
Появится бланк Повторяющаяся встреча.
4.В стандартной панели инструментов бланка Повторяющаяся встреча щелкните на кнопке Повторение.
Появится диалоговое окно Повторение встречи.
5. В диалоговом окне Повторение встречи в секции Время встречи
измените время в поле Начало на 10:00 и затем в секции Шаблон повторения измените день недели со вторника на понедельник.
Если в этот момент появится предупреждающее сообщение, проигнорируйте его. 6. Щелкните на кнопке ОК.
Окно Повторение встречи закроется.
7.В стандартной панели инструментов бланка Встреча щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.
Теперь в течение первых пяти месяцев 2004 г. ежемесячные встречи будут проходить в четвертый понедельник месяца в 10:00, а не в первый вторник в 13:00.
+ПРИМЕЧАНИЕ. Если нужно изменить только одну встречу в наборе повторяющихся, щелкните на кнопке выбора Открыть копию в диалоговом окне Открыть повторяющийся элемент и затем внесите изменения в бланк
40 |
Основы Microsoft Office. |