занятие1outlook

В.М.Самохвалов

Рис. 11. Окно Формат представления День/Неделя/Месяц.

Время начала и окончания встреч будут указаны слева от каждой записи изображениями часов.

Выпадающий список Масштаб позволяет изменять временной интервал расписания.

9. Установите интервал 15 мин.

+ПРИМЕЧАНИЕ. Изменение настроек календаря затронет только текущую папку Учебный календарь.

Изменение текущего часового пояса

Если много ездить, пересекая часовые пояса, ручное согласование расписания может оказаться затруднительным. В представлении Календарь это можно сделать автоматически, изменяя текущий часовой пояс.

+ПРИМЕЧАНИЕ. Изменение текущего часового пояса в Outlook эквивалентно его изменению в панели управления Windows. Выполненное в Outlook изменение влияет на время, которое выводится в других программах, работающих в системе Windows.

1.В позиции Сервис меню щелкните на команде Параметры. Появится диалоговое окно Параметры.

2.В диалоговом окне Параметры щелкните по цепочке Настройки – Параметры календаря.

Появится диалоговое окно Параметры календаря.

3.В секции Параметры календаря диалогового окне Параметры календаря щелкните на кнопке Часовой пояс.

Появится диалоговое окно Часовой пояс.

Рис. 12. Диалоговое окно Часовой пояс.

4. В поле Метка диалогового окна Часовой пояс наберите

Владивосток.

5.В поле Часовой пояс щелкните на направленной вниз стрелке и затем выберите Владивосток.

6.Чтобы часы вашего компьютера автоматически адаптировались к переходу на летнее время, установите флажок Учесть переход на летнее время.

7.В диалоговом окне Часовой пояс щелкните на кнопке ОК; в диалоговом окне Параметры календаря щелкните на кнопке ОК; и затем в диалоговом окне Параметры щелкните на кнопке ОК.

Все три диалоговых окна закроются. Окно расписания снова появится на экране, и над временной шкалой появится заголовок Владивосток. Время ваших встреч изменится в соответствии с новым часовым поясом.

В.М.Самохвалов

+ПРАВИЛО. Чтобы быстро изменить часовой пояс на компьютере, щелкните на кнопке День в стандартной панели инструментов. В окне расписания щелкните правой кнопкой мыши на серой полосе над временной шкалой и в контекстном меню щелкните на строке Изменить часовой пояс.

Установка дополнительного часового пояса в календарь

В этом упражнении нужно добавить второй часовой пояс - Москва, рядом с исходной временной шкалой области расписания (Владивосток):

1.В стандартной панели инструментов щелкните на кнопке День.

2.В позиции Сервис меню щелкните на кнопке Параметры. Появится диалоговое окно Параметры.

3.Внутри вкладки Настройки щелкните на кнопке Параметры календаря.

Появится диалоговое окно Параметры календаря.

4.В диалоговом окне Параметры календаря щелкните на кнопке

Часовой пояс.

Появится диалоговое окно Часовой пояс.

Рис. 13. Установка дополнительного часового пояса.

5.В диалоговом окне Часовой пояс установите флажок Показать дополнительный часовой пояс.

6.В поле Метка наберите Москва.

7.В поле Часовой пояс щелкните на направленной вниз стрелке и затем выберите Москва.

8.В диалоговом окне Часовой пояс щелкните на кнопке ОК; в диалоговом окне Параметры календаря щелкните на кнопке ОК и затем в диалоговом окне Параметры щелкните на кнопке ОК.

Все три диалоговых окна закроются. Москва появится в заголовке второй временной шкалы.

Чтобы удалить дополнительный часовой пояс:

1.Щелкните правой кнопкой мыши на левой временной шкале в области расписания.

2.Щелкните на строке Изменить часовой пояс и затем уберите флажок

Показать дополнительный часовой пояс.

3.Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

+ПРАВИЛО. Можно быстро переходить между двумя колонками, представляющими различные часовые пояса, в области ежедневного расписания. Чтобы поменять местами текущий и дополнительный часовые пояса, в позиции Сервис меню щелкните на цепочке команд Параметры - Настройки - Параметры календаря. В диалоговом окне Параметры календаря щелкните на кнопке

Часовой пояс, щелкните на кнопке Поменять местами часовые пояса и затем щелкните на трех кнопках ОК, чтобы закрыть все диалоговые окна. Временная шкала дополнительного часового пояса займет место рядом с расписанием при соответствующем изменении времени встреч.

Добавление праздников другой страны к календарю

Чтобы быть в курсе праздников, которые могут быть важны для китайского клиента, можно добавить в календарь праздники Китая. Outlook позволяет добавить национальные праздники для большинства крупных стран и религиозных конфессий.

В.М.Самохвалов

+ПРАВИЛО. Праздники трактуются как события.

1.В позиции Сервис меню щелкните на строке Параметры. Появится диалоговое окно Параметры.

2.Внутри вкладки Настройки щелкните на кнопке Параметры календаря.

Появится диалоговое окно Параметры календаря.

3. В диалоговом окне Параметры календаря щелкните на кнопке

Добавить праздники.

Появится диалоговое окно Добавление праздников в календарь.

4.Нужно добавить все праздники страны, поэтому в диалоговом окне

Добавление праздников в календарь установите флажок в строке Китай.

5.В диалоговом окне Добавление праздников в календарь щелкните на кнопке ОК.

Пока праздники добавляются в календарь, на экране находится окно

Импорт - Праздники.

6.В диалоговом окне Параметры календаря щелкните на кнопке ОК и затем щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Параметры.

Диалоговые окна закроются. Теперь в Календаре (но не в Учебном календаре!) по соответствующим датам будут представлены китайские праздники.

7.В календарике выполните прокрутку к октябрю 2010 г. и затем щелкните на дате 1.

В расписании для этой даты будет показан Национальный праздник Китай.

+ПРИМЕЧАНИЕ. Приведенный алгоритм добавления праздников относится только к папке Календарь, он не позволяет автоматически внести все праздники страны во вложенную текущую папку Учебный календарь.

+ПРАВИЛО. Чтобы удалить какой-либо праздник из календаря, щелкните в позиции Вид меню на цепочке команд Текущий вид - События. Список событий в календаре будет показан в виде таблицы. В списке событий выделите праз-

дник, который хотите удалить, и затем щелкните на кнопке Удалить в стандартной панели инструментов. Повторите эту процедуру, пока не будут удалены все праздники, которые нужно удалить.

+ПРАВИЛО. Каждый отдельный праздник можно скопировать в календарь, открыв отдельную папку, где записаны праздники, и перетащив затем соответствующую запись в календарь.

Представление

Встреча (Запись)

Упражнение 5. Представление Встреча (Запись)

Цель упражнения: научиться просматривать и изменять записи календаря, изменять вид расписания (ежедневник, еженедельник, ежемесячник), вводить новую запись (встречу).

Просмотр и изменение записи

Необходимо запланировать встречу на 25 декабря 2003 года:

Рис. 14. Окно Учебный календарь 25 декабря 2003 г.

В.М.Самохвалов

1.В календарике щелкайте на левой стрелке, пока не появится декабрь

2003.

Вкалендарике будет представлен декабрь 2003 года, и дата 25 декабря будет выделена полужирным шрифтом.

2.Щелкните на дате 25 декабря. В календаре появится запись

Праздничные покупки.

3.Дважды щелкните на записи Праздничные покупки.

На экране появится бланк Праздничные покупки - Встреча.

4.Выделите текст в поле Тема и вместо старого текста наберите

Встреча с клиентами.

5.Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.

Появится предупреждающее диалоговое окно.

6.Щелкните на кнопке Да, чтобы подтвердить изменения.

Врасписании появится новая запись, заменившая старую.

Просмотр своих планов на день, на неделю и на месяц

Расписание дел может быть представлено в виде ежедневника, еженедельника и ежемесячника, так это уже сложилось в практике личного планирования.

Рис. 15. Календарь с окном расписания на неделю.

1.Выполните прокрутку в календарике ко второй неделе декабря 2003 г. и затем щелкните на любой дате, которая будет выделена полужирным шрифтом. Появится расписание на этот день.

2.В календарике щелкните на дате следующего дня. Появится расписание следующего дня.

3.В стандартной панели инструментов щелкните на кнопке Неделя, чтобы увидеть расписание на эту неделю. Календарь на неделю со всеми встречами появится в окне расписания, Рис. 15.

4.В стандартной панели инструментов щелкните на кнопке Месяц, чтобы увидеть расписание на данный месяц. Календарь на месяц со всеми встречами появится в окне расписания Рис. 16.

Рис. 16. Календарь с окном расписания на месяц.

5.В стандартной панели инструментов щелкните на кнопке День, чтобы вернуться к расписанию на текущий день.

Вставка записи (встречи)

1.В стандартной панели щелкните на кнопке Сегодня. Расписание на текущий день появится на экране.

2.Нажмите клавишу Стрелка вправо», чтобы выполнить прокрутку к расписанию следующего дня, и затем щелкните на временном интервале 12.00.

В.М.Самохвалов

Временной интервал 12.00 будет высвечен на экране. 3. Наберите в этом поле

Встретиться с Д. за обедом

4. Нажмите клавишу Enter.

При вводе этого текста фон поля становится белым и вокруг поля появляется синяя рамка.

+ПРИМЕЧАНИЕ. Длительность и место встречи можно ввести непосредственно в запись. Для этого дважды щелкните на новой встрече, когда закончите ее ввод в

расписание. (Можно также щелкнуть на записи правой кнопкой мыши и затем щелкнуть на пункте Открыть). Когда появится форма Встреча, введите эти данные и затем щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.

Упражнение 6. Представление Встреча (Запись) – расширенные возможности

Цель упражнения: научиться вводить детальную информацию в запись о встрече, вносить в расписание встречу, которая будет классифицирована как частная (секретная), включать в расписание событие, создавать набор повторяющихся встреч и удалять одну из них, переносить встречу на другую дату и редактировать информацию встречи.

При работе с Календарем программы Outlook можно применять более тонкие и совершенные методы, облегчающие и ускоряющие работу:

•можно вводить подробности (детали) встречи, с тем, чтобы было легче вспомнить важную информацию, например, о том, что будет обсуждаться, и с кем назначена встреча;

•можно создавать секретные встречи (типа частное),

информация о которых будет недоступна никому, кроме вас;

•можно также выделять время для ежедневных событий и создавать встречи, которые повторяются через определенные периоды времени;

•можно изменять вид существующей встречи (записи),

например, из разового дела сделать повторяющуюся встречу;

•можно переносить дату и время встречи, удалять разовые и повторяющиеся встречи, в том числе одну из ряда повторяющихся;

•при работе в среде рабочей группы можно предоставлять свой Календарь другим сотрудникам по выбору при различных уровнях доступа к информации. Например, при уровне доступа, принятом по умолчанию, сотрудники смогут увидеть только интервалы времени, когда вы заняты или свободны, без доступа к деталям расписания. Зная, когда коллеги свободны или заняты, можно более эффективно планировать свои встречи. Более высокие уровни доступа могут предоставляться для того, чтобы другой человек, например, помощник, поработал с Календарем от вашего имени. В зависимости от уровня предоставленных полномочий другой человек может создавать, обновлять или удалять записи из вашего календаря.

Итак, можно вносить в расписание записи встреч трех видов:

o Повторяющиеся встречи для таких событий, как учебные занятия (еженедельные собрания), задавая автоматическое повторение встречи определенное количество раз или конечную дату.

oПодробные встречи – записи, содержащие детальную информацию, –

вводя в бланке Встреча место и длительность встречи, комментарии, описывающие цель встречи, и др.

oЧастные встречи, которые фиксируются в календаре, но детали встречи скрыты даже от тех, кто имеет разрешение к просмотру вашего календаря.

Создание в календаре подробной встречи

1.В панели Outlook щелкните на значке Учебный календарь и затем в стандартной панели инструментов щелкните по цепочке Создать -

Встреча.

На экране появится пустой бланк Встреча.

+ПРИМЕЧАНИЕ. Можно открыть новый бланк для создания встречи, контакта, задачи, записи дневника или