2.4 Организационная структура предприятия

 Стандартная для многих малых фирм организационная структура турагентства «МГП» (Магазин горящих путёвок) является линейной с жестко выделенной централизацией, так как руководство оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия важнейших решений. Организационная структура выражает форму разделения и кооперации труда в сфере управления и оказывает активное воздействие на процесс функционирования предприятия. Учитывая масштаб бизнеса (малый) на данный период, стадию становления туристического агентства (развития), особенности предоставляемого продукта (индивидуальный подход к клиенту при подборе тура) сложилась линейная структура управления.

Вся ответственность за планирование деятельности турагентства, принятые решения и контроль за их выполнением лежит на директоре и заместителе директора компании (делегирование полномочий, разграничение ответственности). 

Организационная структура туристического агентства состоит из следующих элементов: директор, отдел по продаже туров, главной бухгалтерией. Работников фирма набирает с биржи труда в соответствии с их квалификацией и разрядом. Все должны иметь высшее образование. Менеджеры и бухгалтер должны быть специалистами по профессии. Структура туристического агентства представлена на рисунке (рис.1).

Директор

Бухгалтер

Менеджер по продажам

Менеджер по продажам

 

рис.1

В обязанности Директора входит: планирование и организация по всем направлениям деятельности турагентства, планирование и реализация стратегии, организация взаимодействия и осуществление полномочий, построение организации, координация работы, аналитическая отчетность, мотивация персонала, контроль за осуществлением деятельности турагентства. Директор также ведёт контроль за подготовкой и организацией работы офиса, организацию и проведение деловых переговоров, инструктаж работников. Документы, заполняемые на должности директора туристического агентства это обычно заявления и договора о приеме на работу, также все документы заполняемые в других отделах должны быть просмотрены и подписаны директором.

Должностные обязанности менеджера по работе с клиентами заключаются в следующем: работает с клиентами, разъясняет условия туробслуживания, предоставляет полную информацию о туре, дает информацию о необходимых формальностях и особенностях страны пребывания; заключает с клиентом договор - заявку, по которому подыскивает и предлагает клиентам туры, согласно их пожеланиям; рассчитывает стоимость тура для клиента и выдает счета на предоплату и так далее.

Основанием для оказания услуг клиенту является договор на туристское обслуживание, который заключается между турфирмой и клиентом. При заключении договора на туристическое обслуживание клиенту выдаются необходимые памятки, информация о формальностях и обычаях страны пребывания, а так же другая информация о предстоящем туре. В случаи, когда клиент выезжает в страны, фирма осуществляет инструктаж клиента по вопросам профилактики инфекционных и паразитных заболеваний.

Бронирование тура турфирмой производится только после заключения договора на туристское обслуживание с клиентом. Внесение денег в кассу турфирмы оформляется приходным кассовыми ордерами установленной после полной оплаты труда клиенту выдается путевка. Путевка подписывается генеральным директором или начальником отдела туризма, на ней ставиться печать фирмы. В случаи отказа от поездки, ему возвращается оплаченная им стоимость услуг. При этом с него удерживают фактические затраты турфирмы по организации путешествия. Фактические затраты турфирмы определяются, исходя из затрат турфирмы на командировки сотрудников, оплате визовых и иных сборов.

«Магазин Горящих Путёвок» (Донской) будет иметь штанное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, трудовые договора. Данную документацию ведёт директор так как штат сотрудников маленький.

Так же сеть «Магазинов Горящих Путёвок» (Донской) получит исключительную лицензию на использование товарного знака «ГОРЯЩИХ». Лицензия подтверждает соответствие услуг Лицензиата услугам СЕТИ МАГАЗИНОВ ГОРЯЩИХ ПУТЁВОК.

Менеджеры туристического агентства проходят аттестацию в Центре обучения и сертификации сотрудников «Сети Магазинов Горящих Путёвок».

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде компьютерных распечаток, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования определены инструкциями о журнально-ордерной форме счетоводства, инструкциями по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете, методическими указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Бухгалтерский учет - упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о совершаемых хозяйственных операциях всех заинтересованных должностных лиц и служб.