Сортировка
Данные могут вводиться в список в произвольном порядке, однако последующую работу со списком удобнее выполнять, когда записи в нем упорядочены. Упорядочение данных в электронных таблицах производится путем операций сортировки.
Сортировка – это изменение относительного положения данных в списке в соответствии со значением или с типом данных. Данные обычно сортируются по алфавиту, по численному значению или по дате. В Excel числа сортируются в порядке возрастания: от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа. При сортировке текста производится сравнение содержимого ячеек по символам слева направо.
Например, слово «зоология» будет помещено после слова «золото». Регистр символов при сортировке не учитывается.
Сортировка по одному параметру
Для сортировки таблицы щелкните по любой ее непустой ячейке и нажмите одну из кнопок на панели инструментов:
- кнопку – сортировка по возрастанию либо;
- кнопку – сортировка по убыванию.
При этом будет проведена сортировка сплошной части таблицы, не имеющей пустых строк или столбцов. Строки будут переставляться целиком.
Заголовки (подписи) столбцов в процесс сортировки по умолчанию не попадают. Сортировка осуществляется по крайнему левому полю (в данном случае – по столбцу А).
Возможна сортировка не всего списка, а только его части. Для этого нужно выделить диапазон данных и применить команду Данные→ Сортировка.
Имейте в виду, что в случае выделения неполных строк сортировка может привести к совершенно неправильным результатам, поскольку при сортировке будут переставлены фрагменты строк. Если такого результата заранее не предвидеть, то ваши таблицы превратятся в бесполезный набор данных.
Если сортировка оказалась неудачной, можете ее сразу отменить, щелкнув по кнопке «Отменить» на панели инструментов, либо нажав клавиши Ctrl+Z.
Сортировки по нескольким параметрам
Если в списке имеется несколько столбцов, вы можете провести последовательную сортировку. Сортировку удобнее всего задавать в такой последовательности, которая отвечает лучшему восприятию информации, представленной в таблице.
Рассмотрим в качестве примера сортировку списка на рис. 2.7. Выполним сначала сортировку по наименованию товара, а затем по наименованию клиента.
Выделите нужный диапазон и войдите в меню Данные → Сортировка. В открывшемся диалоге Сортировка диапазона (рис. 2.5) задайте столбцы для сортировки:
Столбец А – в поле «Сортировать по»;
Столбец В – в поле «Затем по».
Нажмите кнопку «ОК», и в результате вы получите список, упорядоченный по товарам и по клиентам (рис. 2.6).
Рис. 2.5. Диалог «Сортировка диапазона»
Рис. 2.6. Список заказов после сортировки по товару и клиенту
2.4. Фильтрация данных. Автофильтр
Одной из наиболее распространенных операций над списками является отбор записей, или, другими словами, фильтрация.
Фильтрация представляет собой выделение определенных записей, которые удовлетворяют заданным критериям.
Результатом фильтрации является создание списка из отфильтрованных записей. В Excel предусмотрены два режима фильтрации: Автофильтр и Расширенный фильтр.
Рассмотрим наиболее простой режим фильтрации – Автофильтр на примере таблицы, показанной на рис. 2.1. Щелкните по произвольной ячейке списка, который подлежит фильтрации, и выполните команду меню Данные→Фильтр→ Автофильтр. Справа от названия каждого столбца появится кнопка с раскрывающимся списком (рис. 2.7).
Список кнопки открывают позиции (Все), (Первые 10...), (Условие...), затем следуют элементы столбца, расположенные в алфавитном порядке. Прокрутив список, вы можете выбрать необходимый вам критерий. Сразу после этого на экране останутся лишь записи, прошедшие фильтрацию, а остальные записи будут скрыты. Заголовки отфильтрованных строк окрашены в синий цвет. Вы можете продолжить фильтрацию, указывая в списках других столбцов необходимые элементы, а можете вернуться к исходному виду таблицы, отметив в списке пункт (Все). (Первые 10…) – для формирования запросов только по числовым полям. После щелчка мышью по этой строке появляется диалоговое окно «Наложение условия по списку». В данном окне устанавливаются условия выборки: количество записей, наибольших или наименьших, элементов списка или % от количества элементов. Для полной отмены процедуры фильтрации нужно войти в меню Данные Фильтр и убрать галочку с команды Автофильтр.
Рис. 2.7. Применение автофильтра