УПС 2010

ИНТЕРФЕЙС

1

8

7

2

1.Лента

2.Панель представлений

3.Строка состояния

4.Ползунок масштаба

5.Табличная часть диаграммы Ганта

6.Графическая часть диаграммы Ганта

7.Шкала времени

8.Временная шкала

Лента

Вкладка "Задача"

Вкладка Задача содержит кнопки для добавления и форматирования задач, а также работы с ними. В группе Задачи можно отмечать процент выполнения задачи, связывать задачи между собой и деактивировать задачу. В группе Календарный план можно также преобразовывать (Задача, назначенная вручную. Задачи этого типа можно расположить в любом месте расписания без изменения их расписания в проекте. Они не перемещаются, поскольку представляют собой связанные сведения об изменении задач.), в (Автоматически назначенная задача. Задачи этого типа назначаются с помощью модуля планирования проекта с учетом ограничений, зависимостей, календарей проектов и ресурсов.).

Вкладка "Ресурс"

Кнопки на вкладке Ресурс позволяют справиться с непростой задачей управления ресурсами, вовлеченными в работу над проектом. На этой вкладке можно добавлять ресурсы, назначать их

11

задачам и выравнивать загрузку ресурсов, для которых она превышает допустимый уровень. На этой вкладке также можно запустить мощный планировщик работы группы.

Вкладка "Проект"

Используйте вкладку Проект для работы со сложными функциями управления проектами, включающими свойства, планирование и отчетность. Например, на вкладке Проект можно добавлять настраиваемые поля, определять коды СДР, вставлять подпроекты и создавать наглядные отчеты.

Вкладка "Вид"

На вкладке Вид можно выбирать различные представления, доступные в приложении Project 2010, а также настраивать текущее представление. С помощью этой вкладки в представление можно добавлять временную шкалу.

Вкладка "Формат"

Кнопки, расположенные на вкладке Формат, позволяют настраивать текст, столбцы, цвета и другие элементы для представлений всех типов. Каждому типу представления на вкладке Формат соответствует собственный набор групп и кнопок. Этот набор изменяется автоматически при изменении представления.

Настройка ленты

Можно настроить ленту, которая является частью пользовательского интерфейса Microsoft Office Fluent, в соответствии с индивидуальными нуждами пользователя. Например, можно создать настраиваемые вкладки и группы с часто используемыми командами.

Чтобы добавить настраиваемую вкладку или группу, выберите пункт Создать вкладку. Команды можно добавлять только в настраиваемые группы.

Откройте вкладку Файл.

В меню Справка выберите команду Параметры.

Выберите пункт Настройка ленты.

Выберите пункт Создать вкладку.

Чтобы просмотреть и сохранить настройки, нажмите кнопку ОК.

Свертывание ленты

Щелкните ленту правой кнопкой мыши и выберите пункт Свернуть ленту.

Чтобы использовать свернутую ленту, щелкните нужную вкладку, а затем выберите требуемый параметр или команду.

Настройка панели быстрого доступа

С помощью команды Параметры можно добавлять команды на панель быстрого доступа, удалять их и изменять их порядок.

Откройте вкладку Файл.

12

В группе Справка нажмите кнопку Параметры.

Нажмите кнопку Панель быстрого доступа.

Внесите необходимые изменения.

Справка Project 2010

При подготовке материалов данного методического пособия использованы справочные материалы веб-

сайта Office.com.

http://office.microsoft.com/ru-ru/project-help/CL010256037.aspx

НАЧАЛЬНЫЕ НАСТРОЙКИ

Сохранение файла

Программы пакета Microsoft Office сохраняют файл в рабочей папке, назначенной по умолчанию. При необходимости можно указать другое местоположение.

На вкладке Файл щелкните элемент Сохранить или нажмите клавиши CTRL + S.

(Щелкните значок Сохранить Значок "Сохранить" на Панели быстрого доступа)

При первом сохранении файла необходимо задать для него имя.

При сохранении проекта можно выбрать один из следующих форматов файла:

Project 2007

Project 2000 - 2003

PDF (Portable Document Format)

XPS (XML Paper Specification)

Книга Excel

Текст, разделенный табуляциями

Текст с разделителями-запятыми (CSV)

XML

Сохранение копии файла (команда "Сохранить как...")

Откройте вкладку Файл.

Нажмите кнопку Сохранить как.

В поле Имя файла введите новое имя файла.

Нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы сохранить копию в другой папке, выберите другой диск в списке Папка или другую папку в списке папок. Чтобы сохранить копию в новой папке, нажмите кнопку Создать папку Изображение кнопки.

Команду Сохранить как также можно использовать для переименования сохраняемого файла или изменения его местоположения, для сохранения файла в другом формате.

13

Создание и планирование нового проекта

При создании нового проекта можно планировать проект от даты начала или от даты окончания, а также задать свойства файла, упрощающие упорядочение или поиск проекта.

Щелкните вкладку Файл, а затем выберите команду Создать.

Убедитесь, что выбран вариант Пустой проект, а затем в области справа нажмите кнопку Создать.

На вкладке Проект в группе Свойства выберите вариант Сведения о проекте.

Вдиалоговом окне Сведения о проекте задайте расписание проекта.

Чтобы спланировать проект от даты начала, в поле Запланировать с выберите вариант даты начала проекта, а затем в поле Дата начала выберите дату начала проекта.

Чтобы спланировать проект от даты окончания, в поле Запланировать с выберите вариант даты окончания проекта, а затем в поле Дата окончания выберите дату окончания проекта.

Чтобы выяснить, насколько поздно можно начать проект, можно запланировать проект с даты окончания. После начала работ по проекту рекомендуется изменить этот параметр и осуществлять планирование с даты начала.

Исходные сведения о проекте можно в любой момент изменить в диалоговом окне Сведения о проекте. Но если в проекте имеются фактические данные, например фактические даты начала или окончания задач, последние не будут перепланированы на основе обновленных сведений о проекте. Кроме того, если на задачи наложены ограничения, смещение даты начала или окончания проекта не обязательно вызовет смещение всех задач в соответствии с новой датой.

14

Обзор календарей приложения Project

В приложении Project используется несколько календарей, с помощью которых определяется доступность ресурсов и способы планирования задач.

Календарь проекта. Этот календарь используется для назначения рабочего расписания по умолчанию для всех задач проекта.

Календарь ресурса. Приложение Project создает индивидуальные календари ресурсов на основе настроек стандартного календаря. Эти календари можно изменить с помощью команды Изменить рабочее время на вкладке Общие диалогового окна Сведения о ресурсе. Можно также создавать и назначать календари ресурсов для индивидуальных ресурсов или групп ресурсов, определяя особые часы работы. Например, можно назначить ресурс скользящей или ночной смене. Можно редактировать календари ресурсов, чтобы обозначить нерабочее время, например отпуск и разрешенное отсутствие на работе.

Календарь задачи. Задачи планируются на основе рабочего времени в календаре проекта. Однако для задач, которые должны выполняться в разное время (особенно задач, независимых от ресурсов), рабочее время, взятое из календаря проекта, можно изменить в календаре задачи. Календарь задачи особенно полезен в случае оборудования, которое начинает и завершает выполнение задач ночью или в выходные дни, т. е. в нерабочее время в календаре проекта.

Базовый календарь. Базовый календарь используется в качестве шаблона для календаря проекта, календаря ресурса и календаря задач. В приложении Project предусмотрены три базовых календаря:

o стандартный (будние дни с 08:00 до 17:00 с часовым перерывом на обед); o 24 часа;

o ночная смена.

Помните, что календари рабочего времени и доступность ресурсов не применяются к материальным ресурсам.

Если один календарь будет применяться ко всем новым проектам, можно сохранить завершенный проект как шаблон или добавить календарь в общий файл.

Назначение рабочего времени, отпусков и праздников для проекта

Календарь проекта можно использовать для отображения рабочих дней и часов проекта, а также обычного нерабочего времени (например, выходных и вечеров) и особых выходных дней (например, праздников).

Добавление праздников в календарь проекта

В календарь проекта не включаются предопределенные праздничные дни. Чтобы добавить праздники организации в проект, необходимо внести их в календарь проекта по одному. Если расписание праздников планируется использовать для многих проектов, можно создать на основе проекта шаблон или добавить календарь в общий файл.

На вкладке Проект в группе Свойства нажмите кнопку Изменить рабочее время.

15

Всписке Для календаря выберите календарь, который нужно изменить. Календарь проекта для текущего проекта обозначается словами (Календарь проекта). Календарь по умолчанию — Стандартный (Календарь проекта). Также можно выбрать базовые календари: 24-часовой или Ночная смена.

Вдиалоговом окне Изменение рабочего времени откройте вкладку Исключения.

Введите описательное имя исключения, например Корпоративный праздник, и время начала и окончания периода для этого исключения.

Если исключение будет повторяться в части расписания, нажмите кнопку Подробности.

В области Повторять выберите значение частоты от Ежедневно до Ежегодно и дополнительные параметры для шаблона. Параметры шаблона повторения изменяются в зависимости от того, создается ли ежедневный, еженедельный, ежемесячный или ежегодный шаблон.

Подробности шаблона повторения изменяются в зависимости от того, создается ли ежедневный, еженедельный, ежемесячный или ежегодный шаблон.

В области Диапазон повторения выберите время начала для исключения в поле Начало и параметр Окончание после или Окончание к.

Введите или выберите подходящие сведения в зависимости от времени окончания.

В поле Окончание после введите или выберите количество повторений задачи.

В поле Окончание к введите или выберите дату окончания повторяющейся задачи.

Все задачи, запланированные на праздники, будут автоматически перепланированы с учетом нерабочего времени в праздники.

Если вместо изменения календаря по умолчанию нужно создать новый календарь, нажмите кнопку Создать новый календарь, введите имя календаря и выберите его тип: новый базовый календарь или календарь, основанный на копии другого календаря.

Эта функция позволяет настроить календарь проекта в соответствии с требованиями компании (например, создать рабочую неделю, включающую выходные дни).

Чтобы изменить рабочую неделю по умолчанию для календаря проекта, календаря ресурсов или для нового календаря, откройте вкладку Рабочие недели.

На вкладке Рабочие недели можно выбирать и создавать дополнительное расписание рабочей недели для диапазона дней, который отличается от рабочих дней по умолчанию (например, летнее расписание дорожных работ или рабочую неделю, включающую выходные дни). В таблице Рабочие часы введите в

столбец Имя описательное имя, например Дорожные работы, для нового расписания рабочей недели, а затем введите время начала и окончания периода, в течение которого оно будет действовать.

Нажмите кнопку Подробности.

В диалоговом окне Сведения о выделите по очереди те дни, которые необходимо изменить с рабочих на нерабочие или наоборот, а затем выполните одно из указанных ниже действий.

16

Используйте для этих дней рабочее время по умолчанию. Выберите дни, для которых нужно использовать рабочее время по умолчанию (08:00—12:00 и 13:00—17:00 с понедельника по пятницу, а в выходные дни — нерабочее время ).

Установите дни для нерабочего времени. Выберите дни, на которые не может быть запланирована работа. Например, если ни один сотрудник компании не работает по пятницам, выберите значение Пятница, а затем — Задать нерабочие дни.

Установите дни с особым рабочим временем. Чтобы установить рабочее время в расписании для выделенных дней, введите время, с которого должна начинаться работа, в поле От и время, когда она должна заканчиваться, в поле До. Например, если сотрудники компании работают по субботам, выберите значение Суббота, а затем — Задать дни для использования этих рабочих часов.

Создание календаря для задачи в приложении Project

Для задач можно создавать отдельные календари. По умолчанию задачи планируются на основе календаря проекта. Чтобы определить уникальные или особые исключения, например, для устройств, которые запускаются в нерабочее время, или для переезда офиса, который может происходить только в выходные дни, можно создать календарь задачи для отдельной задачи. Календарь задачи, связанный с определенной задачей, замещает календарь проекта.

На вкладке Проект в группе Свойства нажмите кнопку Изменить рабочее время.

Нажмите кнопку Создать новый календарь.

В диалоговом окне Создание базового календаря введите имя для нового календаря и выберите тип: новый базовый календарь или календарь, основанный на копии существующего календаря.

Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Изменение рабочего времени.

Чтобы изменить рабочую неделю для календаря задачи, откройте вкладку Рабочие недели.

В диалоговом окне Изменение рабочего времени откройте вкладку Исключения.

После создания базового календаря необходимо назначить его для задачи. Выберите задачу, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите пункт Сведения, затем откройте вкладку Дополнительно и выберите календарь из списка Календарь.

Для удаления календаря используйте Организатор. Откройте вкладку Файл. Выберите элемент Сведения, затем — Общий организатор. Откройте вкладку Календари. Справа выберите календарь задачи, который необходимо удалить, и нажмите кнопку Удалить.

ВВОД СОСТАВА РАБОТ / ИЕАРАРХИЯ

Выбор метода организации задач

При организации задач проекта можно объединять в группы задачи с общими характеристиками или задачи, которые будут завершены одновременно в рамках суммарной задачи. Для отображения основных этапов и подэтапов проекта можно использовать суммарные задачи. Суммарные задачи обобщают данные всех входящих в них подзадач, то есть задач, сгруппированных под ними. Понижать уровни задач можно на столько ступеней, сколько необходимо для отображения организации проекта.

17

Существует два метода организации списка задач.

В нисходящем методе сначала определяются основные этапы, которые затем разбиваются на отдельные задачи. Нисходящий метод предоставляет версию плана сразу после определения основных этапов.

Если возникают задачи, которые не подходят ни под один из определенных этапов, возможно, один из этапов пропущен.

В восходящем методе сначала составляется список всех возможных задач, а затем они группируются по этапам.

После выбора метода организации задач можно начинать их структурирование путем разделения на суммарные задачи и подзадачи с помощью приложения Project.

Создание новой задачи

На вкладке Вид в группе Представления задач щелкните значок Диаграмма Ганта.

В пустом поле Название задачи введите название задачи и нажмите клавишу ВВОД.

Вставка задачи между существующими задачами

Выделите строку под тем местом, где должна появиться новая задача.

На вкладке Задача в группе Вставить щелкните верхнюю часть кнопки Задача.

Введите название задачу во вставленную строку. После вставки задачи идентификаторы задач перенумеровываются автоматически.

Создание повторяющейся задачи

Если задача повторяется с регулярными интервалами, введите ее как повторяющуюся задачу. Если задача повторяется с нерегулярными интервалами, введите ее как обычную задачу для каждого из моментов, когда она должна выполняться.

На вкладке Вид в группе Представления задач щелкните значок Диаграмма Ганта.

Выделите строку под тем местом, где должна появиться повторяющаяся задача.

На вкладке Задача в группе Вставить щелкните нижнюю часть кнопки Задача и выберите пункт Повторяющаяся задача.

18

Вокне Название задачи введите название задачи.

Вокне Длительность введите длительность отдельной задачи.

Вгруппе Повторять выберите значение Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно или Ежегодно.

Установите флажок для каждого дня недели, в который должна выполняться задача.

Вполе Начало введите дату начала и выполните одно из указанных ниже действий.

Установите переключатель Окончание после и введите количество повторений задачи.

Установите переключатель Дата окончания и введите дату, к которой повторяющаяся задача должна закончиться.

Если в поле Начало не указана дата, приложение Project использует дату начала проекта.

В разделе Календарь для планирования этой задачи выберите в списке Календарь календарь, который требуется применить к задаче. Если календарь не нужно применять, выберите значение Нет.

Если нужно применить календарь, но не привязывать его к составлению календарного плана для задачи, установите флажок Не учитывать календари ресурсов при планировании.

После вставки повторяющейся задачи идентификаторы задач автоматически перенумеруются, а в столбце Индикаторы появится индикатор повторяющейся задачи.

Создание вех

Вехи — это базовые точки, которыми отмечаются важные события в рамках проекта. Они используются для отслеживания хода продвижения проекта. Любая задача с нулевой длительность автоматически отображается как веха. Кроме того, в качестве вехи можно отметить любую другую задачу любой длительности.

Вехи в рамках проекта можно создавать, чтобы отметить внешние задачи. Например, для выполнения одной из задач проекта необходимо приложение, которое разрабатывается другой компанией. Чтобы отобразить ход создания этого приложения, можно создать в проекте веху с нулевой длительностью.

Кроме того, отслеживать внешние задачи в проекте можно с помощью зависимостей задач. Project 2010 позволяет создавать зависимости между проектами, чтобы отслеживать вехи, связанные с внешними факторами.

На вкладке Вид в группе Представления задач выберите пункт Диаграмма Ганта.

Введите имя новой вехи в поле Имя задачи для первой пустой строки в списке.

19

Если требуется сделать веху из текущей задачи, пропустите этот этап.

Введите 0 в поле Длительность вехи и нажмите клавишу ВВОД.

При вводе нулевой длительности задачи Project 2010 автоматически отображает символ вехи в разделе диаграммы в представлении диаграммы Ганта для данного дня.

Создание вехи с ненулевой длительностью

Как правило, вехи обладают нулевой длительностью. Однако для некоторых вех бывает необходимо задать другую длительность. Например, в конце фазы проекта есть веха, связанная с утверждением, и известно, что процесс утверждения займет неделю.

На вкладке Вид в группе Представления задач выберите пункт Диаграмма Ганта.

Введите имя новой вехи в поле Имя задачи для первой пустой строки в списке.

Если требуется сделать веху из текущей задачи, пропустите этот этап.

Выделите веху, а затем на вкладке Задача в группе Свойства нажмите кнопку Сведения о задаче.

В диалоговом окне Сведения о задаче откройте вкладку Дополнительно и введите длительность вехи в поле Длительность.

Установите флажок Отметить как веху и выберите пункт ОК.

Создание суммарных задач и подзадач

Структура задач формируется путем понижения и повышения их уровня, в результате чего создаются суммарные задачи и подзадачи. По умолчанию суммарные задачи выделены полужирным шрифтом и находятся на один уровень выше, чем входящие в них подзадачами. Учитывайте, что суммарная задача может быть подзадачей другой вышестоящей задачи.

В представлении "Диаграмма Ганта" щелкните строку той задачи, уровень которой нужно понизить, чтобы сделать ее подзадачей, или повысить, чтобы сделать ее суммарной задачей.

На ленте в группе "Задачи" нажмите кнопку На уровень ниже, чтобы расположить задачу с отступом, сделав ее подзадачей.

Уровень задачи можно быстро изменить с помощью мыши. Установите курсор на первой букве имени задачи. Когда он примет вид двусторонней стрелки, перетащите его вправо, чтобы расположить задачу с отступом, или влево, чтобы расположить ее с выступом.

20