14. Организация оформления работы ведомственного архива.

Ведомственные архивы – это архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, осуществляющие прием и хранение док-тов этих гос. органов, в течение периода времени, установленного законом:

- документы Президента РБ, высших органов государственной власти – 15 лет.

- документы госбезопасности, внутренних дел, обороны – 30 лет.

- документы исполнительных и распорядительных органов – 10 лет.

- городского и районного подчинения – 5 лет.

- научно-технической документации – до минования надобности, но не более 25 лет.

- записей актов гражданского состояния и документов по личному составу – 75 лет.

15. Правила машинописного оформления документов.

1.    Печатание и оформление документов в редакторе Word.

2.    Поля страницы: верхнее и нижнее – 20 мм.; левое – 30 мм.; правое – 10 мм (допускается до 0,8мм.).

3.    Шрифт- размер 15, обычный, за исключением  индекса структурного подразделения, в котором готовился документ. Он печатается 9 шрифтом с межстрочным интервалом – 9пт. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт.

4.    Межстрочный интервал -  для формата А 4 – одинарный. В адресах, заголовках и подписях – точно 14 пт.

5.    Первая строка в абзаце с отступом – 12,5 мм.

6.    Выравнивание – по всей ширине, без переноса слов.

7.    Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются с интервалом – точно 14пт.

8.    Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения» отделяются друг от друга – одним интервалом.

9.    Реквизиты документа  отделяются друг от друга – полуторным интервалом.

10.   От границы левого поля без отступа первой строки печатаются 9 реквизитов: «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «наименования должности в реквизитах «Подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи  «Верно», а также слова «Слушали, Выступили, Решили, Постановили», «Приказываю», «Предлагаю», «Обязываю».

11.   Начало абзацев – с отступом первой строки – 12,5 мм.

12.   Реквизит «Адресат» - с отступом от левого поля 80мм.

13.   Реквизиты «гриф утверждения» и «Гриф ограниченного доступа» - с отступом левого поля 100мм.

14.   Реквизит «Отметка о приложении к правовому акту» - оформляется в правом верхнем углу с отступом от левого поля – 120 мм.

15.   Расшифровка подписи в реквизите  «Подпись» - с отступом от левого поля – 120 мм. на уровне последней строки наименования  должности.

16.   Реквизит «Примечание» и «Основание» оформляются от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст – через межстрочный интервал – точно 14 пт.

17.    В левом нижнем углу  лицевой стороны последней страницы  документа печатаются индекс структурного  подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, инициалы того, кто печатал текст, дата создания документа, имя файла. Шрифт – обычный 9 пт., межстрочный интервал – точно 9 пт.