2.6 Письмо

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте (приложение В.10). Письмо отнесено к группе справочно-информационных документов.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструктивные, гарантийные, сопроводительные, информационные, рекламные, коммерческие (оферта, рекламационное письмо, кредитное) и т.д.

По функциональному признаку различаются письма, требующие ответа (инициативные), и письма, ответа не предполагающие.

Письма, не требующие ответа:

• письмо-предупреждение;

• письмо-напоминание;

• письмо-приглашение;

• письмо-подтверждение;

• письмо-ответ;

• сопроводительное письмо;

• письмо-извещение;

• гарантийное письмо;

• информационное письмо;

• письмо-распоряжение.

Письма инициативные:

• письмо-просьба;

• письмо-обращение;

• письмо-предложение;

• письмо-запрос;

• письмо-требование.

Для составления писем используется специальный бланк для писем с угловым и продольным расположением реквизитов. Наименование вида документа в письме не указывается.

В письмах-ответах обязательно указывается реквизит "ссылка на индекс и дату документа".

Текст письма чаще всего состоит из вводной части, в которой указываются причины составления документа, ссылки на факты, даты, документы. Во второй, основной части, формулируется цель документа (предложения, отказ, просьба, гарантия и т.п.).

Подобное построение текста называется прямым. Возможен и обратный порядок расположения логических частей. Композиция текста зависит от назначения письма и целей, стоящих перед автором.

Обратный порядок изложения применяется в письмах вышестоящих организаций к подчиненным. В этом случае доказательства могут быть сведены к минимуму.

В больших по объему письмах целесообразно пользоваться прямым методом, чтобы путем последовательных доказательств и логических выводов подвести адресата к убеждению в необходимости выполнить то, о чем говорится в заключении.

Дата письма – дата его отправления.

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

В деловой переписке помимо письма широко используется факс – документ, полученный с помощью аппарата (телефакса). Факс является, по сути, копией переданного документа. При помощи телефакса могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним, но в большей степени факсы – разновидность переписки между деловыми партнерами. Оформление факса – аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, проставляемыми телефаксом, являются: коды отправителя и получателя, дата и время передачи, ее длительность, количество страниц.

Формуляр служебного письма:

• дата (дата отправления письма);

• регистрационный номер документа;

• ссылка на индекс и дату документа (указывается в ответных письмах);

• гриф ограничения доступа к документу;

• адресат;

• заголовок к тексту (кроме формата А5);

• текст;

• подпись;

• визы;

• печать;

• служебные отметки.