Цель работы

Цель данной лабораторной работы - научиться создавать с помощью пакета Excel тип рабочей таблицы, соответствующий базе данных. А также научиться работать с данными таблицы Excel как с базой данных.

Вопрос №1.

Как создать базу данных в Excel?

Ответ:

Создание базы данных начинается с проектирования базы данных, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата…), длины каждого поля (максимального количества символов ), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые).

Возможность использовать вычисляемые поля - основная особенность баз данных в Excel.

База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил:

Строка заголовков столбцов (верхняя строка списка ) должна быть заполнена именами полей.

Каждая запись должна размещаться в отдельной строке.

Первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков.

Следует избегать пустых строк между записями.

Создание и поддержка базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк) данных . Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец ) с именами полей и поместить в следующей строке запись образец заполнения базы.

При этом необходимо отформатировать каждый элемент поля, помня, что таким же образом будут отформатированы все последующие элементы в этом поле. В вычисляемые поля вводятся расчетные формулы.

В базе данных необходимо соблюдать следующие правила:

Нельзя нажимать клавишу Enter для перехода к следующему полю, так как при этом добавится неполная запись!

Чтобы отредактировать значение в пройденном поле, следует нажимать клавиши <Shift+Tab> для возврата в нужное поле.

Чтобы заменить ранее введенное значение, необходимо просто начать вводить нужное в этом поле.

Чтобы отредактировать только некоторые символы значения поля, следует нажимать клавишу < - > или щелкнуть I-образным указателем мыши на том месте, куда необходимо поместить курсор.

При вводе даты необходимо придерживаться известного программе формата

При вводе чисел с лидирующими нулями (кроме почтовых индексов), вводится апостроф перед первым нулем, что воспринимается Excel как текстовая метка (при этом апостроф в базе данных не вводится).

После заполнения всей записи необходимо нажать клавишу Enter или щелкнуть на кнопке Добавить, в результате чего Excel вставит новую запись последней в базе данных и выведет на дисплей пустую форму для ввода следующей записи.

После завершения ввода записей следует нажать клавишу <Esc > или щелкнуть на кнопке Закрыть , чтобы закрыть форму данных.

Сохранить рабочую таблицу командой Сохранить из меню Файл или щелкнуть на инструменте Сохранить на стандартной панели инструментов.

Вопрос №2.

Что значит отсортировать?

Ответ:

Сортировка данных–упорядочение данных по заданному признаку с целью удобства использования.

Чтобы заставить Excel правильно отсортировать записи в базе данных, вы должны указать, какие поля будут определять новый порядок записей, (такие поля называются ключами сортировки). Более того, Вы должны указать какой тип сортировки должен выполняться в этих полях. Существует два типа упорядочения: возрастающий, при котором текст располагается в алфавитном порядке (от А до Я), а числа - в порядке увеличения (от наименьшего к наибольшему), и убывающий, который противоположен алфавитному порядку и порядку нумерации (от Я до А, а числа - от набольшего к меньшему).

Когда вы используете возрастающий порядок сортировки с полем ключа, содержащим много различных типов значения, Excel помещает в первую очередь числа (от наименьшего к наибольшему), а только потом текстовые элементы (в алфавитном порядке). За текстовыми элементами следуют логические значения (сначала TRUE/ Истина , затем FALSE/ Ложь), сообщение об ошибках и, наконец, чистые клетки. При использовании убывающего порядка Excel упорядочивает элементы в обратном порядке: числа идут первыми, но упорядочены от наибольшего к наименьшему затем следуют текстовые элементы от Я до А, логическое FALSE предшествует логическому TRUE.

Для того чтобы отсортировать данные необходимо использовать инструмент «Сортировка» на ленте «Данные» в пакете Excel.