Создание группы программ в главном меню

Выбрав ПускНастройкаПанель задачНастройка менюДополнительно, Вы увидите часть главного менюWindows, задаваемую пользователем, в виде структуры папок. В папкеПрограммы(выбор производится в правой части окна, а состав папки виден в левой части) добавьте папкуРабочая.

Закрытие окон производится нажатием кнопки ОК(с сохранением изменений) илиОтмена(без сохранения). При отсутствии этих кнопок окно закрывается с помощью значкаХв правом верхнем углу окна.

Проверьте результаты своей работы, вызвав главное меню Windows нажатием кнопкиПуск.

Создание ярлыка

Далее, вернувшись в окно редактирования главного меню, следует скопировать ярлык MS Access из папки Программы во вновь созданную папку. Для этого открывается папка Программы, выделяется нужный ярлык и производится его копирование в буфер обмена (опция контекстного меню Копировать для выбранного ярлыка). Затем открывается папка Рабочая и производится вставка скопированного ярлыка (опция контекстного меню Вставить для свободного места в папке Рабочая).

ВНИМАНИЕ. Использовать другие способы копирования следует осторожно, только если есть полная уверенность в понимании происходящих процессов.

Задание свойств ярлыка

Свойства нового ярлыка можно изменить, выделив опцию контекстного меню Свойства этого ярлыка. Можно задать новый пояснительный текст и пиктограмму. Другие свойства изменять не рекомендуется.

Проверка режима запуска

Произведите запуск MS Access с помощью вновь созданного пункта меню.

Задание параметров субд

Открыв программу MS Access, следует выбрать создание новой базы данных, задать ее имя и расположение (имя произвольно, расположение – в пользовательской папке). После этого следует выбратьменюСервисПараметрыОбщие.

В поле Рабочий каталогвведитеC:\USER.

Это значительно облегчит дальнейшую работу с файлами.

После выхода из программы можно удалить созданную пустую БД и помощью Проводника.

Внимание. Копировать (в том числе на дискету и с дискеты), перемещать и удалять файлы БД (расширение .mdb) лучше всего с помощью Проводника Windows.

Файлы бд часто получаются очень большими и не помещаются

на дискету. Для их уменьшения выберите в Access

меню  Сервис  Служебные программы  Сжать базу данных.

Результат работы

Созданная рабочая папка для хранения пользовательских файлов, созданный пункт главного меню, заданный рабочий каталог.

2. Создание таблицы базы данных для хранения сведений о работниках

Цель работы – создание базы данных .

Общие сведения

Данные в базе данных (БД) хранятся в Таблицах БД(далее –Таблицах). Строка таблицы называетсяЗаписью, а столбец – Полем. Один из типичных примеров данных, хранящихся в БД – список сотрудников фирмы или работников предприятия. Для каждого работника отводится одна запись – строка списка. Каждая запись имеет одинаковый перечень полей – сведений о работнике.

Перечень имен полей с указанием их типа

(символьное, числовое и т. п.), размера (количества символов),

и – для числовых полей – количества цифр в дробной части числа представляет собой СТРУКТУРУ БД.

К структуре иногда относят и другие свойства каждого поля, например, формат представления чисел.

Поле или набор полей, использующиеся для однозначной

идентификации записей, называется ПЕРВИЧНЫМ КЛЮЧОМ БД.

В СУБД используется формат файлов .mdb, являющийсяknow-how разработчика. В нем хранится несколько таблиц, запросы, экранные формы и прочие объекты, необходимые для работы с этими таблицами. Таким образом, в одном файле содержится вся необходимая информация, относящаяся к некоторой задаче, и все средства работы с ней.

Первое, что Вы должны задать при создании БД – имя нового файла БД и папку, где он будет храниться.

Внимание. Будьте внимательны в этом вопросе.

БД состоит из шести наборов объектов. Это таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и программы. Каждый из этих наборов показывается на отдельной странице окна БД. Для каждого из наборов имеются три основные действия: Открытие (просмотр данных или запуск программы, которая тоже обычно выводит какие-то данные), Конструирование (модификация существующего объекта),Создание (добавление нового объекта).Они соответствуют трем кнопкам в правой части окна БД. Названия кнопок изменяются при переходе от одного типа объектов к другому, но смысл действий всегда остается тем же. Удаление выделенного объекта производится клавишейDelete.

Для создания каждого из типов объектов имеются разнообразные средства. При формировании таблицы БД следует использовать Конструктор. В нем необходимо заполнить список полей, каждая строка которого соответствует полю создаваемой таблицы.

Прежде, чем начать ввод структуры, следует определить имена и характеристики полей. При этом следует руководствоваться следующими соображениями:

• Имя поля имеет длину до 64 символов и должно быть максимально информативным. Так, имена Поле1,Поле2неинформативны, а именаЗарплата,Адреси т. п. – информативны.

• Последние русифицированные версии СУБД допускают использование русских букв в именах.

• Имя поля не должно быть слишком длинным, чтобы удобно размещаться в шапке таблицы при просмотре и распечатке.

• Рекомендуется использовать стандартный стиль имен, например: ЗарплатаЗаМесяц. Не следует использовать в именах пробелы и "экзотические" символы.

• Для полей, содержащих числа, над которыми будут производиться арифметические действия (например, для поля КоличествоДетей) используетсячисловойтип.

• Так как в полях табельного номера и телефона могут содержаться не только цифры, но и другие символы (буквы, знак дроби, разделители в виде дефиса или косой черты и пр.), их следует делать текстовыми.

• Если в поле содержится дата (например, дата рождения) или значения ИСТИНА/ЛОЖЬ (ДА/НЕТ), то их тип дата/времяилилогическийсоответственно.

• Размер поля должен быть достаточным для хранения данных. Для окладов можно выбрать формат Денежный(можно хранить до 15 знаков в целой и 4 знака в дробной части числа). По умолчанию использованы настройкиWindowsдля представления денежного формата. Они зависят от выбранного языка (точнее – от денежных единиц выбранной страны).

• Имена и характеристики полей должны быть одинаковыми у всех студентов, поскольку в дальнейшем созданные БД будут объединяться, а объединение будет правильным только при выполнении данного условия. Поэтому воспользуйтесь теми именами, которые предлагаются в Табл. 1.

Для получения более подробных сведений о форматах и диапазонах представления чисел пользуйтесь клавишей F1. Она выводит подсказку по выделенному свойству.