Тема 13. Управление библиотечным фондом.
Управление фондом – регулирование его состава, объема и структуры в соответствии с задачами библиотеки, информационного центра и потребностей абонентов (СТБ ГОСТ 7.76-2004 Камплектаванне фонду дакументаў. Бібліяграфаванне. Каталагізацыя. Тэрміны і азначэнні).
Управление фондом – регулирование комплектовании и организации БФ в целях организации его состава, величины и использования в соответствии с задачами библиотеки, потребностями и запросами пользователей (Библиотечное дело: Терминологический словарь.-М.,1997)
В цикле ФБФ нет неуправляемых процессов. Управлению подвержены моделирование, комплектование, учет, обработка, размещение, хранение, доставка, анализ управленческой информации.
Необходимость управления вызывается постоянным изменением количества и уровня квалификации библиотечного персонала, улучшением (ухудшением) МТБ библиотеки, изменениями в самом БФ и др.
Вопросами УБФ занимались Ю.В.Григорьев, Г.В.Тараченко и др. ученые.
Объект УБФ – поток документов, циркулирующий в процессах создания, развития и использования фонда.
Субъект УБФ – лицо, призванное управлять либо людьми, занятыми ФБФ либо непосредственно самим формированием фонда.
Соответственно, выделяются две подсистемы УБФ – социальное управление как способ воздействия на сотрудников библиотеки (субъект – субъектные отношения), и управление технологическими процессами ФБФ (субъект-объектные отношения).
Социальное управление ФБФ (руководство ФБФ) – воздействие на организационные, экономические, морально-психологические отношения между людьми, формирующими БФ.
Выделяются высший уровень (руководители библиотечного дела страны, региона, ЦБС, библиотеки) – определяется политика комплектования; средний (заведующие отделами и секторами комплектования) – поддерживают БФ в состоянии динамического равновесия, его организационную устойчивость к возмущающему воздействию внешней и внутренней среды; низший уровень – конечный объект руководства и конечный субъект управления ФБФ (прием документов, обработка, расстановка и др.).
Связи в системе УБФ:
БФ как объект управления:
получает информацию от внешней среды – о цели ФБФ, задачах библиотеки, характере и тенденции развития информационных потребностей пользователей; о профиле фондов библиотек, входящих в систему координации;
получает управляющие воздействия от субъекта управления;
фонд передает библиотечному персоналу информацию о своем состоянии;
на выходе – связь со средой (в виде результатов использования).
Библиотечный персонал как субъект управления получает информацию из внешней среды (о финансовых возможностях библиотеки, состоянии рынка документов, наличии документов по профилю). БП влияет на среду (библиотекарь решает, с какими источниками комплектования работать, какие документы приобретать и какие не приобретать).
Информация, поступающая от субъекта управления к объекту управления и в обратном направлении, должна быть обобщена и конкретизирована в той мере, в какой это необходимо для принятия и исполнения решений. Библиотекарь, непосредственно работающий с фондом, имеет дело с наиболее конкретными данными. По мере поступления исходящей от него информации на верхние уровни управления – к заведующим секторами, заведующим отделами, директору библиотеки, в органы статистики и т.д. – она все более обобщается, сжимается. Руководящее же указание, наоборот, по мере дохождения до непосредственного исполнителя все более раскрывается.
Т.о., восходящая (осведомительная) информация поэтапно концентрируется, а нисходящая (распорядительная) – поэтапно конкретизируется.
Информационное обеспечение УФБФ.
Фонд предназначен для пользователей, поэтому необходимо иметь представление об их составе и информационных потребностях. Известно, что социально-демографические характеристики пользователей (пол, возраст, профессия, уровень образования, специальность, род занятий и др.) являются основным определяющим профиль БФ фактором. Знание количества пользователей позволяет определить необходимый объем БФ. Анализ социально-демографического состава пользователей указывает на целевое и читательское назначение необходимых документов, типы, виды, языки и другие признаки, которыми определяются запросы.
Таким образом, специалист по ФБФ должен располагать собирательным портретом пользователя данной библиотеки.
Задачи специальной библиотеки полностью обусловлены задачами обслуживаемого ею учреждения (организации, предприятия).
В специальной библиотеке информационные потребности пользователя могут быть сформулированы вполне конкретно. Контингент пользователей здесь дифференцирован по какому-либо признаку (учащиеся, ученые, производственники и др.).
В общих библиотеках с неопределенным контингентом пользователей, разнопрофильными запросами и, соответственно, с универсальными фондами, задачи сформулированы менее четко, слишком в общей форме, они позволяют определить лишь общий профиль, общее направление ФБФ. В этом случае очень важна информация об интересах пользователей. Чем более многоаспектна такая информация, тем точнее отбор документов. Источником такой информации могут быть данные картотеки читательских интересов пользователей библиотеки, результаты изучения пользователей.
Изучение пользователей и их потребностей осуществляется в интересах комплектования, размещения, организации каталогов, обслуживания.
Информационные потребности пользователей выражаются в их запросах на документы, с которыми они обращаются к библиотекарю.
Запрос – требование пользователя о выдаче ему конкретного документа.
По результату исполнения запрос может быть удовлетворенный и неудовлетворенный. Удовлетворенный запрос фиксируется в величине документовыдачи, судя по ней о качестве сформированного фонда. Неудовлетворенный запрос – это отказ, т.е. невыдача затребованных документов (по любым причинам).