Организация учета

руководствоваться Справочником профессий, в котором приводятся основные формулировки задач и обязанностей работников, квалификационные требования, указания, что должен знать работник той или иной должности.

Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, зависящих от характера, состава и объема учетных работ на предприятии. Учетная работа аппарата бухгалтерии во многом зависит от правильной расстановки и использования ее работников, четкого выполнения ими своих обязанностей.

Обязанности работников бухгалтерии конкретизируются путем разработки должностных инструкций. Должностная инструкция четко определяет и закрепляет конкретные обязанности, права и персональную ответственность каждого работника бухгалтерии. Наличие таких инструкций позволяет обоснованно проводить подбор и расстановку кадров, повышение их квалификации, мероприятия по улучшению условий труда, укреплению трудовой дисциплины. Должностные инструкции дают возможность объективно оценивать результаты работы каждого исполнителя и всего коллектива бухгалтерии, материально и морально стимулировать работников в зависимости от количества и качества вложенного труда, обоснованно применять меры дисциплинарного и морального воздействия за невыполнение возложенных на них обязанностей.

Например, в СССР действовало Положение о главных бухгалтерах, утвержденное председателем Совета Министров СССР А. Косыгиным. В нем четко оговаривались общие положения, обязанности и права главного бухгалтера (Приложение Д).

Должностная инструкция – это документ, в котором зафиксированы задачи, функции, обязанности, права, ответственность должностного лица (Приложения Е, Ж, З).

Процесс разработки должностных инструкций требует большой подготовительной работы и активного участия в ней всех работников бухгалтерии. Прежде всего, проводится классификация учетных работ по уровню сложности, что позволяет равномернее распределить обязанности между отдельными исполнителями. Более ответственные участки работы следует поручать квалифицированным работникам. Необходимо также определить перечень должностных лиц и руководителей производственных подразделений, в обязанности которых входит оформление первичных документов по учету труда и выполненных работ, на поступление из производства готовой продукции, расходование материальных ресурсов.

Должностные инструкции для работников бухгалтерии разрабатываются главным бухгалтером совместно с юридической службой. Если организационную основу бухгалтерии составляют секторы (группы, отделы), то должностные инструкции – руководители секторов (групп, отделов).

Структура типовой должностной инструкции учетного работника может быть такой:

название должности;

111

общие положения – определяются подчиненность работника, порядок его назначения и увольнения, перечисляются законодательные, нормативные и инструктивные материалы, которыми должен руководствоваться работник при выполнении своих профессиональных обязанностей;

цели и задания – деятельность должностного лица должна быть направлена на выполнение ряда конкретно очерченных заданий, которые следуют из общих задач структурного подразделения и объекта управления в целом;

права – излагаются права работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. Эти права обусловливаются необходимостью взаимодействия с другими работниками бухгалтерии, службами и производственными подразделениями предприятия и определяются действующим законодательством, нормативными и инструктивными документами.

обязанности – указывается перечень работ, выполняемых работником. Это могут быть оформление, прием, контроль и обработка соответствующих первичных документов, составление сводных и накопительных ведомостей, ведение регистров синтетического и аналитического учета, составление отчетности, оформление документов для сдачи в архив;

ответственность – перечисляются функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность. Конкретная разработка данного раздела способствует точному исполнению требований технологии и организации учетного процесса и финансовой деятельности, строгому соблюдению нормативных актов, усилению бухгалтерского контроля за производственной и хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия, воспитывает у работников чувство ответственности

иосознания общественной значимости занимаемой должности.;

взаимосвязь с другими должностными лицами – фиксируют два вида взаимоотношений должностного лица с другими работниками: между руководителем и подчиненными; взаимоотношения функционального характера – т. е. с равными по рангу на основе сотрудничества, координации, взаимных консультаций;

критерии оценки выполнения обязанностей – в первую очередь,

они должны касаться обязательности следования должностной инструкции; кроме того, критерии должны предполагать мотивацию, соответствующее моральное и материальное стимулирование качественного выполнения должностных обязанностей;

оклад и премия;

порядок назначения, увольнения и замещения должности;

выводы.

Для того чтобы должностные инструкции были действенными, они не должны быть трафаретными для всех должностей. В частности, соответственно трем основным категориям управленческого персонала,

112

следует дифференцировать должностные инструкции трех видов: для руководителей, специалистов, технических исполнителей. Для конкретизации должностных инструкций важно провести детальное обследование

в разрезе деятельности, процедур и функций каждого работника, охарак-

теризовать его деятельность, определить направления ее оптимизации. Должностные инструкции составляются в двух экземплярах и утверж-

даются руководителем организации. Один из них под расписку вручается работнику, а второй хранится в делах бухгалтерии.

Должностные инструкции работников бухгалтерии должны периодически уточняться с целью учета в них всех изменений в организации и управлении производством, технологии учетного процесса, других факторов.

Она разрабатывается к конкретной штатной должности. Назначается на должность бухгалтер приказом руководителя (Приложение И). В инструкции фиксируется два вида взаимоотношений:

1.Между непосредственным руководством и подчиненными ему работниками;

2.Между равными по рангу.

Функциональные отношения должностного лица подразделяются на следующие группы:

1.Внутренние:

а) с непосредственным руководителем б) с равными по рангу

в) с подчиненными внутри аппарата бухгалтерии.

2.Внутри предприятия: с должностными лицами первичных звеньев (филиалы, дочерние предприятия, цеха, склады, отделы – плановый, финансовый, производственный).

3.Внутри отрасли:

а) с руководителем корпорации б) с министерством

4.Внешние: с Государственной финансовой инспекцией, Министерством доходов и сборов Украины, исполкомом, банками, органами статистики, другими контролирующими органами.

Должностные инструкции не должны быть трафаретными. На каждого вновь пришедшего работника должна составляться должностная инструкция с учетом его возможностей и опыта. В инструкции должен быть оговорен порядок замещения работника на случай отпуска или болезни, а также оговорены условия, при которых он замещает кого-то.

Разработка должностной инструкции осуществляется параллельно по каждому отделу, сектору. Это выражается в разработке Положении

оструктурном подразделении. В нем должны быть следующие разделы:

1.Общие положения.

2.Организационная структура.

3.Задачи и функции.

4.Права отдела и обязанности.

113

5.Ответственность.

6.Взаимоотношения с другими отделами предприятия.

7.Порядок стимулирования труда работников отдела.

8.Порядок расширения, реорганизации, ликвидации отдела.

9.Заключение.

4. Графический метод планирования учетных работ

Планирование работы учетного аппарата бухгалтерии традиционно осуществляется при помощи графического метода. В графиках табличной формы или сетевом графике указывается перечень учетных работ, планируемые сроки их выполнения, фамилия ответственного за выполнение и тот, кому работа передается (табл. 4.10, табл. 4.11).

Таблица 4.10

Структурный график работы сектора по учету материалов

114

Таблица 4.11

Индивидуальный график работы бухгалтера по учету реализации готовой продукции

5. Эргономические аспекты труда бухгалтеров

Бухгалтерский коллектив отличается от любого другого большим грузом ответственности, и большими объемами повторяющихся однообразных бухгалтерских процедур, серьезной умственной нагрузкой.

Для создания здорового психологического климата в бухгалтерском коллективе необходимо тщательно подходить к подбору кадров и регулярно заниматься сплочением коллектива.

При подборе работников главный бухгалтер должен ориентироваться на следующие особенности:

1)наличие хорошей образовательной подготовки;

2)точность памяти и умение запоминать цифровую информацию;

3)наличие хорошей зрительной памяти;

4)умение хорошо читать и выделять главное в тексте;

5)усидчивость, привязанность к однообразной работе;

6)способность к комбинированию и группировке показателей;

7)умение анализировать путем сравнения и сопоставления цифровых данных;

8)точность, аккуратность, исполнительность;

115

9)профессиональные знания;

10)хорошее зрение и отсутствие противопоказаний к сидячей ра-

боте.

Причины некачественной работы являются предпосылками несвоевременной и некачественной бухгалтерской информации:

1)недисциплинированность;

2)непрофессионализм;

3)халатное отношение к учету работников, не состоящих в штате бухгалтерии;

4)неправильное распределение обязанностей;

5)недостатки в организации рабочих мест;

6)наличие встречных документопотоков;

7)несовершенство применяемых методов и форм учета;

8)недостатки в компьютерных программах.

Физиологические и социальные факторы зачастую являются причинами ухода из бухгалтерских профессий.

Коллектив бухгалтеров предприятия должен занимать несколько комнат, расположенных рядом, согласно организационной форме бухгалтерии.

Каждому отделу, сектору, группе бухгалтерии должна быть выделена отдельная комната, отвечающая санитарно-гигиеническим нормам. Это помещение должно быть так оборудовано, чтобы исключить доступ к рабочему материалу тех лиц, которые не работают в бухгалтерии.

Это помещение должно быть разделено на кабинеты (кабины) стеклянными перегородками, потолок и стены обеспечены звукопоглощающими устройствами.

Те рабочие места, которые предназначены для бухгалтеров, постоянно общающихся с клиентами, должны располагаться возле стены с окошками в коридор.

Высота помещения должна быть не ниже 3,25 м. Площадь на одного бухгалтера – 6 м2, объем воздуха на одного бухгалтера – 20 м3. Помещение должно быть оборудовано бесшумными кондиционерами и скорость движения воздуха должна быть не меньше 0,3 м/с.

Каждое рабочее место бухгалтера должно быть подвергнуто комбинированному освещению (потолочное и настольное одновременно).

Относительная влажность от 35 % до 60 %, температура в холодное время 21 °С, в теплое время 21–25 °С.

Стены должны быть окрашены в светлые тона. Норма отражения света от стен не менее 60 %. Максимальная задымленность, запыленность воздуха при размере частиц не более 3 микрон – 0,75 миллиграмм/куб. м.

Расстояние между рабочими местами должно составлять от 0,75 м до 1 м (не менее).

Яркость экрана монитора должна соответствовать яркости света в помещении, а поля независимо от материала должны иметь более темный цвет, чем стены.

116

Эргономическими аспектами проектирования видеотерминальных рабочих мест, в частности, являются: высота рабочей поверхности, размеры пространства для ног, требования к расположению документов на рабочем месте (наличие и размеры подставки для документов, возможность различного размещения документов, расстояние от глаз пользователя до экрана, документа, клавиатуры и т. д.), характеристики рабочего кресла, требования к поверхности рабочего стола, регулируемость рабочего места и его элементов.

Главными элементами рабочего места бухгалтера являются письменный стол и кресло. Основную часть рабочего времени бухгалтер проводит в положении сидя за компьютером.

Рабочая поза сидя вызывает минимальное утомление бухгалтера. Рациональная планировка рабочего места предусматривает четкий порядок и постоянство размещения предметов, средств труда и документации. То, что требуется для выполнения работ чаще, расположено в зоне легкой досягаемости рабочего пространства.

Моторное поле – пространство рабочего места, в котором могут осуществляться двигательные действия человека.

Максимальная зона досягаемости рук – это часть моторного поля рабочего места, ограниченного дугами, описываемыми максимально вытянутыми руками при движении их в плечевом суставе.

Оптимальная зона – часть моторного поля рабочего места, ограниченного дугами, описываемыми предплечьями при движении в локтевых суставах с опорой в точке локтя и с относительно неподвижным плечом

(рис. 4.2).

Рис. 4.2. – Зоны досягаемости рук в горизонтальной плоскости.

а – зона максимальной досягаемости; б – зона досягаемости пальцев при вытянутой руке; в – зона легкой досягаемости ладони;

г – оптимальное пространство для грубой ручной работы; д – оптимальное пространство для тонкой ручной работы.

Рассмотрим оптимальное размещение предметов труда и документации в зонах досягаемости рук:

117

Дисплей размещается в зоне а (в центре). Клавиатура – в зоне г/д.

Системный блок размещается в зоне б (слева). Принтер находится в зоне а (справа).

Документация:

1)в зоне легкой досягаемости ладони – в (слева) – литература и документация, необходимая при работе;

2)в выдвижных ящиках стола – литература, неиспользуемая пос-

тоянно.

При проектировании письменного стола следует учитывать следую-

щее:

высота стола должна быть выбрана с учетом возможности сидеть свободно, в удобной позе, при необходимости опираясь на подлокотники;

нижняя часть стола должна быть сконструирована так, чтобы программист мог удобно сидеть, не был вынужден поджимать ноги;

поверхность стола должна обладать свойствами, исключающими появление бликов в поле зрения программиста;

конструкция стола должна предусматривать наличие выдвижных ящиков (не менее 3 для хранения документации, листингов, канцелярских принадлежностей, личных вещей).

Высота рабочей поверхности рекомендуется в пределах 680–760 мм. Высота рабочей поверхности, на которую устанавливается клавиатура, должна быть 650 мм.

Большое значение придается характеристикам рабочего кресла. Так, рекомендуется высота сиденья над уровнем пола должна быть в пределах 420–550 мм. Поверхность сиденья рекомендуется делать мягкой, передний край закругленным, а угол наклона спинки рабочего кресла – регулируемым.

Необходимо предусматривать при проектировании возможность различного размещения документов: сбоку от видеотерминала, между монитором и клавиатурой и т. п. Кроме того, в случаях, когда видеотерминал имеет низкое качество изображения, например заметны мелькания, расстояние от глаз до экрана делают больше (около 700 мм), чем расстояние от глаза до документа (300–450 мм). Вообще при высоком качестве изображения на видеотерминале расстояние от глаз пользователя до экрана, документа и клавиатуры может быть равным.

Положение экрана определяется:

- расстоянием считывания (0,60 + 0,10 м); - углом считывания, направлением взгляда на 20 ниже горизонтали

кцентру экрана, причем экран перпендикулярен этому направлению. Должна предусматриваться возможность регулирования экрана:

- по высоте + 3 см; - по наклону от 10 до 20 относительно вертикали;

- в левом и правом направлениях.

118

Зрительный комфорт подчиняется двум основным требованиям:

-четкости на экране, клавиатуре и в документах;

-освещенности и равномерности яркости между окружающими условиями и различными участками рабочего места;

Большое значение также придается правильной рабочей позе пользователя. При неудобной рабочей позе могут появиться боли в мышцах, суставах и сухожилиях. Требования к рабочей позе пользователя видеотерминала следующие: шея не должна быть наклонена более чем на 20° (между осью «голова-шея» и осью туловища), плечи должны быть расслаблены, локти – находиться под углом 80°–100°, а предплечья и кисти рук – в горизонтальном положении. Причина неправильной позы пользователей обусловлена следующими факторами: нет хорошей подставки для документов, клавиатура находится слишком высоко, а документы – слишком низко, некуда положить руки и кисти, недостаточно пространство для ног. В целях преодоления указанных недостатков даются общие рекомендации: лучше передвижная клавиатура, чем встроенная; должны быть предусмотрены специальные приспособления для регулирования высоты стола, клавиатуры, документов и экрана, а также подставка для рук.

Характеристики используемого рабочего места:

-высота рабочей поверхности стола 750 мм;

-высота пространства для ног 650 мм;

-высота сиденья над уровнем пола 450 мм;

-поверхность сиденья мягкая с закругленным передним краем;

-предусмотрена возможность размещения документов справа и слева;

-расстояние от глаза до экрана 700 мм;

-расстояние от глаза до клавиатуры 400 мм;

-расстояние от глаза до документов 500 мм;

-возможно регулирование экрана по высоте, по наклону, в левом

ив правом направлениях.

Создание благоприятных условий труда и правильное эстетическое оформление рабочих мест на производстве имеет большое значение, как для облегчения труда, так и для повышения его привлекательности, положительно влияющей на производительность труда. Окраска помещений и мебели должна способствовать созданию благоприятных условий для зрительного восприятия, хорошего настроения. В служебных помещениях, в которых выполняется однообразная умственная работа, требующая значительного нервного напряжения и большого сосредоточения, окраска должна быть спокойных тонов – малонасыщенные оттенки холодного зеленого или голубого цветов.

При разработке оптимальных условий труда бухгалтера необходимо учитывать освещенность, шум и микроклимат.

119

6. Ответственность бухгалтера

Прежде всего, необходимо отметить, что бухгалтер может быть привлечен к ответственности:

-как должностное лицо предприятия;

-как материально ответственное лицо предприятия;

-как работник предприятия;

-как гражданин.

От того, кем именно является бухгалтер, зависит вид ответственности. Это может быть:

-административная;

-уголовная;

-материальная;

-дисциплинарная;

-гражданско-правовая (в случае, если бухгалтер работает как физическое лицо-предприниматель).

Материальная ответственность – это взыскание с бухгалтера де-

нежных сумм ущерба, нанесенного им предприятию.

Возмещению подлежит только прямой действительный ущерб, т. е. ущерб имуществу предприятия, напрямую связанный с проступком бухгалтера. К бухгалтеру может быть применена материальная ответственность двух видов: в пределах среднего месячного заработка либо полная. Удержание сумм ущерба из зарплаты бухгалтера по приказу руководителя производится только в том случае, если бухгалтер согласен с размером и формой возмещения и если возмещаемый ущерб не превышает его среднего месячного заработка (ст. 136 Кодекса законов о труде). Во всех остальных случаях взыскать с бухгалтера размер ущерба можно лишь по решению суда.

Кбухгалтерам применяется полная материальная ответственность

вследующих случаях:

-с бухгалтером заключается договор о полной материальной ответственности;

-ценности были получены бухгалтером по разовому отчетному документу;

-ущерб нанесен действиями, которые преследуются в уголовном порядке;

-ущерб нанесен бухгалтером в нетрезвом состоянии;

-недостача, умышленное уничтожение или порча имущества;

-ущерб нанесен не при выполнении трудовых обязанностей.

Во всех остальных случаях возмещения ущерба к бухгалтеру применяется материальная ответственность в пределах среднего месячного заработка.

Согласно Кодексу законов о труде Украины отдельно урегулирована материальная ответственность для бухгалтеров – заместителей руково-

120