Глава X. He Золушка, а фея - хранительница "очага"

В некоторых учреждениях и фирмах секретари фактически выполняют только техническую работу: протоколируют документы, отвечают на телефонные звонки, передают сотрудникам распоряжения начальства. Диапазон их действий скован узкими рамками - "от сюда и до сюда". Никакой инициативы, никакого творчества, никаких действий без ЦУ, то есть "ценных указаний". В большинстве случаев в такой постановке дела повинны сами секретари, которые боятся проявить инициативу иногда из чувства ложной скромности (стыда), иногда из опасений нажить неприятности, а порой вследствие недостаточной квалификации.

Многие молодые секретарши в результате неумения организовать свою работу и подчеркнуть ее достоинства, увязав их с интересами фирмы, по существу превращаются в Золушек, на плечи которых взваливают все черные дела. При этом с ними не советуются, их мнения не спрашивают и их пожеланиями не интересуются. Это происходит потому, что у всех складывается впечатление, что молодая секретарша способна выполнять только узкий круг примитивных обязанностей и поручений.

Как быть и что следует сделать, чтобы не оказаться в подобной ситуации или быстро выйти из нее, если такое уже случилось?

Прежде всего необходимо помнить, что решающее значение имеет уровень вашей подготовки, деловая квалификация. Речь идет о двух направлениях или элементах.

Первое - общие знания секретарского дела, умение работать на компьютере, владение иностранным языком и т.д.

Второе - понимание специфики работы вашего учреждения или вашей фирмы; умение ориентироваться в текущих делах, отличать главное от второстепенного, разбираться в особенностях производственной деятельности.

Предположим, что в фирму "Ясень" пришла молодая секретарша Юля, только что окончившая специализированные курсы и хорошо освоившая все элементы секретарского дела и пользования оргтехникой. Допустим, что эта фирма занимается выпуском и распространением кондитерских изделий широкого профиля.

Юле нравится ее работа. Она очень хочет быть полезной фирме, но у нее часто ничего не получается. Почему? Да потому, что Юля совершенно незнакома с производственной технологией, со спецификой работы фирм-контрагентов и т.д. В результате Юля не может ответить по телефону на многие вопросы, вынуждена по нескольку раз переспрашивать номера и названия различных технологических составов и полуфабрикатов, путается в накладных, платежных ведомостях и других документах.

Вывод ясен: пока Юля не разберется в основных элементах того дела, которым занимается фирма "Ясень", ей уготована роль Золушки.

Практически то же самое будет происходить, если молодая секретарша будет знать основы производства, но не уметь обращаться с оргтехникой, плохо печатать на машинке или ПЭВМ.

Только обладая общими профессиональными знаниями и определенным кругом знаний в специальной отрасли, где вы начали работать, можно правильно сориентироваться в происходящих событиях и утвердить себя как личность в конкретном коллективе.

Если секретарша будет "букой" или станет сидеть в своем углу, как "серая мышь", то вряд ли у кого-либо из сотрудников коллектива, где она начала работать, возникнет желание ей помочь. То же самое произойдет, если секретарша окажется бесцеремонной особой и "приставалой". Без помощи же окружающих вас людей вряд ли удастся добиться хороших результатов в трудовой и общественной деятельности.

Иногда бывает и такое: новенькая секретарша, ощущая неполноту своих знаний и возможностей, старается угодить всем и каждому, стремясь таким образом снискать расположение людей. Однако иногда это приводит к тому, что она надолго становится Золушкой, и, в отличие от сказочного персонажа, имеет очень мало шансов стать "принцессой".

Совершенно ясно, что начинающая секретарша нуждается в советах, поддержке, наставлениях и разъяснениях. И большинство окружающих охотно станет ей помогать, если она будет всегда сохранять дружелюбное настроение, относиться к старшим и по возрасту, и по опыту работы с почтением, но без заискивания, без лишней лести и без неприятного самодовольства. Ровный характер, мягкая улыбка, приятное обращение - все эти качества оставляют благоприятное впечатление. Излишняя торопливость, суетливость и невнимательность настораживают. А такие качества, как двуличие, завистливость, корыстолюбие, неблагодарность - вызывают неприятие и даже отвращение.

Опасайтесь обмануть ожидание людей. Нечаянную оплошность могут простить, но повторяющийся обман приведет к тому, что на имидж секретарши будет поставлен невидимый штамп: "лицемерка!".

В средних и крупных фирмах и предприятиях, акционерных обществах и банках, как правило, существуют секретариаты, производственные отделы, общие отделы, канцелярии и т.д. В таких организациях работают порой десятки секретарей. В этом случае многое в их деятельности зависит от нормальных рабочих отношений, взаимоподдержки и взаимовыручки, от умения находить компромиссные решения в конфликтных ситуациях.

Иное дело - секретарь в малом предприятии, небольшой фирме, где иногда трудятся всего около десятка человек. Там секретарь оказывается поставленным обстоятельствами в особое положение. Нередко секретарю приходится брать на себя инициативу в экстремальных ситуациях, проявлять изобретательность и находчивость, выполнять такие функции и обязанности, которые не предусмотрены должностными инструкциями. Конечно, секретарь легко может отказаться от работы, не входящей в сферу его прямой компетенции, но обычно это сопряжено с какими-то потерями для малого предприятия: работу следует выполнять, а людей для этого нет, кроме секретаря.

Бывают периоды, когда секретарь оказывается необычно загружен работой, входящей не только в прямые обязанности, но и различного рода дополнительными поручениями. И если они не связаны с какими-то "капризами" руководителей фирмы, то долг секретаря - честно выполнить любые дополнительные поручения. Такого рода работа, как правило, не остается незамеченной и достойным образом вознаграждается. Если же выяснится, что руководители фирмы просто используют секретаря в качестве "мальчика на побегушках", то в таком случае, естественно, секретарь получает моральное право отклонить любые поручения, выходящие за рамки его прямых обязанностей. Правда, в условиях частного предприятия подобное поведение обычно сопряжено с угрозой увольнения. Но, как говорили в старину русские купцы, "честь выше прибыли!"

Приведем пример образцовой работы секретарши Наташи в малом предприятии "Клен". Предприятие занимается распространением расфасованных молочных продуктов и некоторых других продуктов питания, которые оно закупает оптом, а затем снабжает ими различные торговые точки, магазины, кафе и столовые.

В малом предприятии "Клен" работает всего 8 человек: директор, бухгалтер, два товароведа, два водителя-грузчика, экспедитор и секретарь. Для того, чтобы фирма стабильно получала хороший доход, всем ее сотрудникам приходится постоянно быть в движении. Большая нагрузка падает и на секретаря. Наташе ежедневно приходится обзванивать клиентов-заказчиков и согласовывать списки продукции, а также цены и особые условия, связанные с доставкой продуктов. Она ведет в журнале четкие записи любых поступающих предложений коммерческого характера. Отмечает, кто звонил, в какое время, что предлагал, на каких условиях и т.д. В результате, когда возникает какой-то вопрос, связанный с ранее осуществленными торговыми операциями, всегда можно восстановить подробности и уточнить определенные детали.

У Наташи, как правило, все под рукой: телефонная книга, различные справочники, карты Москвы и Московской области, железнодорожные расписания, список необходимых авиарейсов, канцелярские принадлежности, бумага, конверты. У нее есть иголки и нитки, и она неоднократно оказывала помощь своим коллегам, потерявшим пуговицу или порвавшим при погрузке рубашку. У нее имеется неплохая аптечка, где в наличии не только йод, бинты, вата и пластырь, но и медпрепараты первой необходимости: аспирин, стрептоцид, валидол, парацетамол и др.

Сотрудники фирмы относятся к Наташе с большой симпатией. Она всегда напоит усталых коллег вкусным чаем, угостит сухариками, сушками или конфетами. У Наташи есть интересные журналы и газеты, и она охотно дает их почитать. Наташа следит за тем, чтобы в офисе фирмы было светло и уютно. Она ухаживает за зелеными растениями и цветами в горшочках. У Наташи зафиксированы все дни рождения сотрудников, и она своевременно напоминает о них директору и своим коллегам по работе. Даже в самые трудные времена в фирме организуется чай с тортом в честь именинника, которому обычно вручается какой-то небольшой подарок.

Наташа - прекрасный организатор. Она с помощью партнеров фирмы организует экскурсии для работников "Клена" и членов их семей, устраивает детей в ясли или детские сады, договаривается об отдыхе подростков в спортивных лагерях, организует совместные летние однодневные поездки на теплоходе, а осенью поход за грибами. Наташа следит за общественной и культурной жизнью, постоянно слушает последние новости по радио и телевидению, знает репертуар театров и сообщает друзьям об открытии новых выставок.

Друзья и коллеги делятся иногда с Наташей своими сокровенными мыслями, советуются с ней, рассказывают о своих бедах и радостях. Они знают, что Наташа никогда не будет использовать полученную информацию во вред кому-либо и никогда не станет распространять те сведения, которые ее просили сохранить втайне.

Директор также иногда сообщает ей доверительные сведения, связанные с коммерческими операциями. Он уверен, что Наташа никогда не подведет и в любой ситуации не скажет ничего лишнего.

Наташа - очень наблюдательный человек. Нередко она видит, что с кем-то случалась неприятность, и старается прийти на помощь. Иногда складывается впечатление, что Наташа обо всем оповещена заранее.

- Откуда ты все это знаешь? - удивляются друзья.

- Догадалась, - улыбаясь, отвечает она. А иногда шутит: "Это известие птичка принесла на хвосте".

Наташа много читает. Она учится на вечернем отделении Московского городского педагогического университета (МГПУ). Окончила курсы вождения автомашины.

Иногда она очень устает. Но она умеет держать себя в руках, не раскисает, не жалуется по пустякам. При всем при том Наташа успевает делать много домашней работы: постирать, погладить, что-то подшить, сварить обед. Порой окружающие удивляются: "Как ей удается везде успевать? Откуда у нее берутся силы?" А дело заключается в обычной организованности, в стремлении к самосовершенствованию. Случается, что ее обижают, задевают ее самолюбие, создают какие-то помехи на пути к намеченной цели. Как правило, это получается не нарочно, а случайно, само собой. Однако некоторые люди в таких ситуациях теряют самообладание, выходят из себя, устраивают истерики. Наташа же научилась стойко выносить все удары судьбы. Она никогда не пытается отвечать злом на зло, а всегда старается разобраться, почему возникла та или иная неблагоприятная ситуация. Но там, где другие пытаются часами распутать клубок каких-то мелочей, взаимных обид, Наташа, улыбнувшись, просто говорит: "Проехали!", то есть забыли об этих случаях, оставили их в стороне.

- У Наташи очень мягкий характер, - говорят окружающие, - поэтому у нее все ладится.

Но такое определение неверно. У Наташи твердый характер, однако она умеет контролировать свои эмоции и чувства. Она очень целеустремленный и организованный человек и, самое главное, человек жизнерадостный и незлопамятный. Именно поэтому коллеги по работе говорят:

- Наташа - настоящая фея-волшебница, хранительница нашего очага.

А вот пример иного свойства. Рая - ровесница Наташи. Она секретарь небольшой посреднической фирмы. Работы у нее как будто бы немного, но часто она не справляется со своими обязанностями. Она очень любит подолгу говорить с подружками по телефону. Из-за этого в фирму иногда не могут дозвониться заказчики. Рая не очень аккуратно ведет документацию, порой пропадают какие-нибудь счета, накладные или служебные письма. В коллективе она не пользуется уважением, поскольку принимает активное участие в обсуждении любых слухов, догадок или измышлений. Рая не спешит на помощь к тем, кто попал в беду. Любимое ее занятие - макияж. Она часами готова смотреть на себя в зеркало и что-то подкрашивать, подбеливать, выщипывать и т.д.

Рая не слушает радио, не читает газет. Ее интерес - латиноамериканские телесериалы. Эпизоды этих телесериалов (иногда называемых "мыльными операми") она часами готова обсуждать со своими подружками.

К Рае бесполезно обращаться за ниткой, иголкой или, скажем, пластырем. Ничего этого у нее нет под рукой.

Не удивительно, что многие сотрудники фирмы не испытывают к Рае никаких симпатий и стараются держаться от нее в стороне. В фирме, где секретарем работает Рая, царит казенная атмосфера: мало улыбок и дружеских шуток, мало интересных бесед, редкие застолья по случаю юбилеев превращаются в обычные пьянки.

Можно приводить самые разные примеры, но суть остается одна: там, где секретарь умеет правильно, тактично вести себя, душой болеет за порученное дело, принимает активное участие в любых общественных мероприятиях, старается помочь своим коллегам по работе, не гнушается никакими "второстепенными" обязанностями, не судачит за спиной у своих товарищей, дела, как правило, идут на лад. В таких условиях девушка-секретарь нередко является любимицей коллектива и, естественно, в трудную минуту все стараются ей помочь, выручить ее из беды.

Однако совсем другая атмосфера царит там, где секретарь относится к своим обязанностям формально, где она не всегда аккуратно выполняет поручения, часто подолгу "висит на телефоне", любит за спиной шептаться о каких-то неудачах или промашках своих подруг и коллег. К такому секретарю окружающие испытывают мало доверия, не говоря уже о симпатиях. Атмосфера на работе становится прохладной, формальной, сухой. Иногда посторонний посетитель, побывав в офисе, где верховодит подобный секретарь, уже через пять минут чувствует себя, как говорится, не в своей тарелке. Атмосфера мрачная, неуютная, неприятная.

Люди, вынужденные постоянно работать в подобной обстановке, вряд ли будут стремиться задержаться на службе хотя бы на минутку. Здесь все дела вершатся чисто формально. Можно ли ожидать, что в таких условиях фирма будет процветать? Если никто не будет стремиться к тому, чтобы внести какое-либо предложение по улучшению работы, никто не выступит с новаторскими, творческими идеями, то фирма, рано или поздно, окажется в неблагоприятном положении. Ведь дела не идут сами собой. Их делают люди. Заинтересованные, энергичные, объединенные единой целью, оказывающие друг другу любую возможную поддержку и взаимопомощь люди способны преодолеть любые препятствия и решать практически любые поставленные задачи. Роль секретаря в таких коллективах велика. И, наоборот, там, где в фирме или организации царит унылая атмосфера, разброд, отсутствуют взаимопомощь, преобладает формальный стиль работы, там вряд ли стоит надеяться на успех. Результаты деятельности подобной фирмы или организации, скорее всего, будут отрицательными. И такие результате во многом явятся следствием формальной и безынициативной работы секретаря.