Служебные письма - наиболее массовый вид управленческих документов, служащий средством общения и обмена информацией между учреждениями и частными лицами.

Основные виды писем:

• Гарантийное письмо обеспечивает исполнение изложенных в нём обязательств. В нём обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо, сроки поставки, качество продукции. Эти письма имеют повышенную правовую значимость, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. («Оплату гарантируем...», «Фирма … качество продукции гарантирует»). Это письмо заверяется печатью.

• Рекламное письмо содержит подробные описания рекламируемых товаров, услуг, цены. Особенность: адрес организации-автора может быть указан в тексте, часто в конце текста. («Мы будем рады ответить на ваши вопросы по такому-то адресу или телефону»).

• Сопроводительное письмо информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Оно содержит разъяснения или задания к этим документам. Текст такого письма обычно умещается на формате А5 и поэтому не имеет заголовка к тексту. («Высылаем Вам ….»).

• Письмо-запрос. В нем предприятие просит разъяснить какой-либо факт, событие и побуждает дать ответное письмо. («Сообщите о …»).

• Письмо-извещение сообщает о факте или событии, информация о котором может быть полезна для адресата. («Ставим вас в известность, что ….»).

• Письмо-приглашение адресуется как конкретному лицу, так и учреждению в целом, содержит пожелания участия адресата в каком-либо мероприятии. Необходимо сообщить место, сроки проведения и условия участия. («Приглашаем вас принять участие в …..»).

• Письмо-подтверждение содержит подтверждение какого-либо отправления (письма, перевода, ценностей), подтверждение того, что ранее изданный документ остаётся в силе (договор, инструкция), может подтверждать факт, событие (телефонный звонок). («Подтверждаем, что ….»).

• Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства, проведения мероприятия, возвращения взятых предметов и т.д. В ряде случаев указываются меры, предполагаемые при невыполнении работ в указанный срок. («Напоминаем, что …», «по истечение такого-то срока предложение нашей фирмы теряет силу»).

Письма оформляются на бланке для писем, название вида документа не указывается. Справа пишется адресат. На одном письме может быть не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляют несколько писем с одним текстом и разными адресатами, такое письмо называется циркулярным.

Заголовок к тексту формулируются одной фразой, начинается с предлога «О» или «Об».

Текст одного письма должен быть посвящён одному вопросу, несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст обязательно начинают с обращения, например, «Уважаемый Иван Иванович!», «Иван Иванович!», «Господин Иванов!», «Уважаемые господа!»)

Основной текст письма может содержать вводную часть и основную. Излагается от первого или третьего лица ед. или мн. числа - прошу, просим, фирма просит, … просят. Местоимение «я» по этикету не пишется.

Во вводной части описываются факты, события, может быть ссылка на другие документы (не письмо, на письма мы ссылаемся в реквизите «ссылка на дату и номер инициативного письма»).

В основной части - выводы, предложения, просьбы, рекомендации по поводу вышеописанных событий

Одна из частей может быть опущена, их можно менять местами.

В конце текста письма может быть заключение: «С уважением …», «С благодарностью», «С пожеланием успехов» или «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной» и другие

Подписывает письмо автор, при этом этикет требует соблюдения уровня переписки. Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью.

Ответить на вопросы: Что такое письмо, какие виды писем существуют? Из каких реквизитов состоит письмо? Как составляется текст письма, какие элементы используются? Кто подписывает письмо?

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий.

Оформляются на общем бланке.

Заголовок к тексту формулируется коротко, одной фразой в предложном падеже с добавлением периода времени или даты, на которую приходятся приводимые в справке сведения. Например, о наличии документов по трудовому стажу за 1990-2000 гг.

Справки могут быть внутренними и внешними.

Подписывает справку лицо, несущее ответственность за предоставляемые в справке сведения.

Из всех справок можно выделить справки, подтверждающие место работы, учебы.

Требования к ним:

• оформляются на общем бланке на формате А5, поэтому не имеют заголовка к тексту;

• указывается Ф.И.О. (полностью) лица, о котором сообщаются сведения; требуемые сведения; куда предоставляется справка;

• справку подписывает лицо, которое несёт ответственность за предоставленные сведения;

• составляется справка в одном экземпляре, заверяется печатью.

Задание по теме: Составить справку, подтверждающую ваше обучение в ТГАСУ.

Служебные записки. Записки существуют двух видов: докладные записки и объяснительные.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении, факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта или поясняющий содержание отдельных частей основного документа (плана, отчета, проекта).

Записки готовятся как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, представляются регулярно и сообщают о выполнении заданий, планов, указаний.

Оформляются на общем бланке с угловым расположением. Справа пишется адресат. На внутренних записках на бланке в наименовании организации допускается писать сокращенно, можно указать только структурное подразделение, или наименование организации можно вообще пропустить (если подразделений в организации не выделено)

Датой записки считается дата ее подписания.

Заголовок к тексту формулируется как обычно – одной фразой с предлога «О» или «Об». На записках формата А5 заголовок можно пропустить.

Текст может содержать две части: вводную и основную.

Вводная – излагаются факты, события, послужившие поводом для написания записки.

Основная – выводы, просьбы, предложения.

Части можно менять местами, одна из частей может быть опущена.

Подписывает записки обычно составитель, в некоторых случаях на внешних докладных записках требуется подпись директора.

Докладные записки могут быть внешними (направляются в другую организацию) и внутренними. Объяснительные записки могут быть только внутренними. Пояснительных записок не бывает.

Ответить на вопросы: Какие виды служебных записок существуют, что такое докладная записка? Из каких реквизитов состоит докладная записка? Как составляется текст докладной записки? Кто подписывает докладную записку?

2.8 Организация работы с документами

1. Общие сведения о работе с документами. Документооборот

Организация работы с документами - создание оптимальных условий для всех видов работ с документами.

Существует три документопотока:

• входящая документация,

• исходящая,

• внутренняя.

Все организационно-распорядительные документы в организации проходят через службу ДОУ - службу документного обеспечения управления (канцелярия, секретариат, отдел делопроизводства).

На рисунке 1 представлена традиционная технологическая цепочка обработки вступивших в силу (согласованных, подписанных, утвержденных) документов.

Документооборот

Рисунок 1 - Технологическая цепочка обработки документов

1, 2 и 4 этапы выполняются в службе ДОУ, остальные – в структурном подразделении, где документ исполняется.

Документооборот - движение документов от создания или получения документа до окончания исполнения и подшивки в дело или отправки в другую организацию.

1. – При получении документов проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается автору.

Вскрываются все конверты, кроме конвертов с пометкой «Лично». После вскрытия конвертов проверяется правильность и целостность вложения.

Поставляется отметка о поступлении.

Задание: вспомнить и написать пример отметки о поступлении.

Конверты после вскрытия выбрасывают, за исключением писем от частных граждан, т.к. обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов с уже просроченным сроком исполнения (штемпель – доказательство дня получения).

После более детального ознакомления с документом, распределяют, кому какие документы передать. Для этого необходимо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между должностными лицами.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности предприятия в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию.

Остальные передаются непосредственно исполнителям.

Обработка, рассмотрение и передача документов проводится в день их поступления.

2. - Регистрация – это фиксация факта создания или получения документа путем присвоения документу регистрационного номера, записи установленных сведений об этом документе.

Сведения, которые нужно (обязательно согласно ГСДОУ, с. 12) выписать при регистрации:

• название вида документа;

• дата и регистрационный номер;

• входящий номер и дата поступления (из отметки о поступлении);

• заголовок к тексту,

• автор;

• задания, которые нужно выполнить по документу,

• как, когда решен вопрос (из отметки об исполнении).

Кроме того, могут быть и другие сведения, например:

• расписка в получении документа

• ход исполнения (дополнять по ходу исполнения)

• наличие приложений.

Существуют журнальная система регистрации, карточная, автоматизированная.

Регистрация документов должна быть только однократной (в службе ДОУ). При передаче зарегистрированных документов из одного подразделения в другое, они повторно не регистрируются.

Регистрируются все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

Регистрация необходима для:

• учета количества документов,

• обеспечения сохранности документов,

• контроля исполнения документов,

• поиска в информационно-справочных целях.

3. – После регистрации документ в канцелярии не остается, его передают исполнителю. Во время исполнения документа служба ДОУ ведет контроль и информационно-справочную работу.

Контроль за исполнением документов существует нескольких видов:

• контроль по существу (оценка на сколько правильно, удачно решен вопрос). Ведет непосредственный руководитель или специально назначенные лица;

• контроль за сроком исполнения. Контроль за сроком исполнения ведет непосредственный руководитель и работник службы ДОУ. Перенести сроки может тот, кто их установил. В свою очередь этот контроль может быть:

• текущий (контролируется в тот же день, когда поручение должно быть исполнено.);

• предупредительный (предупреждают исполнителя за три дня до окончания сроков исполнения).

Информационно-справочная работа с документами, находящимися на исполнении заключается в том, что работники службы ДОУ должны знать:

• где, в какой стадии работы, у кого находится каждый документ,

• в каком документе можно найти информацию по конкретному вопросу.

По окончании исполнения на документе ставится отметка об исполнении (отметку об исполнении ставит лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном подразделении). Об исполнении документа сообщают руководителю и всем заинтересованным лицам, после этого документ подшивают в дело в этом же структурном подразделении.

4. Отправка. После регистрации сотрудники службы ДОУ запечатывают зарегистрированный исходящий документ в конверт и отправляют адресату.

Вопросы по теме: Что такое документооборот? Какие этапы в него входят? Что такое служба ДОУ? Чем она занимается? Что такое регистрация? Что необходимо сделать в процессе регистрации документов? Что происходит с документом после регистрации? Какие виды контроля за исполнением документов можно выделить? Кто их проводит? Что делают с документом после исполнения?