МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИТЕКТУРНО-СТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» Кафедра менеджмента Ушакова М.А. . ДОкументирование управленческой деятельности методические указания К САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ для студентов экономических специальностей и направлений дневной и заочной форм обучения Тюмень, 2013

2 Краткий курс лекций с заданиями

2.1 Понятие документа, функции документа

Слово «документ» произошло от латинского «documentum», что означает «доказательство, свидетельство». В русский язык слово вошло в петровскую эпоху, документом стали называть деловые бумаги, имеющие правовую значимость.

Сейчас ГОСТ Р 51141-98 определяет «документ» как «материальный объект с информацией, зафиксированной любым известным человеку способом для её передачи во времени и в пространстве». Под это определение попадают не только бумаги с текстом, но и фотографии, книги, газеты, диски и другое.

Документированная информация – информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Основная функция документа – фиксация информации.

Кроме того, документ обеспечивает:

• сохранение и накопление информации;

• возможность передачи другому лицу;

• многократное использование;

• возвращение к информации во времени.

Информация, содержащаяся в документе, служит

• основой для принятия управленческих решений;

• доказательством исполнения управленческих решений;

• источником для обобщений;

• материалом для справочно-поисковой работы.

2.2 Классификация управленческих документов. Организационно-распорядительная документация

По происхождению документы делят на официальные и личные.

По степени подлинности:

• черновой документ (отражают работу автора над документом),

• беловой (составляются на основе чернового, но без пометок и помарок),

• подлинный (сведения в документе соответствуют действительности),

• подлинник (первый или единственный экземпляр документа),

• копия (воспроизводит информацию другого документа, все его внешние признаки или их часть),

• дубликат (повторный экземпляр, имеющий силу подлинника),

• выписка (копия части документа).

По содержанию: документы научные, технические, статистические, финансовые, кадровые, …, организационно-распорядительные документы.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – документы, создаваемые в процессе организационно-распорядительной и исполнительной деятельности на предприятии. В составе ОРД можно выделить:

• организационные (устав, штатное расписание, положения, инструкции и другие);

• распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения и другие),

• информационно-справочные (справки, служебные записки, письма и другие).

2.3 Нормативно-правовая и методическая база, регламентирующая работу с орд. Этапы составления документов Нормативно-правовую и методическую базу составляют:

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам к службам документационного обеспечения. (ГСДОУ) определяет основные правила работы документами в организации, в т.ч. содержит типовые положения о службе ДОУ, формы журналов и другое;

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов» содержит описание реквизитов, бланки, размеры полей и другое, касается только ОРД;

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

• Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения;

• Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 включают общий порядок подготовки и оформления документов, порядок работы с документами, много приложений. Можно использовать при разработке Инструкций по делопроизводству других бюджетных или коммерческих организаций;

• Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;

• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ содержит виды информации по категориям доступа (свободно распространяемая, предоставляемая по соглашению участников отношений, подлежащая предоставлению, ограниченного распространения), информация, доступ к которой не может быть ограничен (состояние окружающей среды, библиотечные фонды и подобное), информация ограниченного доступа (гостайна, профтайна, персональные данные), требования к распространению информации, законность электронных сообщений и электронной подписи, государственные информационные системы;

• Федеральный закон «О государственной тайне» от 21.07.93 № 5485-I – полномочия госорганов и лиц в отношении государственной тайны, перечень сведений, составляющих гостайну, сведения, не подлежащие засекречиванию, степени секретности и грифы, порядок отнесение сведений к гостайне, порядок засекречивание сведений и носителей и порядок рассекречивания сведений и носителей, допуск к засекреченным сведениям. Перечень сведений конфиденциального характера, утвержден Указом Президента РФ от 06.03.97 №188 (персональные данные, тайна следствия и судопроизводства, служебная тайна, врачебная, нотариальная тайна и подобное, коммерческая тайна);

• Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ – понятие, условия обработки, условия занесения в общедоступные источники, использование персональных данных для продвижения товаров/услуг, биометрические персональные данные и их конфиденциальность;

• Федеральный закон «О государственном гербе РФ» и Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба РФ, утвержден Постановлением Правительства РФ 27.12.95 № 1268;

• Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ – понятие, виды электронных подписей, их использование, сертификаты ключей проверки электронной подписи, работа удостоверяющих центров;

- Методические указания по составлению текстов служебных документов (М.:ВНИИДАД, 1998).

Унификация ОРД необходима для:

• совместимости документов;

• снижения трудоёмкости обработки документов;

• снижения трудоёмкости создания документов;

• повышения качества оформления.

Вопросы по теме: Что такое документ в современном понимании? Каковы функции документа? Какова функция документа с точки зрения менеджмента? Что такое ОРД, какие документы к ним относятся? Каково место ОРД среди всей документации? Для чего необходима унификация документов? Какие основные нормативные документы регламентируют составление и работу с ОРД?

Этапы составления документов:

1. приступая к составлению документа, следует уточнить цель документа, круг вопросов, подлежащих решению, выбрать вид документа;

2. при составлении распорядительных документов следует изучить ранее изданные распорядительные документы как своей, так и вышестоящей организации (чтобы избежать противоречий и повторов);

3. приступают к сбору информации по существу конкретного вопроса;

4. собрав информацию, составляют проект документа; проект согласовывается, при необходимости редактируется;

5. окончательное оформление документа и его подписание.