10 Правила оформления документов на компьютере

При оформлении документов на компьютере следует выполнять ряд требований, приведенных ниже.

Оформление информации на документе производится с учетом существующих вариантов расположения реквизитов: угловое центрованное, угловое флаговое, продольное.

В соответствии с ГОСТ Р6.30 – 2003, параметры листа документа: левая граница не менее 2см., верхняя и нижняя не менее 2 см, правая не менее 1 см.

Если в документе необходима эмблема, то для неё отводят от 1,5 до 2,0 см.

При оформлении документа на бумаге формата А4 используется шрифт 14, а на формате А5 (размер бумаги в 2 раза меньше) допускается 13, 12 размер шрифта. Рекомендуемый стиль шрифта Times New Roman.

При размещении отдельных реквизитов рекомендуется оставлять между ними расстояние, равное двум – трем межстрочным интервалам.

В сложных реквизитах, таких как “гриф утверждения “, “гриф согласования”, строки располагаются на расстоянии 1,5 межстрочных интервала.

Текст документа на бумаге формата А4 возможно оформлять в полуторном межстрочном интервале. На бумаге формата А5 текст оформляется в одинарном межстрочном интервале. Текст документов печатают по ширине страницы.

Прописными буквами в документе печатают наименование вида документа (ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и др.), а также слова: ПРИКАЗЫВАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ и др. Кроме того, допускается выделять их жирным шрифтом. То есть: ПРИКАЗ, ТРУДОВОЙ ДОГОВОР, УТВЕРЖДАЮ и т.п.

Если заголовок к тексту документа содержит менее 150 печатных знаков, то его оформляют в несколько строк по 28 печатных знаков в каждой. Если заголовок к тексту включает количество печатных знаков больше 150, то предложение продлевается до правой границы листа.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе сводятся к следующему:

1) от границы левого поля печатают реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст (без абзацев);

- отметка о наличии приложений;

- фамилия исполнителя и номер телефона;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования»;

- заверительная надпись «верно»;

-в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», в протоколах слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ»;

2) отступ в пять печатных знаков от границы левого поля означает начало абзаца;

3) отступ в 32 печатных знака – реквизит «Адресат»;

4) отступ в 40 печатных знаков – реквизит «Гриф утверждения»;

5) с отступом в 48 печатных знаков печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

Если документ оформлен на нескольких листах, то при нумерации листов ставится цифра “2” на втором листе документа посередине верхнего поля.

Заключение

В настоящее время, когда основным предметом труда в общественном производстве промышленно-развитых стран становится информация, когда тенденция перекачивания трудовых ресурсов из сферы материального производства в информационную сферу приобретает стабильность, когда командная работа в любом месте и в любое время является уже обыденностью, и успех в любом деле зависит в большей мере от менеджера, - особенно востребованными являются специалисты, обладающие практическими навыками грамотного составления и оформления управленческой документации. И тем более ценен такой специалист, чем увереннее он владеет современными информационными технологиями и системами в управленческой деятельности.

Целью данного учебно-методического пособия являлось знакомство студентов, а также широкого круга практикующих специалистов с правилами и нормами составления и оформления основных видов управленческих документов.

Успех в деятельности любой организации складывается под влиянием массы факторов, в числе которых обязательно присутствует умение сотрудников грамотно осуществлять составление и оформление управленческих документов, и четко выполнять требования документооборота.