2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

Реализация проекта автоматизации учета продаж ДЮСШ №5 проходит в несколько этапов:

• Ознакомление с деятельностью предприятия, изучение его структуры, системы документооборота;

• Изучение программной и технической архитектуры имеющейся информационной системы на предприятии;

• Формулирование проектируемой задачи, определение ее места в комплексе задач автоматизации;

• Анализ существующих информационных систем, при помощи которых можно решить поставленную задачу;

• Анализ средств разработки, при помощи которых будет вестись разработка системы;

• Определение технических, информационных и программных ресурсов для проектируемой системы;

• Разработка информационной модели проектируемой системы;

• Определение входных и выходных данных задачи;

• Разработка структуры данных: справочников, документов, журналов документов, регистров накопления и оборотов, отчетов;

• Разработка конфигурации в системе 1С:Предприятие 8.1 на основе разработанной структуры данных;

• Отладка разработанной конфигурации при помощи контрольного задания;

• Расчет показателей экономической эффективности проекта;

• Обоснование экономической целесообразности и эффективности разработки проекта.

На этапе ознакомления с деятельностью предприятия необходимо изучить его структуру и существующую схему документооборота.

На этапе изучения программной и технической архитектуры ИС необходимо ознакомиться с существующими техническими и программными средствами, имеющимися на предприятии, подумать об их максимальном использовании на этапе разработки и эксплуатации проектируемой системы.

На этапе формулирования проектируемой задачи необходимо понять ее место в комплексе задач автоматизации.

Далее необходимо определить, при помощи каких средств разработки может быть решена поставленная задача и выбрать из них наиболее подходящий.

Далее необходимо определить состав технических, информационных и программных ресурсов для разрабатываемой системы.

Далее мы переходим к разработке проекта системы, в котором необходимо создать информационную модель, определить состав входных и выходных данных, разработать структуру данных и реализовать ее в виде ER-диаграммы.

На этапе разработки конфигурации происходит самая ответственная часть дипломного проектирования – непосредственно разработка конфигурации, выполняющая задачу автоматизации учета продаж, в системе 1С:Предприятие 8.1. На этом этапе необходимо создать структуру метаданных, соответствующую предметной области, создать все объекты конфигурации (справочники, документы, регистры, отчеты и другие), структура которых определена на предыдущих этапах, написать тексты программных модулей.

При помощи контрольного примера на следующем этапе проводится отладка программы.

На последних этапах проводится оценка экономической эффективности проекта.

Среди различных вариантов стратеги автоматизации мы выбрали стратегию автоматизации по участкам. Дело в том, что реализовать полную автоматизацию деятельности ДЮСШ №5 в рамках одного дипломного проекта невозможно. Для этого понадобится труд команды профессионалов в течение длительного времени. Предпочтительно внедрить систему автоматизации сначала в нескольких отделах учреждения, проанализировать результаты ее эксплуатации, после чего приступить к автоматизации следующих отделов-участков. В рамках разрабатываемой системы автоматизацию целесообразно начать выполнять с автоматизации рабочего места зам по УВР, касательно ввода данных об учащихся, преподавателях и данных по оплате за обучение.

Из анализа деятельности учреждения выявляется очень много недостатков построения существующей системы организации учета успеваемости и посещаемости в школе. Прежде всего это касается того, что хранилища документов представляют собой бумажные хранилища, поиск информации в которых может быть проведен только вручную, что является очень неудобным и затруднительным процессом. Также неудобно построено получение оперативных остатков, составление отчетов, подготовка реестров документов.

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов невозможно. Следовательно, стратегия решения задачи – это автоматизация всех процессов, относящихся к подзадаче учета успеваемости и посещаемости в школе и разработка автоматизированной системы, автоматизирующей рабочее место зам по УВР.

В настоящее время существует огромное количество автоматизированных информационных систем позволяющих разрабатывать прикладные решения. Среди них особо следует выделить систему «1С: Предприятие 8.1 [1], [2], [3]. Остановимся более подробно на этой системе, во первых как на наиболее типичной системе решения задач учета, а во вторых как на наиболее популярной на российском рынке системы.

Основным отличием системы «1С: Предприятие 8.1» как и других ERP-систем является разделение метаданных и данных и представление системой способа управления данными при помощи метаданных и специального языка работы с данными. Это позволяет в рамках системы «1С: Предприятие 8.1» создавать прикладные решения – конфигурации [4].

«1С: Предприятие 8.1» является гибкой настраиваемой системой, с помощью которой можно решать широкий круг задач в сфере автоматизации деятельности предприятий в части учета продаж. Специфические алгоритмы конфигурации описываются в систе­ме «1С:Предприятие 8.1» при помощи программной компоненты Конфигуратор в программных модулях, содержащих тексты на встроенном языке системы 1С:Предприятие 8.1. Система позволяет решать очень широкий круг задач. Безусловно, огромная функциональность этой системы, ее гибкость и настраиваемость, удобство поиска и отбора информации, предоставляемые аналитическая отчетность могут быть использована как образец при разработке нашей информационной системы.

В основе системы лежит гибкая технологическая платформа, возможности которой позволяют создавать и модифицировать самые разнообразные бизнес-приложения. Такая универсальность достигается благодаря тому, что 1С:Предприятие – это не просто программа, существующая в виде набора неизменяемых файлов, а совокупность программных инструментов с которыми работают разработчики и пользователи.

Основным концептуальным решением, отличающим систему 1С:Предприятие от универсальных систем разработки является четкое разделение на платформу и прикладное решение. Прикладное решение является самостоятельной сущностью и может выступать в качестве отдельного программного продукта. Однако создание, модификация и собственно функционирование прикладного решения невозможно без использования технологий и механизма платформы.

Предпочтение в пользу системы 1С:Предприятие 8.1 сделано в силу ряда причин, выгодно ее отличающих. В системе разработчики реализовали целый ряд преимуществ, позволяющих реализовывать конфигурации, гораздо более эффективные чем в других системах, а именно:

• Разработан механизм поставки и поддержки конфигураций.

• Разработан эргономичный дизайн пользовательского интерфейса, ориентированный на облегчение освоения программ неподготовленными пользователями и обеспечение высокой скорости работы для опытных пользователей, что особенно актуально при массовом вводе информации.

• Разработана унифицированная объектная модель системы..

• Скорость освоения платформы велика за счет унифицированной объектной модели системы, так же как и скорость разработки конфигураций.

• У справочников, документов и других объектов конфигурации поддерживаются табличные части.

• Расширен набор элементов управления, их свойств и событий.

• Разработан механизм запросов, ориентированный на обработку экономической информации. Запросы рекомендуется использовать как основное средство извлечения данных.

• Отладчик включен в Конфигуратор. Он умеет показывать специальный список свойств объектов с указанием их значений и типов. Есть возможность просмотреть коллекции, например, массивы и таблицы значений.

• Достигнуто значительное увеличение масштабируемости прикладных решений при правильном использовании механизма платформы, особенно для клиент-серверного варианта работы.

Прикладные решения 1С:Предприятие являются открытыми, что позволяет пользователю самому модифицировать прикладное решение. При этом никакого дополнительного программного обеспечения для разработки и модификации прикладных решений не требуется – все средства включены в платформу.

Прикладные решения не пишутся на языке программирования в обычном понимании этого слова. Вместо этого используется более абстрактная технология – технология метаданных. Метаданные представляют собой иерархическую структуру объектов, полностью описывающую все прикладное решение. Отличительной особенностью технологии метаданных является визуальное конструирование прикладного решения, что в разы убыстряет и упрощает разработку по сравнению с традиционными способами.

Для того чтобы реализовать специфические алгоритмы поведения тех или иных объектов конфигурации используется встроенный язык и язык запросов.

Встроенный язык похож на обыкновенный язык программирования, но имеет свои специфические особенности.

Язык запросов основан на SQL, но при этом содержит значительное количество расширений, ориентированных на отражение специфики финансово-экономических задач и на максимальное сокращение усилий по разработке прикладных решений.

Платформа изолирует разработчика от низкоуровневого программирования. Разработчик не обращается к базе данных напрямую, а манипулирует объектами, командами встроенного языка и запросов. Платформа сама транслирует их в соответствующие команды SQL-сервера в случае клиент-серверного варианта работы или команды собственной СУБД для файлового варианта.

Возможность использования файлового или клиент-серверного варианта работы позволяет адаптировать решение для конкретного пользователя в зависимости от объема задачи.

В платформу включен целый ряд механизмов, ориентированных на быструю разработку эргономичного пользовательского интерфейса.

Все эти особенности архитектуры делают систему 1С:Предприятие очень удобной системой разработки прикладных решений, что мы и будем использовать в нашей работе.

Функциональность прикладных решений определяется теми возможностями, которые заложены в базовую реализацию объектов, используемых в данной конфигурации. В системе используются следующие объекты:

• Справочники, предназначенные для хранения условно-постоянной информации;

• Документы, предназначенные для фиксации событий;

• Механизм характеристик, предназначенный для организации хранения свойств объектов, не известных на момент разработки;

• Механизм хранения сведений, позволяющий хранить произвольные данные в разрезе нескольких измерений;

• Механизм учета движения средств позволяет автоматизировать такие направления, как складской учет, взаиморасчеты, планирование на основе использования регистров накопления, который образует многомерную систему измерений и позволяет накапливать числовые данные в разрезе нескольких измерений;

• Механизмы бухгалтерского учета, которые позволяют реализовать систему двойной записи бухгалтерского учета;

• Бизнес-процессы, позволяющие описывать, создавать и управлять выполнением бизнес-процессов;

• Средства построения отчетов, которые позволяют создавать разнообразные отчеты;

• Средства представления отчетов, которые позволяют выводить отчеты в различных формах;

• Средства интеграции и механизмы обмена данных позволяют интегрировать прикладное решение практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе отрытых стандартов и протоколов передачи данных;

• Web-расширение позволяет организовать доступ через Web-интерфейс к функциональности прикладных решений.

Такая мощная функциональность объектов конфигурации позволяет получить огромную мощность прикладных решений, что мы и будем использовать в нашей работе.

Состав средств разработки системы 1С:Предприятие достаточно широк и разнообразен. Это позволяет выполнить полный цикл действий, начиная от создания конфигурации и заканчивая получением тиражируемого дистрибутива прикладного решения, не прибегая к помощи каких-либо продуктов сторонних производителей.

Таким образом стратегия решения поставленной в дипломном проекте задачи - разработка конфигурации в системе 1С:Предприятие 8.1, выполняющая задачу автоматизации рабочего места зам по УВР.. Данную задачу можно разбить на несколько подсистем, каждая из которых функционально обособлена:

• Подсистема хранения условно-постоянной информации;

• Подсистема бухгалтерского учета;

• Подсистема получения аналитической отчетности.

Подсистема хранения условно-постоянной информации предназначена для того, чтобы хранить все необходимые условно-постоянные данные об объектах предприятия. Такими статическими данными могут быть данные о предприятии, учащихся и сотрудниках и их характеристики, дополнительные сведения о здоровье учащихся другие статические данные. Подсистема хранения условно-постоянной информации должна позволять вести учет следующих объектов:

• Организации. Контактные данные об организации.

• Банковские счета. Данный справочник служит для заполнения банковских реквизитов как собственных фирм так и контрагентов. Элементы данного справочника выступают объектами движения при проведении банковских документов. В разрезе банковских счетов в дальнейшем можно получить остатки и движения безналичных средств.

• Банки. Данный справочник предназначен для хранения списка банков. Элементы этого справочника являются реквизитами справочника Банковские счета.

• Сотрудники- этот справочник предназначен для хранения данных о тренерах и преподавателях школы.

• Учащиеся. Справочник учащихся предназначен для хранения списка учеников школы. Элементы справочника выступают объектами зачисления в школу и отчисления из школы, по ним также можно состояние контингента на определенную дату. Поля справочника учащиеся должны давать возможность полностью описать ученика и, все его характеристики.

• Параметры здоровья. Этот справочник предназначен для хранения дополнительных характеристик учеников, которые позволяют описать его более подробно. При этом заранее на этапе разработки неизвестно, какими дополнительными характеристиками должен быть описан пункт- здоровье ученика. Состав и значение этих дополнительных характеристик знает только пользователь программы, а не разработчик. Поэтому необходимо предоставить пользователю возможность вводить для учеников дополнительные свойства, а для каждого ученика (элемента справочника учащиеся) для этого дополнительного свойства задавать значение свойства. Такая гибкая структура позволяет пользователю, специалисту в своей области, самому организовать хранение данных в справочнике учащиеся с тем набором свойств и их значений, который необходим. В качестве примера дополнительных свойств для товара можно привести такие свойства как «Рост», «Вес», «Артериальное давление». А в качестве значений этих свойств могут выступать такие величины как «180 см» и «55 кг» для свойства «Артериальное давление», «120*80».

Подсистема хранения условно-постоянной информации должна предоставлять возможность удобного и быстрого ввода данных в справочники, задания связей между связанными справочниками, дополнительных свойств там, где это необходимо. Но кроме возможности введения данных во всех справочниках должна предоставляться возможность быстрого поиска, расширенного поиска и отбора данных по любому критерию или сочетанию критериев, характерных для данного справочника.

Подсистема бухгалтерского учета призвана вести учет по оплате за обучение учащимися школы. Бухгалтерский учет красной нитью проходит через все стороны деятельности предприятия. В конечном счете именно бухгалтерская, а не аналитическая отчетность являются результатом деятельности предприятия. Дело в том, что аналитическая отчетность представляет интерес лишь для руководства предприятия и, несмотря на свою полезность руководству, не является официальной отчетностью. В то же время бухгалтерская отчетность является официальной отчетностью о деятельности предприятия перед органами власти. Таким образом недооценить важность бухгалтерского учета нельзя.

Фактически бухгалтерский учет реализуется проводками каждого документа системы, по определенным счетам и субсчетам. При этом настройка формирования проводок остается целиком прерогативой программиста-разработчика системы и недоступна пользователям системы. Но при этом проводки выполняются, и результат их можно просмотреть как по результатам проведения каждого документа, так и по отчетам бухгалтерского учета.

Шаблон настроек проводок, которые должен выполнить каждый документ, зашит в конфигурации и реализована в модуле проведения документа.

Подсистема построения аналитической отчетности тесно связана с подсистемой бухгалтерского учета и представлена двумя отчетами в области бухгалтерского учета:

• Отчет по оплате за обучение;

• Список задолжников на определенную дату.

Подсистема получения аналитической отчетности предназначена для получения отчетности о деятельности учреждения в целом. Основные моменты работы данной подсистемы были описаны выше при рассмотрении работы остальных подсистем. Это и неудивительно, ведь подсистема получения аналитической отчетности является связующем звеном всех остальных подсистем, превращая их, в том числе, в единую автоматизированную систему управления предприятием в целом.

Подсистема получения аналитической отчетности имеет своим базисом средства хранения результатов работы остальных подсистем, коими являются регистры остатков и регистры оборотов системы 1С:Предприятие. Информация в этих регистрах накапливается в результате выполнения операций, проведения документов, присущих подсистеме Бухгалтерский учет.

Каждый отчет строится на основе данных одного или нескольких регистров. В подсистеме должны быть предусмотрены следующие отчеты:

• Отчет по списочному составу групп должен предоставлять возможность получения данных об учащихся в разрезе групп;

• Отчет по выполнению нормативов (успеваемости), который должен предоставлять данные учащихся и выполненных ими норматиивах в различных разрезах;

• Отчет «Ведомость по оплате за обучение», который должна дать возможность проанализировать состояние оплаты за обучение на конкретную дату;

• Отчет «Состояние здоровья учащихся», который должен дать возможность проанализировать данные о состоянии здоровья учащихся.

• Отчет «Список задолжников по оплате» предназначен для вывода данных о задолжнниках.

Отчеты должны предоставлять данные в удобной для пользователя форме, предоставлять возможность вывода данных на печать и экспорт во внешние файлы.