Информатика в программе Access на лето
.pdf2.3.8. Печать отчета
Для распечатки отчета на бумаге следует:
•в окне базы данных щелкнуть на закладке Отчеты, а затем на имени отчета;
•нажать кнопку Конструктор. Появится окно конструктора отчетов, содержащее указанный отчет;
•ввести команду Файл/Предварительный просмотр. Появится отчет в том виде, в каком он будет на бумаге;
•ввести команду Печать... В диалоговом окне Печать следует указать диапазон страниц и число копий и нажать кнопку ОК.
Можно вывести отчет в файл, включив соответствующий флажок в окне Печать. При необходимости изменения формата бумаги, ориентации листа, размеров полей нажать кнопку Настройка.
2.4. Создание отчета с помощью мастера и конструктора
Недостатками отчета, созданного с помощью мастера, являются отсутствие в нем вычисляемых полей и низкий оформительский уровень. Недостатками отчета, созданного с помощью конструктора, являются невозможность использования полей от нескольких таблиц и большая трудоемкость. Поэтому создавать отчет рекомендуется в два этапа: сначала создается отчет с помощью мастера, а затем полученный отчет редактируется с помощью конструктора. На первом этапе можно создать отчет очень быстро и при необходимости использовать поля из нескольких таблиц. Если нужны вычисляемые поля, то на первом этапе следует включить для них поля-операнды. На втором этапе с помощью этих полей-операндов создаются вычисляемые поля и осуществляется общее редактирование отчета.
Задание. Требуется создать отчет, в котором должно быть показано, на какую сумму какая стройка потребляет каких стройматериалов. В отчете должны указываться также номера телефона прорабов.
Указания. Для решения этой задачи следует сначала создать отчет с использованием мастера. В состав этого отчета следует включить поля Н_СТР и ТЛФ_П из таблицы СТРОЙКА, ПОТРЕБ из таблицы ПОТРЕБ, Н_СТРМ и ЦЕНА из таблицы СТРОЙМАТ. Следует также предусмотреть группировку с полями Н_СТР и ТЛФ_П на первом уровне группировки и вычисление итоговых и групповых сумм по полю Цена, а также процентов по группам. После создания отчет сохранить под именем Потребление.
На втором этапе следует в окне базы данных щелкнуть мышью на имени отчета и нажать кнопку Конструктор. Появится окно конструктора с загруженным отчетом. В колонтитуле следует заменить надписи Н_СТР и ТЛФ_П на СТРОЙКА и ТЕЛЕФОН, а вместо надписей ЦЕНА и ПОТРЕБ ввести надпись РАСХОДЫ. В рабочей области ввести новое вычисляемое поле с именем Расход, в котором вычислить произведение [ЦЕНА]*[ПОТРЕБ]. В примечании группы ввести вычисляемое поле Sum([ЦЕНА]*[ПОТРЕБ] и присвоить этому полю имя Сумма1. Ввести поле надписи Сумма по стройке.
50
Вобласти примечания отчета вычислить значение функции Sum([ЦЕНА]*[ПОТРЕБ], присвоить ей имя Сумма2 и ввести надпись Итого.
Вобласти примечания группы ввести выражение [Сумма1]/[Сумма2]. Для этого выражения свойству Формат установить значение Процентный с числом десятичных знаков 2 и ввести надпись Процент по стройке.
Удалить ненужные элементы, созданные мастером. Примерный вид отчета, полученного в результате редактирования, показан на рис. 42.
Рис. 42
Контрольные вопросы
1.Расскажите о назначении отчетов.
2.Как начать работу по созданию отчета?
3.Что может служить источником информации для отчета?
4.Как создать Автоотчет: ленточный?
5.Как создать Автоотчет: в столбец?
6.Как создать отчет с использованием мастера отчета?
7.Какие групповые вычисления производятся в отчете?
8.Какие недостатки имеют отчеты, созданные мастерами?
9.Как создать отчет, содержащий данные из нескольких таблиц?
51
10.Перечислите области отчета, расскажите об их расположении и назначении.
11.Опишите вид окна конструктора отчета, расскажите о расположении и назначении его элементов.
12.Какие управляющие элементы конструктора отчетов вы знаете? Каковы их назначение и порядок встраивания?
13.Как перетаскивать управляющие элементы и изменять их размеры?
14.Как ввести текст надписи?
15.Как выровнять интервалы между надписями?
16.Как изменить шрифт надписей и его параметры?
17.Как ввести в отчет данные из источника?
18.Как ввести в отчет выражение с помощью построителя выражений?
19.Как осуществить предварительный просмотр отчета?
20.Как провести сортировку и группировку данных в отчете?
21.Как организовать групповые вычисления в отчете?
22.Как использовать встроенные функции?
23.Что может являться операндами выражений?
24.Что может являться аргументами функций?
25.Как вывести номера страниц отчета?
26.Как вывести номера записей?
27.Как создать отчет с использованием и мастера, и конструктора? Каковы преимущества этого способа создания отчета?
28.Как отпечатать отчет на бумаге?
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 4. СОЗДАНИЕ ФОРМ 1. ЗАДАНИЕ
Создать формы разных видов для отбора и отображения информации из базы данных, соответствующей варианту студента.
2. ПРИМЕРЫ СОЗДАНИЯ ФОРМ
Представление данных в виде таблицы дает пользователю возможность оценить таблицу как единое целое, сравнить записи и т.п. Однако часто возникает необходимость работы с отдельной записью (строкой) таблицы (например, просмотра, ввода и редактирования данных). В этом случае присутствие на экране других записей мешает сосредоточиться только на относящейся к делу информации.
Форма облегчает работу с данными неквалифицированным пользователям и защищает информацию от их неумелых действий. Форма может служить «ширмой», заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию, хранящуюся в базе данных. В форме удобно вводить, просматривать и редактировать поля типа МЕМО и OLE. В таблице работа с такими полями невозможна или затруднительна.
На основе одной таблицы пользователь может построить несколько форм, например, одну для руководителя, другую для бухгалтера, третью для работника склада и т.д.
52
2.1. Создание автоформы
Сначала в окне базы данных следует щелкнуть на кнопке Формы, а затем на кнопке Создать. Появится окно Новая форма, показанное на рис. 43.
Рис. 43
Затем нужно щелкнуть мышью по манипулятору выпадающего списка
Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос. Появится спи-
сок всех имеющихся в базе данных таблиц и запросов.
Выберем таблицу СТРОЙМАТ как источник информации для создаваемой формы, затем щелкнем на строке списка Автоформа: в столбец и на кнопке ОК. Появится форма, показанная на рис. 44.
Рис. 44
В стандартной строке заголовка окна формы располагается имя формы, совпадающее с именем таблицы — источника данных. Из рис. 44 видно, что Автоформа: в столбец содержит все имена полей таблицы СТРОЙМАТ, расположенные в том же порядке (сверху вниз), что и в таблице — источнике данных (слева направо). Правее каждого имени поля таблицы СТРОЙМАТ расположены окна, содержащие их значения, соответствующие тому номеру записи, который указан в навигационном блоке внизу формы. Номер записи,
53
данные из которой выведены в форму, можно переключать, щелкая мышью на черных манипуляторах в навигационном блоке. Можно щелкнуть мышью в окне навигационного блока, ввести с клавиатуры номер записи и нажать клавишу [Enter]. Произойдет вывод в форму значений указанной записи.
В левой части формы располагается вертикальная полоска, при щелчке на которой происходит переход из режима просмотра данных в режим их ввода и редактирования. Для ввода или редактирования данных следует предварительно щелкнуть мышью в нужном окне (активизировать окно). Чтобы активизировать следующее или предыдущее окно, можно нажать клавишу [Tab]
или [Shift][Tab].
Автоформы ленточная и табличная создаются аналогично.
2.2. Создание формы с помощью мастера
Мастер может создать форму, источником данных для которой может служить как одна таблица, так и две связанные таблицы. Первую форму будем называть простой, а вторую — составной.
2.2.1. Создание простой формы
Сначала в окне базы данных следует щелкнуть на кнопке Формы, а затем на кнопке Создать. Появится окно Новая форма, показанное на рис. 45. В этом окне следует щелкнуть мышью по манипулятору выпадающего списка и выбрать таблицу СТРОЙМАТ как источник информации для создаваемой формы. После этого нужно щелкнуть на строке списка Мастер форм и на кнопке ОК. Появляется окно Создание форм, показанное на рис. 45.
Рис. 45
54
Следующая задача состоит в том, чтобы перетащить нужные нам имена полей из левой области Доступные поля в правую область Выбранные поля. Поля в форме расположатся в том же порядке, что и в окне Выбранные поля. Можно перетащить сразу все поля, щелкнув на кнопке >>. Если в форме нужны не все поля или надо изменить порядок их расположения, то следует щелкнуть на том имени поля, которое в создаваемой форме должно быть первым. Оно выделится черным цветом. Затем щелкаем на кнопке >. Выбранное поле окажется верхним в правом окне. Так же поступаем с остальными полями и нажимаем кнопку Далее>.
Появляется следующее окно Создание форм. В этом окне предлагается выбрать внешний вид формы (в один столбец, ленточный, табличный или
выровненный). Выбираем в один столбец (по умолчанию) и нажимаем кнопку
Далее>.
Появляется следующее окно Создание формы. В этом окне предлагается выбрать стиль формы (художественное оформление). Выбираем, например,
Официальный и нажимаем кнопку Далее>.
Появляется следующее окно Создание формы. В этом окне предлагается ввести заголовок (имя) формы. По умолчанию предлагается в качестве заголовка для формы использовать имя той таблицы, которая является источником информации для разрабатываемой формы. Так как форма с именем СТРОЙМАТ уже имеется, мастер предлагает имя СТРОЙМАТ1. Можно с этим согласиться или ввести новое имя. Соглашаемся с этим именем и с предлагаемыми значениями опций и нажимаем кнопку Готово.
Для сохранения формы следует выбрать команду Сохранить в меню Файл. Происходит сохранение формы под тем именем, которое мы указали в последнем окне Создание формы.
2.2.2. Создание составной формы
Составная форма состоит из двух форм — основной и подчиненной. Для основной формы в качестве источника данных выберем односвязную таблицу ЗАВОД, а для подчиненной формы — многосвязную таблицу СТРОЙМАТ.
Создание составной формы начинается так же, как и создание простой. Сначала в окне базы данных следует щелкнуть на кнопке Формы, а затем на кнопке Создать. Появится окно Новая форма, показанное на рис. 43. В этом окне следует щелкнуть мышью по манипулятору выпадающего списка и выбрать таблицу ЗАВОД в качестве источника информации для основной формы. После этого нужно щелкнуть на строке списка Мастер форм и на кнопке ОК. Появляется окно Создание форм, показанное на рис. 45. В этом окне в выпадающем списке Таблицы и запросы уже видно имя выбранный таблицы ЗАВОД, а ее поля располагаются в списке Доступные поля. Перетащим все эти поля в список Выбранные поля, нажав кнопку >>.
Раскроем выпадающий список Таблицы и запросы и выберем таблицу СТРОЙМАТ как источник информации для подчиненной формы. Перетащим в список Выбранные поля Н_СТРМ, ЦЕНА и ПРОИЗВ и нажмем кнопку Далее>.
55
Появится окно Создание форм, показанное на рис. 46.
Рис. 46
В этом окне предлагается один из вариантов вида представления данных. Этот вариант дан в демонстрационном окне. В предлагаемом варианте составная форма является единой формой, в которой обособленно изображена подчиненная форма. Если щелкнуть на слове СТРОЙМАТ в левом списке, то поля подчиненной формы будут изображаться так же, как и поля основной формы. Если включить опцию Связанные формы, то подчиненная форма будет выводиться отдельно от основной и ее видимость можно включать специальной кнопкой на основной форме. В нашем примере примем предлагаемый вариант и сразу нажмем кнопку Далее>. В остальных диалоговых окнах также соглашаемся с предлагаемыми вариантами оформления. В результате появляется составная форма, показанная на рис. 47.
Рис. 47
56
Из рис. 47 видно, что составная форма имеет два навигационных блока — для основной формы ЗАВОД и для подчиненной формы СТРОЙМАТ. При переключении номера записи в основной форме (из таблицы ЗАВОД) в подчиненную форму автоматически выводятся только те записи из таблицы СТРОЙМАТ, которые связаны с текущей записью таблицы ЗАВОД.
Для сохранения составной формы следует ввести команду меню
Файл/Сохранить.
2.3. Создание формы в виде диаграммы
Создадим диаграмму, предназначенную для наглядного сравнения производства каждого вида стройматериалов. Сначала в окне базы данных следует щелкнуть на кнопке Формы, а затем на кнопке Создать. Появится окно Новая форма, показанное на рис. 43. В этом окне следует щелкнуть мышью по манипулятору выпадающего списка и выбрать таблицу СТРОЙМАТ в качестве источника информации для создаваемой формы. После этого нужно щелкнуть на строке списка Диаграмма и на кнопке ОК. Появляется окно Создание диаграмм, которое ничем, кроме заголовка, не отличается от окна, изображенного на рис. 45. В этом окне, как описано выше, выбираем поля, содержащие данные для диаграммы, — сначала поле ПРОИЗВ, а затем поле Н_СТРМ. Теперь нажимаем кнопку Далее>. Появляется следующее окно
Создание диаграмм, показанное на рис. 48.
Рис. 48
57
Вэтом окне выбираем круговую объемную диаграмму, щелкая мышью на
ееизображении, и нажимаем кнопку Далее>. Появляется следующее окно
Создание диаграмм, показанное на рис. 49.
Рис. 49
В этом окне ничего не изменяем и сразу нажимаем кнопку Далее>. Появляется последнее окно Создание диаграмм, показанное на рис. 50.
Рис. 50
58
В этом окне вводим название диаграммы ПРОИЗВОДСТВО и отвечаем
Да на вопрос Показать условные обозначения? Нажимаем кнопку Готово.
Появляется окно с диаграммой, показанное на рис. 51.
Рис. 51
Можно вызвать список свойств и в его соответствующих строках установить размеры диаграммы и цвет фона. Для редактирования диаграммы следует дважды щелкнуть по ней мышью и воспользоваться командами меню.
Для сохранения диаграммы вводим команду меню Файл/Сохранить. В появившемся окне следует ввести имя диаграммы ПРОИЗВОДСТВО и нажать кнопку ОК.
2.4. Создание форм с использованием конструктора
Для создания формы вручную с использованием конструктора форм следует в окне открытой базы данных щелкнуть на закладке Формы, а затем на кнопке Создать. Появится окно Новая форма. В поле ввода указываем источник информации (таблицу или запрос) и нажимаем кнопку ОК. Появится окно конструктора форм, показанное на рис. 52.
Область проектирования формы (пока пустая) выделена серым тоном и разграфлена на сантиметровые координатные клетки. Размеры будущей формы можно изменять мышью. Справа и слева от этой области помещены изображения линеек, показывающих истинное положение любой точки на будущей форме при ее распечатке на бумаге.
На рис. 52 показана только Область данных формы, однако можно до-
полнительно ввести Область заголовка, Область примечаний формы, Область верхнего колонтитула и Область нижнего колонтитула командами меню Вид/Заголовок/Примечание формы и Вид/Колонтитулы. Можно, как обычно мышью, устанавливать размеры как всей формы, так и всех перечисленных выше ее областей. Слева, справа и сверху от области проектирования формы соответствующими командами меню Вид помещены Панель элементов формы, окна Свойства и Список полей. Процесс создания формы вруч-
59