Информатика в программе Access на лето

Рассмотрим пятый вариант потребности строек в стройматериалах. Под именем сущности СТРОЙКА записываем шк и д_сад и соединяем их двумя линиями связи с с_кир под именем сущности СТРОЙМАТ. Далее под именем сущности СТРОЙКА записываем жил_д и плк и соединяем их соответственно с ф_бл и каф_п. Соединяем линией связи о_бл и шк.

В некоторых вариантах значения ключевых атрибутов сущности СТРОЙМАТ могут повториться в одной строке поставок. В таком случае это значение повторно записывать не нужно, а линию связи следует провести к уже имеющемуся значению. Это будет означать, что два завода изготавливают одинаковый стройматериал. Если в строке потребностей строек появится название стройматериала, которого нет под именем сущности СТРОЙМАТ, то это название следует добавить в имеющуюся совокупность стройматериалов.

Над каждой линией связи, которая указывает на сам факт связи, укажем характеристику связи. В данном случае это количественная характеристика связи — сколько производится и сколько потребляется. В результате получится диаграмма экземпляров связей и экземпляров сущностей (см. рис. 12). Значения характеристик связи — произвольные.

Из диаграммы видно, что один кер_з производит каф_п, кр_к и кер_п, а один дер_з производит о_бл и пар. Следовательно, степень связи ПРОИЗВ 1:N. Все экземпляры сущностей ЗАВОД и СТРОЙМАТ участвуют в связи (соединены линиями связи), следовательно, их классы принадлежности обязательные по отношению к типу связи ПРОИЗВ.

Одна шк потребляет с_кир и о_бл; один с_кир потребляется шк и д_сад. Следовательно, степень связи ПОТРЕБ M:N. Все экземпляры сущности

20

СТРОЙКА участвуют в связи, значит, класс принадлежности сущности СТРОЙКА обязательный.

У сущности СТРОЙМАТ имеются экземпляры, не участвующие в связи ПОТРЕБ (кр_к, кер_п, пар). Значит, класс принадлежности сущности СТРОЙМАТ по отношению к типу связи ПОТРЕБ необязательный. В соответствии с указаниями п. 3.2.3 построим концептуальную схему (рис. 13).

4.2.Датологическое проектирование

Всоответствии с правилами 4 и 6, а также п. 3.2.3 концептуальная схема отображается на следующие четыре отношения (таблицы) (рис. 14).

СТРОЙМАТ

Рис. 14

21

Для своего варианта базы данных в отчете по лабораторной работе приведите диаграмму экземпляров сущности и экземпляров связи, концептуальную схему и все отношения, оформленные в соответствии с рис. 12—14.

Полученные отношения используются в дальнейшем в лабораторной работе для работы в среде Access с таблицами, отчетами, формами и макросами.

4.3. Проверка результатов проектирования

Во всех полученных отношениях отсутствуют домены с повторяющимися значениями, следовательно, проектирование базы данных СКЛАД проведено правильно.

Контрольные вопросы

1.Какие этапы включает процесс проектирования баз данных?

2.Расскажите о задачах инфологического этапа проектирования базы данных.

3.Что такое сущность и экземпляр сущности? Приведите примеры.

4.Что такое атрибут? Приведите примеры.

5.Что такое ключевой атрибут и составной ключевой атрибут?

6.Что такое данные?

7.Как называются значения атрибутов каждого экземпляра сущности?

8.Как классифицируются типы связи?

9.Дайте определение класса принадлежности.

10.Дайте определение степеням связи 1:1, 1:N, N:1, N:M.

11.Что такое односвязная и многосвязная сущности?

12.Может ли одна и та же сущность быть односвязной и многосвязной одновременно?

13.Как построить диаграмму экземпляров сущностей и экземпляров связей?

14.Каковы правила построения концептуальной схемы?

15.Что такое логическая модель данных?

16.Какая информация входит в состав базы данных и откуда ее брать?

17.Каковы правила преобразования концептуальной схемы в совокупность отношений?

18.Расскажите о характеристиках связей. Где размещаются данные с характеристиками связей?

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 1. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В СУБД

1. ЗАДАНИЕ

Создать базу данных в среде СУБД Access по спроектированной в контрольной работе реляционной модели данных.

22

2.ПРИМЕР СОЗДАНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ В СУБД

2.1.Создание файла базы данных

Чтобы создать файл новой базы данных (пока пустой), нужно выполнить следующие шаги.

•После запуска программы Access 2000 появится диалоговое окно Microsoft Access. В этом окне щелкните мышью на опции Новая база данных. На экране появится диалоговое окно Файл новой базы данных. В нем в адресной строке при необходимости выберите нужные имена каталога и диска, где будет храниться создаваемый файл базы данных.

•Щелкните мышью в выпадающем списке Имя файла и введите с клавиатуры имя файла, состоящее из слова СКЛАД и номера вашего варианта без расширения (в нашем примере СКЛАД55). Расширение .mdb будет добавлено программой Access автоматически.

•Щелкните на кнопке Создать. Появится окно базы данных СКЛАД55, показанное на рис. 15.

Рис. 15

23

2.2.Создание таблиц

2.2.1.Ввод структуры таблиц

Для того чтобы ввести структуру пустой таблицы, следует:

•открыть файл базы данных. Появится окно базы данных, показанное на рис. 1;

•щелкнуть мышью по кнопке Таблица, а затем по кнопке Создать. Поя-

вится окно Новая таблица;

•в окне Новая таблица нужно щелкнуть по кнопке Конструктор, а затем по кнопке ОК.

Окно конструктора таблиц состоит из двух частей — верхней и нижней. В верхней части окна в графу Поле вводятся имена полей, в графу Тип данных вводится тип данных, в графу Описание вводятся необязательные комментарии (пояснения для пользователя). В нижней части окна автоматически выводится список свойств поля, выделенного щелчком мыши в верхней части окна.

После того как создание полей таблицы завершено, ее нужно сохранить. Только после сохранения таблицы можно приступать к вводу данных в нее. Для сохранения таблицы из меню Файл следует выбрать команду Сохранить. Появится окно для ввода имени таблицы, приведенное на рис. 16.

В окно Имя таблицы нужно ввести имя таблицы. В данном случае вводим имя ЗАВОД и нажимаем кнопку ОК.

Рис. 16

Появляется запрос: Ключевое поле не определено. Ввести ключевое поле?

В ответ на запрос нажимаем кнопку ОК. Щелкаем мышью на строке Н_ЗАВ конструктора таблиц. Строка Н_ЗАВ почернеет (станет выделенной). Нажимаем на кнопку с изображением ключа в пиктографическом меню — изображение ключа совместится с полем Н_ЗАВ. На этом создание структуры пустой таблицы ЗАВОД заканчивается. На рис. 17 показано окно конструктора таблиц с уже введенной структурой таблицы ЗАВОД.

Структура пустых таблиц СТРОЙМАТ, ПОТРЕБ и СТРОЙКА создается аналогично. В таблицах СТРОЙКА и СТРОЙМАТ ключевыми объявляем поля Н_СТР и Н_СТРМ. Так как в таблице ПОТРЕБ значения во всех полях могут повторяться, введем новое ключевое поле с именем КОД и типом данных Счетчик. В таблице СТРОЙМАТ поля Н_СТРМ, ГАБАРИТ текстового типа, поле ВЕС — числового типа со свойством, одинарное с плавающей точкой, поле ЦЕНА — денежного типа. В таблице СТРОЙКА все поля текстового типа.

24

2.3. Редактирование таблиц

Для удаления таблицы следует в окне базы данных щелкнуть мышью на имени той таблицы, которую надо удалить, и нажать клавишу [Delete] на клавиатуре или кнопку с косым крестом в окне базы данных. После подтверждения удаления таблица будет удалена, если она не связана с другими таблицами. Чтобы удалить связанную таблицу, нужно сначала удалить ее связи с другими таблицами.

Для удаления связи таблицы следует в окне Схема данных щелкнуть мышью на изображении удаляемой линии связи. Эта линия выделится. После этого следует нажать клавишу [Delete].

Для переименования таблицы следует в окне базы данных щелкнуть правой клавишей мыши на имени той таблицы, которую надо переименовать. Имя таблицы в окне базы данных окажется в рамке с мигающим текстовым курсором ввода. Следует нажать клавишу [Delete] и ввести с клавиатуры новое имя.

Для редактирования структуры таблицы надо в окне базы данных щелкнуть мышью на закладке Таблица, выделить таблицу щелчком мыши, а затем щелкнуть мышью на кнопке Конструктор. Появится окно конструктора таблиц, в котором стандартными средствами редактирования можно вводить любые изменения.

Для вставки нового поля следует щелкнем мышью на любой графе конструктора таблиц в той строке, перед которой нужно вставить новое поле. Эта строка активизируется, о чем свидетельствует черный треугольник в правой колонке таблицы. Щелкнуть на слове меню Вставка, а затем на пункте Строки. Появится пустая строка, с которой можно работать, как описано выше при создании полей.

Для удаления поля следует щелкнуть мышью на любой графе той строки конструктора таблиц, которая соответствует удаляемому полю, затем на слове меню Правка, а затем на пункте Удалить строки. Поле удаляется, если оно не ключевое и не используется для связи.

Для редактирования данных в таблице сначала следует щелкнуть на имени таблицы в окне базы данных, а затем на кнопке Открыть. Access откроет таблицу в режиме заполнения. После этого можно приступить к вводу новых записей в конец таблицы, как это описано выше, или к редактированию записей, предварительно активизировав нужное поле. Активизация поля осуществляется путем щелчка на нем мышью. Можно перемещать активное поле также следующими способами: вправо, нажимая клавишу [Tab] или [→], и влево, нажимая сочетание клавиш [Sift] [Tab] или [←]; на одну строку вверх и вниз в том же поле — клавишами [↑] и [↓] соответственно; к первому и последнему полю текущей записи — клавишами [Home] и [End] соответственно; к первому полю первой записи и последнему полю последней записи — сочетаниями клавиш [Ctrl] [Home] и [Ctrl] [End].

26

Для удаления записи ее нужно сначала маркировать (выделить цветом), щелкнув по ней мышью в крайней левой колонке, и затем нажать клавишу [Delete] или ввести команду Правка/Удалить. Если удаляемая запись принадлежит таблице-запросу и на нее имеется ссылка из связанной таблицызапроса, то появится сообщение об ошибке.

Важно помнить, что если в качестве первичного ключа назначено поле счетчика, то номера записей не изменяются при их удалении и вводе в промежутки между старыми записями.

2.4. Типы полей

Типом поля принято называть тип данных, которые оно содержит. Поле может принадлежать к одному из девяти типов, описанных ниже.

Текстовый. Поля текстового типа предназначены для хранения текстовой информации длиной до 255 символов. Чаще всего этот тип используется в полях, содержащих короткие текстовые характеристики, например имена или адреса.

МЕМО. Поля типа МЕМО предназначены для хранения длинных текстовых блоков до 32 тыс. символов (около 8 страниц текста, сохраненного в файлах типа .txt). Этот тип поля используется, если нужно ввести с клавиатуры или вставить из файла большой текстовый блок (например, характеристику или автобиографию сотрудника в базе данных отдела кадров).

Числовой. Поля этого типа предназначены для хранения числовых данных, используемых при математических расчетах.

Дата/время. Значения вводятся в поля такого типа в стандартном формате, например, 1.1.94, 12:53:00. Этот стандарт определяется в среде операционной системы Windows в диалоговом окне Язык и стандарты, вкладка Дата. Это окно открывается командой главного меню Пуск/Настройка/Панель управления с последующим щелчком на значке Язык и стандарты.

Денежный. Этот тип поля предназначен для хранения точного значения очень больших чисел, а именно до плюс или минус 900 триллионов, и проведения точных вычислений с ними.

Счетчик. Полям такого типа автоматически присваивается уникальное числовое значения для каждой записи: 1 для первой записи, 2 для второй и т.д. Однажды присвоенное данной записи значение в дальнейшем не будет изменяться. Пользователь не может изменить значение поля такого типа.

Логический. Этот тип поля используется для записи логического значе-

ния типа Да/Нет или Истина/Ложь.

Поле объекта OLE. Этот тип поля связан с технологией Object Linking and Embedding (OLE) и позволяет хранить документы, таблицы, графики, рисунки, чертежи, музыку, видео и другую информацию, созданную теми приложениями Windows, которые поддерживают технологию OLE.

27

Гиперссылка. В полях этого типа хранятся гиперссылки, представляющие собой путь к файлу на жестком диске либо адрес в сети Internet или

Intranet.

Наряду с перечисленными типами данных в столбце Тип данных окна конструктора таблиц присутствует элемент Мастер подстановок, который позволяет представлять значения полей в виде простого или комбинированного списка.

Каждый тип поля имеет свой уникальный набор свойств. Если в окне конструктора таблиц щелчком мыши активизировать поле с установленным типом данных, то в нижней части окна в области Свойства поля будет выведен полный список свойств именно этого типа данных. Список свойств поля, используемых для реализации подстановок, можно увидеть, если раскрыть закладку Подстановка.

2.5. Связывание таблиц

Рассмотрим порядок связывания таблиц.

Открываем базу данных. Щелкаем на кнопке Таблица, щелкаем на кнопке Схема данных или вводим команду Сервис/Схема данных. Откроется окно

Схема данных, а на его фоне — окно Добавление таблицы. Если окно Схема данных пустое (нет окна Добавление таблицы), следует нажать кнопку Отобразить таблицу на панели инструментов.

В окне Добавление таблицы щелкаем левой клавишей по имени таблицы ЗАВОД. Нажимаем кнопку Добавить. Далее добавление таблиц осуществляется в той же последовательности, в какой они связаны между собой. Закры-

ваем окно Добавление таблицы. В окне Схема данных, приведенном на рис. 19, видны списки полей всех четырех таблиц.

Рис. 19

Совместим указатель мыши с именем ключевого поля Н_ЗАВ таблицы ЗАВОД. Нажмем левую клавишу мыши и, не отпуская ее, соединим с именем поля Н_ЗАВ таблицы СТРОЙМАТ. Появится окно диалога Связи, в котором установим опцию Обеспечение целостности данных и нажмем кнопку Соз-

дать. Окно Связи исчезнет. В окне Схема данных появится изображение линии связи между таблицами ЗАВОД и СТРОЙМАТ. В таком же порядке устанавливаем остальные связи.

28

Линии связи заканчиваются символами 1 и ∞, что соответствует степени связи 1:N.

Контрольные вопросы

1.Как ввести структуру пустой таблицы и заполнить ее данными?

2.Как связать две таблицы?

3.Что означает опция Обеспечение целостности данных в окне Связи?

4.Как вставить новое поле в готовую таблицу? Как его удалить?

5.Как отредактировать, добавить или удалить запись?

6.Расскажите о типах полей, используемых в Access.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 2. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ 1. ЗАДАНИЕ

Создать запросы разных типов для отбора информации из базы данных, соответствующей варианту студента. Четным вариантам соответствуют номера запросов 1—8, нечетным вариантам — номера запросов 9—16.

2.ВАРИАНТЫ ЗАПРОСОВ

1.Какую продукцию производит каждый завод?

2.Какие стройматериалы произвел каждый завод и на какую сумму?

3.Какая продукция вырабатывается каким заводом и какой стройкой она потребляется?

4.Какова цена (вес) выпущенных фундаментных блоков (и любых других стройматериалов, указанных преподавателем)?

5.Какая стройка имеет максимальную сумму закупки стройматериалов

икакова эта сумма?

6.На какую стройку поступает продукция, производимая заводом, указанным параметрически?

7.Найти адрес завода, выпускающего стройматериалы ценой более указанного числа Х. Число Х задавать в виде параметра.

8.На какую сумму выпустил каждых стройматериалов каждый завод? Запрос оформить в перекрестной форме.

9.Какая продукция поступает на каждую стройку?

10.Какие стройматериалы закупила каждая стройка и на какую сумму?

11.Какой завод имеет максимальную сумму реализации всей продукции

икакова эта сумма?

12.Какова цена (вес) закупленных стройками фундаментных блоков (и любых других стройматериалов, указанных преподавателем)?

13.Какой стройматериал имеет максимальную сумму закупки и какой стройкой он закупается?

14.Какой завод производит продукцию, потребляемую стройкой, указанной параметрически?

29