Тема: СУБД Access.

Учебные вопросы:

1. Общие сведения о СУБД MS Access.

2. Начало работы с MS Access. Работа с отношениями.

1.

Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их информацией и работать с ними. Существует около десятка различных СУБД, многие из которых на самом деле являются не столько системой управления, сколько специализированными языками программирования (например, Oracle, Clipper, Paradox, FoxPro), с помощью которых, освоивший язык программирования, может создать БД любой сложности.

Первоначально MS Access не входила в пакет Office и имела отдельную нумерацию версий. Начиная с версии 7.0, эта СУБД, входя в пакет «Офиса», является удобным средством для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать.

В то же время Access не исключает возможности программирования, так как система включает поддержку языка программирования Visual Basic for Application, который позволяет создавать дополнительные модули и элементы управления.

Одни из важных достоинств Access является интеграция этой программы с Excel, Word и другими программами MS Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Реляционная модель СУБД MS Access обеспечивает возможность использования:

• операций обработки данных, имеющих единую основу – алгебру отношений (реляционную алгебру);

• и универсального языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language).

Типовыми функциями СУБД по манипулированию данными являются выборка, добавление, удаление, изменение данных.

СУБД MS Access упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку хранит все объекты базы данных в одном файле. Первым шагом в работе с MS Access является создание файла базы данных (введение имени и маршрута сохранения файла). Предварительное определение места файла отличает эту прикладную программу от других, входящих в состав MS Office программ.

Работа в СУБД MS Access подразделяется на: 1) фазу конструирования (собственноручно или с помощью мастера) и 2) фазу управления данными.

Процесс конструирования заключается в создании объекта базы данных и дальнейшей его настройке в соответствии с определёнными требованиями. В большинстве случаев это осуществляется в специальном режиме конструктора, предусматривающем инструменты для подобной работы.

Основными видами объектов, с которыми работает программа, являются:

Отношение (таблица) – это объект, который используется для хранения данных и работы с данными (проверка орфографии, сортировка, фильтрация, изменение структуры отношения). Каждое отношение содержит информацию об информационных объектах определённого типа. Для каждого отношения должен быть определён первичный ключ – однозначный идентификатор каждого кортежа (записи). Ключевые значения, как правило, могут быть объявлены индексами. Первичный ключ отношения индексируется автоматически.

Запрос – это объект, который позволяет пользователю просматривать, анализировать, получать нужные данные из одного или нескольких отношений. С помощью запросов можно также создавать новые отношения, используя для этого данные уже существующих отношений. Наиболее распространённый тип запросов – запрос на выборку. Он отбирает данные из одного или нескольких отношений по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке.

Форма – это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране монитора или управления работой приложения.

Отчёт – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включён в документ другого приложения.

Макрос – это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должна выполнить MS Access в ответ на определённое событие. Полезны для автоматизации часто выполняемых задач.

Модуль – это объект, содержащий программы на языке Visual Basic for Application, который позволяет запрограммировать ответ MS Access на определённое событие.

Популярность СУБД MS Access обусловлена следующими причинами:

• доступность в изучении и понятность;

• возможность использования OLE технологии;

• интегрированность с пакетом MS Office;

• полная поддержка Web-технологий;

• визуализация процесса работы, позволяющая видеть результаты своих действий и корректировать их;

• наличие большого количества «мастеров» по разработке объектов программы;

• уменьшение размеров базы данных, количества возможных ошибок, затрат труда и времени на работу с ней.

2.

После запуска программы MS Access на экране монитора появляется Стартовое окно, в правой части которого имеется Область задач «Приступая к работе с …». С её помощью можно открыть уже имеющуюся базу данных, или создать новую. Создать новую базу данных можно также по помощи одного из шаблонов, выбрав подходящий шаблон в окне «Категории шаблонов», расположенном слева от области задач.

Общий вид окна программы MS Access несколько отличается от аналогичных окон программ Excel и Word. Основное отличие заключается в том, что в левой части окна имеется область, в которой отображаются все созданные объекты базы данных, сгруппированные по категориям.

После создания файла новой БД в Области объектов появляется автоматически созданный первый объект – пустое отношение (таблица) с именем Таблица 1.

Последним уровнем моделирования при создании реляционной базы данных является разработка схем каждого отношения, схемы всех отношений и специальных объектов (форм, запросов, отчётов) в применяемой СУБД.

Отношение в БД создаваемой с помощью СУБД Access состоит из:

	поля (столбцы)
записи (строки)	атрибуты

Имена отношений, так же как имена их полей, лучше писать символами латинского алфавита. Если имя содержит больше одного слова, желательно между словами ставить подчёркивание вместо пробела (ЭВМ в этом случае считает имя состоящим из одного слова).