Офисные системы (ДОУ)

2. Оформление организационнораспорядительных документов

21

Система документации

Система документов - совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности.

Унифицированная система документации - рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности.

Унификация - сокращение неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Стандартизация - возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для

всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

22

Стандартизация и унификация документов снижает затраты на их создание, учет и хранение

23

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Распространяется на организационно-распорядительную документацию (ОРД), которая фиксирует решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти, предприятий, организаций и их объединений.

Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

24

Классификация организационнораспорядительных документов

Организационно-распорядительная управленческая деятельность заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационнораспорядительной документации (ОРД).

Организационнораспорядительная документация (ОРД)

25

Свойства управленческой информации

26

Основные форматы документов

27

Формуляр ОРД

•Формуляр документа - совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа.

•Основные форматы документов - А4 (210 297) и А5

(210 148). Допускается применение формата А3

(420 210) и А6 (148 105).

•Стандартные поля ОРД не более: левое – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее – 10 мм.

•Зоны формуляра документа: заголовок, основная часть, оформляющая (служебная) часть.

•Реквизиты - обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.

Постоянные реквизиты повторяются во всех документах данного наименования. Переменные – наносятся непосредственно при подготовке

конкретного документа.

28

Бланк документа

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных

реквизитов

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных.

Виды бланков документов:

-единый бланк (используют для изготовления любых видов документов кроме писем);

-бланк письма;

-бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Вбланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований

29

Формуляробразец с угловым расположением постоянных реквизитов

(по ГОСТ Р 6.30-2003)

30