Методика Gartner Group

В программе исследований Gartner Group рассматриваются конкретные рекомендации по улучшению ТСО в зависимости от структуры ИС, типов платформ, операционных систем и т.д.

Архитектура ТСО и модели расчетов были разработаны и усовершенствованы экспертами Gartner Group на протяжении нескольких лет. Эти модели заложены в основу программного продукта ТСО «Менеджер», который облегчает работы по определению и управлению ТСО в крупных компаниях.

В основу модели ТСО положены две категории расходов: прямые (бюджетные) и косвенные. Источниками покрытия этих расходов служат бюджеты соответствующих подразделений компании (если существует многоуровневая система бюджетов).

Прямые расходы включают в себя следующие группы затрат:

1. Исследование. Какие продукты следует купить. Обычно это затраты на оплату труда экспертов, но сюда может относиться стоимость материалов, напр. заказ предпроектного обследования у третьих фирм или оплата консультаций.

2. Проектирование системы. Затраты те же, что и в предыдущем случае.

3. Приобретение компонентов системы. Стоимость аппаратного и программного обеспечения и других материалов (напр., учебных пособий и технической документации)

4. Доставка. Транспортные расходы по доставке приобретенных компонент к месту установки.

5. Установка системы. Включает стоимость сопутствующего ПО и оплату труда. Если установка привела к простою действующей системы или к временной потере производительности труда пользователей, эти расходы также учитываются.

6. Разработка или покупка прикладного программного обеспечения.

7. Обучение пользователей работе в новой системе. Сюда входит оплата сверхурочной занятости пользователей, стоимость учебных курсов, оплата тьюторов.

8. Развертывание системы, включая перевод существующих бизнес-процессов и обеспечение полной совместимости с существующими информационными ресурсами и приложениями. Сюда входит установка и настройка системы у конечных пользователей.

Существуют методологии определения составляющих расходов по выше указанным группам. Наиболее трудоемкую для расчетов группу составляют расходы на управление ( сюда входят в том числе, расходы на проектирование, управление проектами, администрирование сетей, преодоление чрезвычайных ситуаций, настройки систем и подсистем, управление контрактами на закупку и управление поставками.

Косвенные расходы:

1. Обучение ИТ-персонала.

2. Управление операциями. Проведение обычных операций, таких, как активация или завершение работы, контроль над выполнением, управление выводом, резервное копирование и восстановление.

3. Управление системами. Разрешение проблем, управление изменениями, контроль производительности и др.

4. Поддержка работоспособности аппаратной части и ПО. Превентивная поддержка, корректирующая поддержка, общие операции по поддержке, определяемые спецификой установленных компонент.

5. Затраты на лицензии

6. Затраты на обновление (контракт на обновление)

7. Поддержка пользователей: тренинги, «справочный стол» (системы поддержки пользователей в сети), стоимость мер по разрешению проблем, включая приглашение сторонних специалистов, контракт на обслуживание и др.

8. Обеспечение безопасности (физической, информационной и т.д.)

9. Факторы внешней среды (электрооборудование, коммуникации, кондиционирование воздуха, оборудование помещения для размещения серверного и коммутационного оборудования; мебель, эргономические требования и т.д.)

10. Другие факторы, не попавшие ни в одну из статей расходов и зависящие от конкретной ситуации.

Какие данные нужны для расчета ТСО?

В соответствии с методикой Gartner Group необходимо собрать следующую информацию:

- о бюджете предприятия (валовый доход, прибыль и т.п.);

- общие данные о рабочих местах (количество, закупочная стоимость доступные сервисы такие как печать файловый сервисы электронная почта и т.п.);

- данные об оборудовании и программном обеспечении (детальная информация о прямых и косвенных затратах, в том числе по модернизации и ремонту);

- данные о платежах за услуги (каналы связи аренда оборудования и т.п.);

- данные об управлении информационной инфраструктурой (корпоративной сетью, информационными системами, хранением данных, эксплуатацией);

- данные о разработке ПО (создание, тестирование, документирование, адаптация и доработка);

- данные о действиях конечного пользователя влияющих на ТСО.

Более подробно можно становиться на определении стоимости «человеческого фактора» в ТСО. Методика Gartner Group учитывает следующие составные части этого вклада:

- время, затрачиваемое административным персоналом на решение проблем пользователей;

- время, затрачиваемое пользователем на самообразование взаимопомощь вместо обращения в службу поддержки;

- время, затрачиваемое пользователями в связи с неоптимальными приемами работы;

- время, затрачиваемое пользователями на праздное время провождение и использование компьютера в личных целях;

- расход времени, связанный с подключением переносных компьютеров (подключение к сети, инсталляция ПО, перенос данных и т.п.);

- расходы, связанные с пропажей критически важных данных из компьютера пользователя ( в связи с вирусной атакой, аппаратным или программным сбоем или случайно удаленным пользователем);

- расход времени на запланированные простои (модернизация оборудования, сети, обновление ПО);

- расход времени на незапланированные простои (по техническим причинам, из-за вирусных атак, в связи с использованием устаревшей техники).

Согласно результатам различных исследований, при оснащении предприятия компьютерной техникой ее стоимость составляет, в т.ч. и в России, от 20% до 50% общих издержек связанных с эксплуатацией оборудования. Остальное приходится на косвенные вопросы — ремонт и модернизацию, поддержку и обучение пользователей, установку и обновление программного обеспечения, всевозможные сетевые сервисы и другие мелочи, требующие со временем в немалые суммы.