Base

кнопкой внутри поля и из контекстного меню выберите пункт Заменить на > Поле со списком. Опять щелкните правой кнопкой на поле Категория. Выбе-

рите пункт Элемент управления.

Рис. 38. Открытие формы Номера телефонов в режиме разработки

Измените свойства объекта (рис. 39):

Рис. 39. Изменение свойств поля Категория

1.Используя вкладку Общие, найдите внизу параметр Раскрываемый и измените его значение на Да.

2.Используя вкладку Данные, измените следующие настройки:

41

•Поле данных: Категория;

•Пустая строка – NULL: Да (могут быть пустые значения);

•Требуется ввод данных: Нет (напомним, что поле Категория не являлось обязательным для таблицы Номера телефонов);

•Тип содержимого списка: Таблица;

•Содержимое списка: Категории абонентов.

Сохраните форму и закройте окно конструктора форм. В главном окне OpenOffice Base дважды щелкните по имени формы Номера телефонов, для того чтобы открыть ее в режиме ввода и просмотра данных. Заполните все поля первой записи. При этом при переходе к полю Категория появится список возможных значений категорий абонентов телефонного справочника из таблицы Категории абонентов (рис. 40), чего мы и добивались. Причем необходимо отметить, что если бы таблица Категории абонентов содержала более одного поля, то данные для поля со списком выбирались бы все равно из первого поля!

Рис. 40. Ввод данных в форму Номера телефонов

3.4. Ввод данных с помощью формы

Итак, поля на формах используются для ввода данных в базу данных. С их помощью мы вводим все данные, относящиеся к каждому объекту базы данных,

42

т.е. номеру телефона, который хотим сохранить в нашей базе данных.

Каждая запись (то, что раньше являлось отдельной строкой таблицы) теперь представляет из себя как бы отдельную карточку. Считается, что вводить данные удобнее именно в таком режиме.

Перемещаться между полями можно при помощи клавиши Tab, или клавиш управления курсором. При нажатии клавиши Tab после ввода данных о номере телефона в последнее поле формы, все поля очищаются за исключением, возможно, полей со значением Автозначение. Это значит, что мы завершили создание первой записи на форме (или таблице) номера телефонов. Заполнив запись перейти к новой записи (карточке) можно нажав клавишу Enter. Каждый раз, когда мы заполняем полями, мы добавляем очередную запись. Например, запись 2 на рис. 41.

Рис. 41. Запись в форме номера телефонов

В нижней левой части формы есть слово Запись. После него расположена навигационная панель с информацией о номере обрабатываемой записи и коли-

43

честве записей в таблице. В нашем примере, показана запись 2 из 2 имеющихся. Справа от этих цифр имеются дополнительные иконки, которые позволяют перемещаться от одной записи к другой (стрелки), добавлять новые записи, удалять записи и выполнять другие действия (рис. 42).

Рис. 42. Навигационная панель для управления записями

Вспомним основное назначение базы данных, состоящее в хранении информации, которую можно позднее использовать при необходимости, занесите в таблицу Номера телефонов не менее пяти записей фиктивных номеров телефонов.

Ввод данных с помощью других форм (Абоненты, например) осуществляется аналогично. При этом пустыми (незаполненными) могут остаться только те поля, у которых в свойствах указано для параметра Обязательное - Нет.

Переход к последнему полу формы автоматически сохраняет все данные для этой записи и начинает обработку следующей записи. Если остались незаполненные обязательные поля, то Вы увидите следующее окно (рис. 43).

Рис. 43. Ошибка вставки новой записи

При вводе данных поля Фамилия таблиц Номера телефонов и Абонен-

44

ты могут не обязательно принимать набор одних и тех же значений. В итоге, содержимое таблиц Номера телефонов и Абоненты должно выглядеть примерно как на рис. 44. Видно, что сортировка записей выполняется по одному из полей, чаще всего по полю Первичного ключа.

Рис. 44. Таблицы Номера телефонов и Абоненты

3.5. Сохранение формы в формате OpenOffice Writer

Разнесение файловой базы данных и формы, отображающей данные, может выглядеть удобным для конечного пользователя базы. Это повышает безопасность и ускоряет загрузку. Процесс разнесения прост: форма сохраняется как отдельный файл OO Writer, а потом удаляется из базы данных.

Сохранение формы создаст отдельный текстовой файл, где будут находится поля, диалоги и т.д. Для этого проделаем следующее:

•Открываем необходимую форму нашей базы данных (пусть это будет главная форма Номера телефонов), выбираем Файл > Сохранить копию как… и

сохраняем её в нужный нам каталог (удобнее положить в тот же каталог, где лежит база данных). Для сохранения используем имя Номера телефонов, а расширение программа подставит сама.

•Закрываем открытую форму и ОО Base. Открываем только что созданный документ Номера телефонов.odt. Все поля пока пустые. Настраиваем работоспособность формы. Активируем режим разработки и отображаем панель Ди-

зайн формы. Откройте окно Свойства формы. Для параметра Источник

45

данных выбираем нашу базу данных Телефонный справочник. Проверьте параметры Тип содержимого источника и Содержимое (рис. 45). Сохраня-

ем форму. Проверяем – форма работает.

Рис. 45. Выбор источника данных для формы

4. Доступ к другим источникам данных

В качестве продвинутых решений Base предлагает поддержку внешних совместимых обработчиков баз данных, таких как MySQL, являющихся идеальной системой для создания быстрых многопользовательских баз данных с поддержкой работы по сети. Помимо совместимых обработчиков, Base может использовать другие типы внешних источников данных, включая Microsoft Access, адресные книги, электронные таблицы и даже простые текстовые файлы.

OpenOffice.org позволяет получить доступ к источникам данных и связать их с любым документом OO. Например, связывая письмо с внешним документом, содержащим фамилии и адреса получателей, можно для каждого адреса сгенерировать свою копию этого письма.

Для регистрации источника данных, выберите пункт меню Файл > Соз-

дать > Базу данных, затем выберите Подключиться к существующей базе данных и определите тип источника данных, с которым необходимо соединиться. После этого мастер выберет нужный источник данных. Типы источников данных, к которым можно получить доступ из OpenOffice Base, представлены на рис. 46.

46

Выберите тип базы данных из выпадающего списка и щелкните по кнопке Далее. Щелкните по кнопке Просмотр и выберите каталог, содержащий базу данных или источник данных, и щелкните по кнопке Далее. Согласитесь с ус-

тановками по умолчанию: Да, зарегистрировать мне базу данных и Открыть базу данных для редактирования. Щелкните по кнопке Готово. Назовите и сохраните базу данных в выбранном каталоге в формате OpenOffice Base. Импортируя данные из баз данных вам будет предложено создать форму, исполь-

зуя Мастер для создания форм.

Если электронная таблица защищена паролем, установите флажок Требуется пароль. Если электронная таблица требует ввода имени пользователя, введите его. Если требуется также ввод пароля, установите его флажок.

Рис. 46. Подключение к внешней базе данных (источнику данных)

Доступ к некоторым типам баз данных позволяет вводить и изменять за-

47

писи в этих базах данных. Доступ к электронным таблицам, однако, не позволяет делать в них изменения.

4.1. Регистрация баз данных в OpenOffice

Это довольно простая процедура. В меню Сервис > Параметры > База данных OpenOffice.org выберите раздел Базы данных. В списке Зарегистри-

рованные базы данных будут перечислены эти базы данных (рис. 47). Ниже этого списка находятся три кнопки: Создать..., Удалить, Правка... Для регистрации базы данных, созданной в OpenOffice.org щелкните по кнопке Создать. Далее с помощью кнопки Обзор найдите нужную базу данных. Убедитесь в правильности зарегистрированного названия и щелкните по кнопке OK.

Рис. 47. Зарегистрированные базы данных

4.2. Использование источников данных

Зарегистрировав источник данных, такой как электронная таблица, текстовый документ, внешняя база данных или другой допустимый источник данных, вы можете использовать его в других модулях OpenOffice.org, включая Writer и Calc, выбрав пункт Вид > Источники данных или нажав клавишу F4.

48

Чтобы вставить поле из таблицы в документ (например, в электронную таблицу Calc или документ Writer), щелкните на имени поля (серый прямоугольник – в заголовке столбцов) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите поле в документ. В документе Writer, оно появится как поле <ИМЯ> (где ИМЯ это название поля, которое вы перетащили). В Calc оно появится в виде текстового окна.

Часто источник данных используется для рассылки писем. Выбрав Сер-

вис > Рассылка писем или щелкнув на иконке Циркулярное письмо (иконка с небольшим листом бумаги и конвертом на панели Данные таблиц), вы загрузите мастер Рассылка писем OpenOffice.org, который управляет созданием документа для письма.

Редактирование источников данных

Некоторые внешние источники данных (кроме электронных таблиц) можно редактировать с помощью диалогового окна панели Просмотр источника данных. Записи можно редактировать, добавить или удалить.

Данные отображаются в правой части экрана. Щелкните по полю, которое надо отредактировать. Ниже записей имеется пять небольших кнопок. Первые четыре кнопки служат для навигации по записям или для перемещения в начало или конец таблицы. Пятая кнопка, с небольшой звездочкой , служит для добавления новой записи (рис. 48).

Для удаления записи, щелкните правой кнопкой по серому полю рядом с нужной записью чтобы выделить всю строку, а затем выберите Удалить строки для удаления выделенной строки.

4.3. Импорт данных в таблицы базы данных

Пользуясь формами, вы легко можете добавлять новые записи к таблицам. Предположим, что у вас уже есть некоторые данные, к примеру, в электронной

50