Контрольные вопросы 9

Контрольные вопросы

1. Что означает термин Консолидация и для чего применяется одноименная команда в Excel? Консолидация - это объединение или накопление информации из двух или более рабочих листов, которые могут находиться в разных рабочих книгах. В некоторых случаях консолидация может включать в себя создание связанных формул. Приведем два типичных примера консолидации:

Бюджеты отделов фирмы храняться в отдельных рабочих листах одной и той же рабочей книги. Вам нужно консолидировать эти данные и создать итоговый документ бюджета всей фирмы.

Все руководители отделов представляют свои боджеты в отдельных рабочих книгах. Ваша задача заключается в том, чтобы консолидировать эти файлы в общий бюджет компании.Под консолидацией данных понимают автоматическое объединение данных нескольких таблиц с использованием некоторых итоговых функций (сумма, количество, среднее, максимум, минимум, произведение и др.) для вычисления нарастающих итогов.

Функция консолидации используется в том случае, если необходимо вычислить итоги для данных, расположенных в различных областях таблицы (или таблиц). С помощью функции консолидации над значениями, расположенными в несмежных областях, можно выполнить те же операции, что и с помощью функции автоматического определения промежуточных итогов.

Например, с помощью консолидации могут быть сведены в одной таблице данные о различных бригадах одного цеха, о нескольких подразделениях одного предприятия, отчеты за несколько месяцев (кварталов) одного года и т.д.

Подлежащие консолидации области могут располагаться как на одном рабочем листе, так и на разных листах, равно как и в различных рабочих книгах.

2. Чем отличаются консолидация по расположению и по категориям? Консолидация по расположению Используйте этот метод, если данные из различных источников упорядочены одинаково и в них используются одни и те же подписи столбцов и строк (например, при наличии нескольких листов расходов, созданных из одного и того же шаблона).

Консолидация по категории Используйте этот метод, если данные из различных источников упорядочены по-разному, но и в них используются одни и те же подписи столбцов и строк (например, при наличии листов с данными о запасах для каждого месяца, которые имеют одинаковый макет, но содержат разные элементы или разное число элементов).

3. Где могут находиться исходные данные для консолидации, и как выполняется их определение в окне Консолидация? Исходные данные (области) могут располагаться на одном или разных листах, в других открытых книгах. При консолидации можно создать связи, обеспечивающие автоматическое обновление данных в итоговой таблице (области назначения) при изменении данных в исходных областях.

4. Объясните назначение флажков Подписи верхней строки и Значения левого столбца окна Консолидации; Флажки подписи верхней строки и значения левого столбца предназначены для вывода в результирующей таблице заголовков столбцов и строк исходных диапазонов. Консолидация позволяет вести расчет итоговых функций по данным только одной таблицы, если в ней значения левого столбца, т.е. заголовки строк повторяются, и активен флажок значения левого столбца.

5. Объясните назначение флажка создавать связи с исходными данными? Если флажок Создавать связи с исходными данными не включен, итоговые результаты консолидации выводятся в виде обычных числовых значений. В противном случае, они представляют собой сгруппированные списки, где кнопка «+» позволяет развернуть консолидируемые элементы (рис. 4), просмотреть через строку формул адреса исходных данных, а также тип примененной итоговой функции.

6. Какие итоговые функции можно применить при консолидировании данных таблиц? При выборе команды меню Данные-Консолидация открывается окно консолидации в котором можно:

выбрать итоговую функцию для обработки данных;

определить исходные области консолидируемых данных;

установить, использовать ли в качестве имен подписи верхней строки или значения левого столбца;

установить, нужно ли создавать связи с исходными данными для автоматического обновления итоговой таблицы при изменении источников данных.

7. В каких случаях используется кнопка <Удалить> окна Консолидации?

8. Что такое сводная таблица, когда и для каких целей она создается? Для всестороннего и эффективного анализа данных больших таблиц в Excel используются т.н. сводные таблицы (СТ). Главные достоинства СТ - это представление больших объемов информации в концентрированном и удобном для анализа виде, широкие возможности для группировки данных, а так же возможность получения промежуточных и общих итогов, которые помещаются в таблицу автоматически. Для построения и модификации СТ используется инструмент «Сводные таблицы», вызываемый с помощью пункта «Сводная таблица» на панели «Вставка».

После этого появится диалоговое окно (см. рис.5), в котором нужно выбрать:

Источник данных

Место для размещения сводной таблицы.

9. Какие существуют способы определения интервала клеток исходной таблицы для создания СТ?

10. Какие области составляют список полей сводной таблицы?

11. Чем отличается область данные СТ?

12. Какими способами задаются функции для вычисления общих и промежуточных итогов? Промежуточные итоги. Для вычисления значений промежуточных итогов используется итоговая функция, например СУММ или СРЗНАЧ. Промежуточные итоги могут быть отображены в списке с помощью нескольких типов вычислений одновременно.

Общие итоги. Общие итоги подводятся с помощью подробных данных, а не с помощью значений промежуточных итогов. Например, итоговая функция СРЗНАЧ возвращает среднее значение для всех строк списка, а не для промежуточных итоговых значений.

13. Что такое поле-фильтр, как его задать и как использовать? Excel 2010 использует заготовки для быстрого доступа к возможностям условного форматирования, т.к. настройка собственных правил для большинства людей является далеко не очевидной. Однако, если предусмотренные разработчиками шаблоны вас не устраивают, вы можете создать свои правила оформления ячеек по различных условиям. Полное описание данного функционала выходит за рамки текущей статьи

14. Как изменить структуру СТ? Сводная таблица, отображаемая на рабочем листе, имеет спикок полей. Любой элемент можно перетащить в другое место сводной таблицы. Перетаскивая элемент, можно также изменить порядок полей в областях строк и столбцов. Это действие повлияет на порядок вложения полей и может очень сильно изменить внешний вид таблицы.

Сводная таблица является специальным типом диапазона, и, кроме нескольких исключений, в нее нельзя вносить изменения. Например, нельзя вставлять или удалять строки, редактировать содержимое отдельных ячеек или перемещать сами ячейки. Если Вы попытаетесь сделать это, то Excel выдаст соответствующее предупреждение.

15. В чем смысл сводной диаграммы, как её создать? Сводная диаграмма – инструмент, позволяющий графически отображать значения сводной таблицы.

Чтобы построить сводную диаграмму на основе существующей сводной таблицы, достаточно щелкнуть по сводной таблице и на панели «Работ со сводными таблицами» выбрать пункт «Сводная диаграмма». Получится диаграмма